Word 2013 Grundkurs

Wenn-Funktionen einfügen

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Sollen in einem Serienbrief mehrere Varianten abgebildet werden, benötigen Sie die Wenn-Funktion. Im Beispiel sehen Sie, wie Sie die Anrede "Sehr geehrter Herr" oder "Sehr geehrte Frau" im Serienbrief abbilden.
04:23

Transkript

In diesem Video zeigen wir Ihnen, was Sie in einem Word-Serienbrief tun können, wenn Sie mehrere Varianten haben. Ganz konkret: Ich habe eine Liste von Freunden, die ich ganz gern anschreiben möchte. Die Männer möchte ich gern mit "Sehr geehrter Herr", die Frauen natürlich mit "Sehr geehrte Frau" begrüßen. Ich wechsle einmal zurück in meine Tabelle. Ansicht, Fenster wechseln, Ich brauche natürlich ein Kriterium, anhand dessen er erkennen kann, wer männlich und wer weiblich ist. Ich habe hier in einer Spalte ein M beziehungsweise W eingetragen. Sie können auch einen anderen Schlüssel nehmen, Sie können Herr und Frau schreiben. Oder 1 und 2, oder 10 und 20. Was auch immer. Er braucht auf jeden Fall ein Kriterium und Sie müssen wissen, welches das Kriterium ist, das zwischen männlich und weiblich unterscheiden kann. Wir wechseln wieder zurück. Ansicht, Damit ich die Männer mit "Sehr geehrter Herr" anschreiben kann, springe ich an die entsprechende Stelle und füge nun aus der Registerkarte Sendungen ein Wenn-Dann-Sonst-Feld oder ein Bedingungsfeld ein. Das finden Sie hinter dem kleinen Symbol mit dem Fragezeichen hinter der Regel. Die wichtigste Regel ist sicherlich die Wenn-Dann-Sonst-Regel, die Sie anklicken. Der kleine Assistent hilft Ihnen dabei. Er fragt nach dem Feldnamen. Hier nehme ich natürlich das Feldgeschlecht. Wenn in dem Feld Geschlecht = der Text, fangen wir mal mit den Frauen an, ein W steht, dann schreibe die Leute bitte an mit "Sehr geehrte Frau" Achtung: Entweder, Sie machen hier an dieser Stelle ein Leerzeichen, dann müssen Sie natürlich bei den Männern auch ein Lerzeichen machen. Oder Sie machen hier kein Leerzeichen, bei den Männern auch nicht, und fügen das Leerzeichen im Dokument an. Denn ich will ja schreiben: Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Meier" und Frau und Herr sollen vom Nachnamen getrennt sein. Ich entscheide mich für die Variante, hier ein Leerzeichen einzufügen. Bei den Männern ebenso. Das heißt: "Sehr geehrter Herr", Leertaste. OK. Schauen wir uns das Ergebnis an. Wieso beginnt er mit einem "Sehr geehrter Herr"? Ist er nicht so frauenfreundlich wie wir? Antwort: Ansicht, Fenster wechseln in Namensliste. Der erste Datensatz, die erste Zeile, das ist hier reiner Zufall, und der ist männlich. Deshalb greift er sich eben diesen Namen und wählt diese Anrede. Zurück zu unserem Dokument. Wieso nimmt er gerade die erste? Antwort: Weil wir in der Registerkarte im Moment sitzt er auf Datensatz Nummer 1. So, prima. Jetzt könnte ich hinter dem "Sehr geehrten Herr" den Seriendruckfeld-Nachnamen einfügen. Danach natürlich ein Komma. Hm. Da fällt mir ein, eigentlich duze ich die Leute doch. Also zurück, Marsch, Marsch. Raus mit dir, du Zeile. So will ich dich nicht haben. Noch einmal: Hurra! Die Männer werden mit Lieber, die Frauen mit Liebe angeschrieben. Das heißt, ich wähle wieder ein Wenn-Dann-Sonst-Feld. Wenn, Achtung, richtiger Feldname, das Geschlecht =, Achtung, wir fangen mit den Männern an, ein M ist, dann schreibe bitte: Lieber, Leerzeichen. Ansonsten nimm bitte Liebe. Leertaste, OK. "Hurra, lieber ..." und ich füge natürlich wieder den Vornamen hinzu. Danach kommt ein Komma. Wenn Sie die Seriendruckfelder eingefügt haben, wenn Sie Wenn-Dann-Sonst-Funktionen eingefügt haben, dann möchten Sie vielleicht schon neugierigerweise einen Blick auf das Dokument werfen. Kein Problem. Sie sehen hier, auf welchem Datensatz Sie sind und Sie können mit der nächsten Schaltfläche Vorschauergebnisse eben einen Blick drauf werfen, wie das Dokument später rauskommt. Wenn ich hier also auf diese Schaltfläche klicke, zeigt er mir den ersten Namen an: Reiner Zufall. Hallo, lieber Reiner Der zweite Datensatz, Hans Wurst, "Hallo, lieber Hans". Nun kommt eine Frau, die Klara Himmel. Die wird angeschrieben mit "Hurra, liebe Klara". Wunderbar, klasse. So könnte ich klick, klick, klick die anderen Datensätze natürlich auch noch anschauen, ob alles stimmt. Wenn ich wieder zurückwill zu meiner Serienbriefbearbeitungsfunktion, schalte ich einfach die Vorschau aus.

Word 2013 Grundkurs

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7 Std. 57 min (103 Videos)
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