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Office 365: Word Grundkurs

Wenn-Funktion in Serienbriefen nutzen

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Sollen in einem Serienbrief mehrere Varianten abgebildet werden, benötigen Sie die Wenn-Funktion. Im Beispiel sehen Sie, wie Sie die Anrede "Sehr geehrter Herr" oder "Sehr geehrte Frau" im Serienbrief abbilden.
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Transkript

Ich habe einen Serienbrief erstellt, prima, aber dann ist mir doch plötzlich noch eingefallen, eigentlich wäre es ja schön, wenn über der Einladung noch der Name stehen würde, also zum Beispiel Sehr geehrter Herr Stöber, oder Lieber Ingolf. Dazu gibt es eine Wenn-Funktion. Um es deutlich zu formulieren, natürlich können Sie diese Information auch in Ihre Datenquelle eintragen, natürlich können Sie in einer Spalte Sehr geehrter Herr, sehr geehrte Frau, Herrn, Frau und so weiter eintragen, oder wenn das Geschlecht in der Liste steht, mit einem Schlüssel, oder ich hab in meiner Liste ja Herrn und Frau reingeschrieben, dann können Sie auch hier über das Feld Regel über die Wenn-Dann-Sonst-Funktion sagen, wenn die Anrede gleich Frau ist, dann schreibe ihn beziehungsweise sie natürlich an mit Liebe, Achtung, entweder ich mache hier ein Leerzeichen oder keins, wenn ich eins reinmache, dann muss hier unten im Sonst-Feld auch eins rein, also machen Sie beide bitte synchron Lieber. OK - und er entscheidet sich für Lieber, klar, Ingolf ist ja auch keine Frau. Wenn ich jetzt weitermachen will, kann ich hier natürlich Leertaste drücken, muss ich auch, weil sowohl bei Mann als auch bei Frau fehlt das Leerzeichen, und hol mir jetzt nochmal das Seriendruckfeld Vorname rein, Komma, und schon steht es so drin. Kann ich noch ein paar Sätze schreiben: Ich würde mich freuen - wenn du meiner Einladung - folgen würdestund zu mir kommst - oder ähnliches. Doppelpunkt: zu meinem Dia-Abend. Natürlich werden Sie in der Praxis, wenn Sie Geschäfts-Serienbriefe machen, nicht gerade die Leute mit Lieber, Liebe anschreiben, sondern mit Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Frau, aber das Prinzip ist das Gleiche, ich zeige es nochmal hier oben: An der entsprechenden Stelle füge ich eine Wenn-Funktion ein, und diese Wenn-Funktion überprüft, wenn die Anrede gleich - machen wir nochmal Frau - dann verwende bitte bei den Frauen auch Frau, andernfalls, es steht dummerweise Herr drin, aber ich hätte ganz gern als Anrede hier oben Herrn, das heißt, hier muss er etwas anderes reinschreiben, dann schreibe bitte ein Herrn rein. Okay - Herrn Ingolf Stöber, und schauen wir das Ganze nochmal an, weiter geht's, Frau Ariane Berthier, liebe Ariane, das sieht doch gut aus, Frau, Liebe, Frau, Liebe, Herrn, Lieber, Stig und so weiter. Klasse, tolle Wenn-Funktion. So etwas können Sie einsehen, indem Sie mit Alt+F9 die Feldfunktion aufbrechen, und dort finden Sie die Wenn-Funktion, If in the Mergefield Anrede gleich - steht der Text Frau, wenn das der Fall ist, dann schreibe bitte nochmal Frau rein, ansonsten bei den Nicht-Frauen schreibe Herrn rein. Daher unten, wenn in Anrede Frau steht, dann schreibe bitte Liebe, oder ansonsten Lieber rein. In der Praxis, wie gesagt, sehr geehrte Frau, sehr geehrter Herr. Wieder zurück, Alt+F9, so können Sie also über diese Regel, diese Wenn-Dann-Sonst-Regeln, sicherlich die wichtigste hier aus dieser Reihe, eine Entscheidung treffen, wie die Männer, wie die Frauen angeschrieben werden sollen.

Office 365: Word Grundkurs

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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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