Projektmanagement: Team, Führung, Zusammenarbeit

Weitere Rollen und deren Darstellung

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Neben den Schlüsselrollen bestehen im Projekt weitere Rollen, die ebenfalls – in mehr oder weniger hohem Ausmaß – zum Gelingen beitragen.

Transkript

Neben den Schlüsselrollen gibt es je nach Art des Projektes weitere Rollen, die zum Gelingen des Vorhabens beitragen. Beachten Sie, dass die nachfolgend skizzierten Rollen weder vollständig sind, noch in jedem Projekt besetzt werden müssen. Mitunter werden auch unterschiedliche Bezeichnungen für ähnliche Rollen verwendet. Besonders bei kleineren Unterfangen ist es häufig so, dass die Aufgaben dieser Rollen von den Schlüsselrollen, also Besteller, Organisator und Umsetzer ausgefüllt werden. Das Project Office oder Projektbüro übernimmt gerade bei größeren Projekten entwicklungsflankierende und betreuende Aufgaben. In der Verantwortung des Projektbüros liegen in der Regel administrative Aufgaben, die Dokumentation von zeitlichen und finanziellen Aufwendungen im Projekt, also allgemein unterstützende Tätigkeiten. Nicht zu verwechseln ist das Project Office mit dem Project Management Office. Ein Project Management Office, kurz PMO, ist eine permanente Organisationseinheit, die für Erstellung, Umsetzung und Fortentwicklung des Projektmanagement Systems eines Unternehmens verantwortlich ist. Ein PMO ist also nicht für ein einzelnes Projekt verantwortlich, sondern für die Standardisierung und Optimierung der Prozesse und Werkzeuge für das Projektmanagement innerhalb eines Unternehmens. Je nach Projektinhalt und Größe werden eigenständige Qualitätsmanager ernannt. Findet das Projekt im Rahmen eines Unternehmens statt, so wird häufig der Qualitätsmanager des Unternehmens teil des Projektteams und nimmt eine neutrale Rolle innerhalb des Projektes ein. Der Qualitätsmanager ist dafür verantwortlich, die Erreichung der Qualitätsziele zu überwachen. Der Projektkaufmann beschäftigt sich mit den Finanzen. Hierbei geht es sowohl um die Beschaffung der finanziellen Mittel, als auch um die Überwachung der Kostenentwicklung im Projekt. In vielen klassischen Projekten nimmt der Projektleiter die Rolle des Kaufmanns ein. Auch die Controller-Rolle wird häufig vom Projektleiter oder Product Owner eingenommen. Diese Rolle ist für die Überwachung und Steuerung des Projektfortschrittes zuständig. Teilweise gehört auch die Überwachung der Kosten zu den Hauptaufgaben. Ein Hinweis noch zu den vorgestellten Rollen. Rollennamen sind nicht in Stein gemeißelt und können von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Auch ein Wildwuchs von Rollen ist leider manchmal in bestimmten Organisationen zu beobachten. Wie Sie bemerkt haben, gibt es in einem Projekt viele Beteiligte und viel zu tun. Daher stellt sich oft die Frage, wie behalten wir denn die Übersicht und wer ist denn jetzt wirklich wofür verantwortlich? Ich möchte Ihnen kurz zwei Methoden vorstellen, die Ihnen helfen die Übersicht zu behalten und nicht im Rollenchaos zu versinken. Die RACI -MATRIX ist eine einfache Tabelle, die sich zum Ziel gesetzt hat folgende Fragen zu beantworten: Welche Aufgaben sind umzusetzen? Welche Rollen sind daran beteiligt und wer ist letztendlich dafür verantwortlich? Beginnen wir zunächst mit dem Aufbau der Matrix. In die Zeilen werden die Aufgaben geschrieben, in den Spalten die Rollennamen vermerkt. Nun kommen die vier Buchstaben von RACI, also R, A, C und I ins Spiel. R steht für Responsible. Die Rolle, die also für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich ist, wird mit dem Buchstaben R gekennzeichnet. Der nächste Buchstabe, das A, steht für Accountable. Mit A wird also diejenige Rolle markiert, die entscheidet, ob die Aufgabe vollständig und korrekt umgesetzt wurde. Das C bedeutet Consulted. Mit C markierte Rollen werden beratend tätig. Sie sind aber nicht direkt an der Umsetzung beteiligt. In der Regel sind dies Fachexperten. I steht für Informed. Hier wird vermerkt, wer über die Ergebnisse und den Verlauf der Aufgabe informiert wird. Sie sehen, mit Hilfe der RACI-MATRIX können Sie einfach die Beteiligten und deren Verantwortung visuell darstellen. An dieser Stelle noch ein Tipp: Verantwortlichkeiten sollten möglichst eindeutig geregelt sein. Geteilte Verantwortung ist keine Verantwortung. Allerdings hat das Modell auch Schwächen. Stellen Sie sich vor, sie haben mehr als 20 Rollen und mehr als 100 Aufgaben. Sie können sich die Matrix vor Ihrem geistigen Auge vorstellen. In der Tat, die Tabelle wird dann unübersichtlich und somit schwer verständlich. Damit Sie auch in größeren Projekten Ihre Rollen klar darstellen können, empfehle ich Ihnen das Role Model Canvas zu verwenden. Das Canvas, also die Leinwand, hat acht Felder über die eine Rolle definiert wird. Sehen wir uns die Felder einmal an: Verantwortet & Entscheidet. Vermerken Sie hier, wofür diese Rolle verantwortlich ist und wo Sie Entscheidungen treffen muss. NEIN, hier wird notiert was nicht in den Aufgabenbereich der Rolle fällt. Ziel & Mission, hier wird der Zweck der Rolle beschrieben. Tools, hier beschreiben Sie die eingesetzten Kommunikationstools und Arbeitsmittel. Zum Beispiel, wir arbeiten mit Post-its und nicht mit Microsoft Project. Primäre Aufgaben, welche zentralen Aufgaben sind mit der Rolle verbunden. Unterstützung, wen sollte, darf, muss die Rolle aktiv unterstützen, um das Projektziel zu erreichen. Informationstransfer, wen sollte die Rolle wann an seinem Wissen zwingend teilhaben lassen, und wie wird der Informationsaustausch geregelt. Hinweise, dies ist ein Sammelbecken für alles, was nicht in die anderen Kategorien hineinpasst. Noch ein Tipp zum Ausfüllen. Arrangieren Sie einen Workshop und laden alle Rolleninhaber ein. Bereiten Sie für jede Rolle ein leeres Canvas vor und hängen Sie diese in einer Art Galerie im Raum auf. Lassen Sie nun die Rolleninhaber ihr Canvas, zum Beispiel mit Haftnotizen ausfüllen, und anschließend der Gruppe vorstellen. Diskutieren Sie etwaige Überschneidungen in der Gruppe, und versuchen Sie so Konflikte zu eliminieren. Meine Erfahrung hat gezeigt, dass diese Methodik sehr gut für große Projekte geeignet ist, um schnell und effizient ein gemeinsames Rollenverständnis im Projekt zu erzielen. Wenn Sie möchten, können Sie die Ergebnisse der Role Model Canvas abschließend problemlos in eine RACI-MATRIX überführen. Auch hier noch ein Tipp. Sie können den Canvas auch alleine im stillen Kämmerlein nutzen, um sich Ihrer eigenen Rolle im Projekt klar zu werden.

Projektmanagement: Team, Führung, Zusammenarbeit

Lernen Sie die Rollen, Organisationsformen und Erfolgsfaktoren in und für Projektteams kennen.

1 Std. 22 min (16 Videos)
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Erscheinungsdatum:24.03.2017

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