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SharePoint 2016 Grundkurs

Websitespalten erstellen

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Um Dateien strukturiert abzulegen, erstellen Sie einfach zusätzlich Websitespalten. Wie Sie am besten dazu vorgehen, erklärt Ihnen dieser Film.
10:32

Transkript

Das Anlegen von Websitespalten bietet die Möglichkeit später, innerhalb des SharePoint Portals, anhand der in Ihnen festgelegten Metainformationen, zu filtern und zu sortieren. Über die Websitespalten können Pflichtfelder als Metadaten festgelegt werden, was zur Folge hat, dass Daten strukturierter abgelegt werden können. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie eine Auswahlspalte erstellen können. Die Einstellung von Websitespalten kann auf verschiedenen Ebenen im SharePoint Portal vorgenommen werden, wobei hier das SharePoint- Vererbungsprinzip zu berücksichtigen ist. Möchten Sie Websitespalten für mehrere Websites innerhalb der Websitesammlung bereitstellen, so empfiehlt es sich, sie auf der Website der obersten Ebene festzulegen. Bei mir ist es die Website Intranet und dort wechsele ich auch direkt einmal hin. Wenn ich auf dieser Ebene eine Websitespalte erstelle, dann steht mir diese Websitespalte in allen anderen Websites, die hier aufgelistet sind, ebenfalls zur Verfügung, und die jeweiligen Abteilungen oder Fachbereiche, können bei Bedarf diese Websitespalte hinzufügen oder ignorieren. Sie können auch auf der jeweiligen Website, Websitespalten anlegen, dann können Sie jedoch nur auf der jeweiligen Website, und untergeordneten Websites, wo Sie erstellt wurde, verwendet werden. Eine Vererbung erfolgt nicht aufwärts, also zur übergeordneten Website, und eben halt auch nicht auf direkt danebenliegenden Websites. Innerhalb von Bibliotheken und Listen können ebenfalls Websitespalten angelegt werden, dann stehen diese Websitespalten aber wirklich nur innerhalb dieser jeweiligen Bibliothek oder Liste zur Verfügung, und können nicht zusätzlich auf der Website verwendet werden. In meinem Beispiel möchte ich die Website auf oberster Ebene anlegen, damit ich sie später in diversen Events verwenden kann, und ich wechsele hier einmal direkt über das Zahnradsymbol, den Einstellungen, in die Websiteeinstellungen. Innerhalb der Websiteeinstellungen gibt es hier die Web-Designer-Kataloge, als Kategorie, und hier finde ich auch die Websitespalten, ich klicke direkt auf Websitespalten, und hier sehen sie eine riesen Auswahl an Websitespalten, die bereits von den jeweiligen Listen und Bibliotheken, beziehungsweise von den Vorlagen stammen, sie sehen hier fettgedruckte Gruppen, Sie haben auf der rechten Seite auch die Möglichkeit nach den Gruppen jeweils zu filtern, also es gibt hier Basisspalten, dann gibt es hier auch noch Benutzerdefinierte Spalten, und diese Gruppen sind dann entsprechend später wichtig. Um jetzt eine Neue Websitespalte zu erstellen, klicke ich auf diesen kleinen Link, der manchmal untergeht, auf Erstellen, und ich muss meiner Spalte jetzt einen Namen geben. Der Spaltenname darf auf oberster Ebene nur ein Mal verwendet werden, also wenn es jetzt zum Beispiel nur die Dokumentenart wäre, und diese sich unterscheiden in den jeweiligen Fachbereichen, und auch innerhalb der Projekte oder der Events, dann hätte ich wirklich nur die Möglichkeit ein Mal das Wort Dokumentenart zu verwenden und ein zweites Mal eben nicht, deswegen schreibe ich bei mir jetzt Event Dokumentenart davor. Wenn es für Projekte was geben würde, würde ich da Projekt Dokumentenart davorschreiben, so dass eben halt die Spalte mehrfach verwendet werden kann. Im Bereich Informationstyp da sehen Sie jetzt ganz viele Optionen, die man hier auswählen kann, wenn Sie schon mal mit Excel gearbeitet haben, dann ist das so ähnlich, wie hier mit dem Informationstyp die Zellformatierung festlegen, Sie könnten zum Beispiel hier Zahl auswählen, dann besitzt diese Spalte eine Dezimalstelle, oder Sie haben die Möglichkeit, die Währung festzulegen, Sie haben die Möglichkeit das Datum und die Uhrzeit festzulegen, Sie können auch auf Spalten nachschlagen, das bedeutet, wenn Sie schon eine Liste oder eine Bibliothek innerhalb Ihrer Website besitzen, und Sie möchten spezielle Informationen aus dieser Liste abrufen, dann können Sie auch Nachschlagen verwenden, also Sie sehen, es gibt hier einiges an Möglichkeiten. In meinem Fall wollte ich eine Auswahlspalte, den Anwendern zur Verfügung stellen, und wenn ich dann weiter nach unten blättere, dann komme ich zu den Gruppen. Die hatte ich Ihnen eben einmal gezeigt. Wenn ich jetzt keine neue Gruppe für meine Events anlege, beziehungsweise für mein Eventmanagement, dann landen meine angelegten Spalten unter Benutzerdefiniert, und das ist dann nachher etwas schwierig die aufzufinden, deshalb lege ich jetzt noch mal eine Neue Gruppe an, und nenne sie Eventmanagement. Im Feld Beschreibung gebe ich immer den Anwendern noch mal einen Tipp, was sie denn in diesem Fall in der Spalte machen sollen. Danach kommt: Diese Spalte muss Informationen enthalten, wenn ich das jetzt auf Ja setze, dann generiere ich ein Pflichtfeld, das bedeutet, dass die Anwender wenn sie Dokumente hochladen in die Bibliothek, dieses Feld ausfüllen müssen, wenn Sie es nicht ausfüllen, dann wird die Datei im ausgecheckten Modus gespeichert, das bedeutet, nur die Person die das Dokument hochgeladen hat, kann die Datei sehen, alle anderen Personen nicht, die Person muss das Dokument dann einchecken, aber auch dann entsprechend das Pflichtfeld ausfüllen. Dann kommen wir zu dem Bereich: Geben Sie jede Auswahl in einer neuen Zeile ein, diesen Bereich markiere ich und lösche die Inhalte raus, und nun gebe ich meine Dokumentenarten hier entsprechend ein. So, bei uns in den Events arbeiten wir mit dem Flyer, dann haben wir immer Memo und Infos, dann haben wir noch immer Rechtliches, ganz wichtig, und natürlich auch Vertragliches. Das sind nachher die Auswahlmöglichkeiten, die die Anwender wählen können, Danach kommt: die Auswahl anzeigen durch, da habe ich jetzt die Möglichkeit, das als Dropdownmenü zu wählen, oder Optionsfelder, und zusätzlich hätte ich auch die Möglichkeit die Mehrfachauswahl zuzulassen, in Form von Kontrollkästchen, das bedeutet, wenn ich ein Dokument ablege und das hat zwei Eigenschaften oder drei Eigenschaften, die ich hier oben festgelegt habe, dann könnte ich diese Optionen wählen, und wenn ich ein Dokument hochlade, kann ich dann entsprechend zwei oder drei Eigenschaften oder mehr festlegen. Ich belasse das einmal als Dropdownmenü. Dann gibt es noch die Ausfülloptionen zulassen, wenn ich das auf Ja setze, dann haben die Anwender die Möglichkeit, noch weitere Begrifflichkeiten hier festzulegen, aber diese Liste hier oben wird nicht aktualisiert, also man muss wirklich in diese Websitespalte gehen, und hier weitere Begrifflichkeiten hinzufügen. Ich möchte das nicht, dass die Leute etwas hinzufügen, was da oben fehlt, wenn etwas fehlt können sich meine Mitglieder in den Teams an mich wenden und ich erweitere das da oben. Und Standardwert, ja, da legt SharePoint immer den ersten Eintrag fest, ich klicke einmal in dieses Feld und lösche das, weil sonst legen meine Anwender nur Flyer ab, obwohl es gar keine sind. Ich bestätige mit OK. Und ich lande wieder hier in den Websiteeinstellungen, Webistespalten. Und wenn ich jetzt einmal schaue, ich blättere einfach mal nach unten, dann gibt es jetzt hier das Eventmanagement, und ich habe hier einmal die Spalte. Als Nächstes benötige ich für meine Kontaktliste eine weitere Spalte, denn ich möchte gerne, dass meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die jeweiligen Kontakte nach extern und intern filtern können, und dementsprechend muss diese Spalte einmal erstellt werden. Ich klicke auf Erstellen, und ich nenne diese Spalte einfach mal Zugehörig, ich wähle wieder die Auswahl, und da wir jetzt eine Gruppe erstellt haben, kann ich jetzt in diesem Bereich Vorhandene Gruppe direkt die Eventmanagementgruppe auswählen, da ist sie, und habe jetzt die Möglichkeit auch hier wieder eine Beschreibung hinzuzufügen. Danach lege ich auch fest, dass das ein Pflichtfeld werden muss, weil sonst bringt mir das Ganze nichts, wenn es nicht strukturiert abgelegt wird, ich lösche hier wieder die Inhalte, und schreibe jetzt einmal extern und einmal intern. Ich belasse auch hier wieder die Option das Dropdownmenü auszuwählen. Dann möchte ich auch keine Ausfülloptionen zulassen, und ich lösche hier wieder einmal den Standardwert. Ich bestätige wieder mit OK, blättere noch mal zu dem Eventmanagement, und ich sehe jetzt, dass hier zwei Spalten zur Verfügung stehen.

SharePoint 2016 Grundkurs

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5 Std. 3 min (53 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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