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Websitespalten erstellen

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Um Dateien strukturiert abzulegen, erstellen Sie einfach zusätzlich Websitespalten. Wie Sie am besten dafür vorgehen, erklärt Ihnen dieser Film.
09:29

Transkript

Das Anlegen von Websitespalten bietet die Möglichkeit später innerhalb des Portals an Hand der in ihnen festgelegten Metainformationen zufiltern und zu sortieren. Über die Websitespalten können Pflichtfelder als Metadatum festgelegt werden, was zur Folge hat, dass Daten strukturiert abgelegt werden können. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie eine Auswahlspalte erstellen können. Die Erstellung von Websitespalten kann auf verschiedenen Ebenen im SharePoint Portal vorgenommen werden. Wobei hier das SharePoint-Vererbungsprinzip zu berücksichtigen ist. Möchten Sie Websitespalten für mehrere Websites innerhalb der Websitesammlung bereitstellen, so empfehlt es sich Sie auf der Website der obersten Ebene, bei mir ist das hier das Intranet, festzulegen. In diesem Fall würde dann die Websitespalte auch im Marketing Bereich, im Projekt- und im Eventmanagement und auch im Event Hamburger Hafen verwendbar sein. Würde ich jetzt die Websitespalte hier direkt im Bereich "Event Hamburger Hafen" anlegen, dann steht mir die Websitespalte auch nur auf dieser Website zur Verfügung. Deshalb wechsle ich einmal aufs Intranet, auf die Website der obersten Ebene, gehe dann direkt wieder über das Zahnradsymbol in die Einstellungen und wähle die Websiteeinstellungen. Im Bereich Webdesigner-Kataloge finde ich die Websitespalten. Sie sehen hier im oberen Bereich, also diese fett geschriebenen Wörter, das sind Gruppen. Wir werden nämlich gleich nach einem Gruppennamen gefragt, beziehungsweise können einen festlegen, damit wir später unsere Spalten besser wiederfinden. Und auch hier im rechten Bereich werden die Gruppen dann aufgelistet. Ich klicke auf erstellen und muss jetzt einen Namen für meine Websitespalte festlegen und da es sich hier um die Dokumente des Events handeln, möchte ich das gerne Event , Doku, "Dokumentenart" nennen. Im Bereich Informationstyp sehen Sie bereits, ja vordefinierte Formatierungen, also wenn Sie mit Excel arbeiten, dann kennen Sie das, dass in einer Excel Zelle auch Formatierungen vorgenommen werden können, wie beispielsweise die Zahl mit dem tausender Trennzeichen, oder die Währung. Das kann man hier im Endeffekt alles hier festlegen. In meinem Beispiel sollen die Mitarbeiter zwischen den Dokumentenarten auswählen können, also in Form eines Drop Dopn Menüs, deshalb wähle ich hier einmal "Auswahl", gehe weiter nach unten. Wir kommen direkt zum Bereich "Gruppen". Da hatte ich ja eben schon erwähnt, dass das ganz wichtig ist, dass wir unsere Gruppen schnell wiederfinden, deshalb klicke ich hier einmal auf "neue Gruppe" und schreibe jetzt hier "Eventmanagement". [typing] Die Beschreibung verwende ich immer, um dem jeweiligen Benutzer auch nochmal eine Hilfestellung zu geben, was den mit dieser Spalte gemeint ist. [typing] [typing] Im nächsten Schritt gibt es hier die Möglichkeit, dass wir die Spalte zu einem Pflichtfeld machen. Wenn ich "ja" klicke, dann ist es so, dass dieses Feld ausgefüllt werden muss. Vorher können keine Dateien gespeichert werden. Also wenn ich eine Datei hochlade und ich vergebe jetzt dieses Pflichtfeld nicht, dann wird das im Endeffekt erstmal ausgecheckt gespeichert. Keiner meiner Mitarbeiter kann das sehen das Dokumet und demenstsprechend ist das nicht ganz optimal. In diesem Fall lasse ich das einmal bei "nein". Danach kommen wir zu dem Bereich "geben Sie jede Auswahl in einer neuen Zeile ein" und hier stelle ich jetzt bestimmte Dokumententypen, Dokumentenarten zur Verfügung und zwar haben wir viele Flyer. Wir haben Memos und Informationen. Rechtliches ist bei so einem Event natürlich immer zu beachten [typing] und natürlich auch Vertragliches. [typing] Das reicht erst einmal. Wenn wir später feststellen, dass innerhalb dieser Liste noch Einträge fehlen, dann haben wir immer die Möglichkeit über das Zahnradsymbol in die Websiteeinstellungen und dann in die Websitespalte zu wechseln und hier die Einträge zuvervollständigen. Ich möchte das Ganze als Drop Down Menü anzeigen lassen. Ich hätte alternativ die Möglichkeit Optionsfelder zu wählen, oder wenn ich jetzt beispielsweise ein Dokument habe, was ich mit mehreren Eigenschaften versehen möchte, dann hätte ich auch die Möglichkeit Kontrollkästchen mit der Mehrfachauswahl auszuwählen. Aber in diesem Fall lasse ich das auf Drop Down Menü. Dann komme ich zum Bereich "Ausfülloptionen zulassen". Das bedeutet, wenn hier im oberen Bereich irgendetwas fehlt und ein Anwender möchte gerne noch einen weiter Eintrag hinzufügen, dann können, wenn wir das hier auf "ja" setzen, können die Anwender eigenständig einen Wert eingeben, der allerdings nicht hier oben automatisiert hinzugefügt wird. Das bedeutet, wenn die Anwender da Rechtsschreibfehler machen, dann ist das nicht optimal. Ich belasse das auf "nein". Wenn da etwas fehlt, dann sollen meine Teamkollegen bitte auf mich zukommen. Und beim Standarwert, da wird immer der erste Eintrag aus der Auswahl, hier unten eigefügt. Das lösche ich lieber, weil sonst werden nämlch nur Flyer abgelegt. In diesem Fall bestätige ich mit Okay. Die Spalte wurde jetzt hier in der Eventmanagement Gruppe abgelegt. Sobald ich das hier aufrufe, sehe ich jetzt hier meine Eventdokumentenart. Ich benötige aber für mein Beispiel noch eine weitere Websitespalte und zwar für die Kontaktliste, wo die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den jeweiligen Kontakt als extern, oder intern kennzeichnen können. Damit besteht dann die Möglichkeit nach internen und externen Event- oder Projektmitgliedern zu filtern. Ich klicke wieder auf "erstellen", vergebe jetzt nochmal den Namen und zwar "zugehörig". [typing] Ich möchte wieder, dass das ein Auswahlmenü wird. Wähle also wieder Auswahl (Menü). Und da wir im vorherigen Beispiel schon die Gruppe angelegt haben, kann ich jetzt auf meine Gruppe hinzugreifen und kann diese auswählen. Hier vergebe ich wieder eine kleine Hilfe. [typing] [typing] Dieses mal möchte ich gerne, dass das ein Pflichtfeld ist. Ich setze das Ganze einmal auf "ja" und ich lösche wieder die Einträge und schreibe jetzt einmal "untereinander extren und intern". Ich übernehme wieder Drop Down Menü, ich belasse die Ausfülloptionen auf "nein" und lösche nochmal den Standardwert. Ich bestätige wieder mit Okay. Wechsle ich wieder in die Gruppen. Auf Eventmanagement müsste ich jetzt beide Websitespalten sehen. Ja, mir ist da gerade ein typischer Fehler unterlaufen. Ich habe anscheinend die Gruppe, beziehungsweise meine Websitespalte zugehörig in die falsche Gruppe gelegt. Ich lasse mir noch einmal alle Gruppen anzeigen, Drücke Steuerung und F und trage hier "zugehörig" ein. Und suche jetzt im Endeffekt auf der Website einmal nach der Spalte und ich sehe Sie hier. "Zugehörig" ist hier unten angezeigt und sie befindet sich derzeit in dem Bereich "Hauptkontakt- und Kalenderspalten". Das bedeutet ich klicke diese Spalte jetzt noch einmal an und könnte sie jetzt eben halt nochmal abändern. Und hier wähle ich jetzt nochmal "Eventmanagement" aus. So jetzt prüfe ich das nochmal richtig und klicke auf Okay. Und wenn ich jetzt "Eventmanagement" öffne, dann sind auch beide Spalten vorhanden.

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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