SharePoint 2013 Grundkurs

Websitespalten

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Wie Sie Websitespalten anlegen, welchen Zweck sie haben und was Sie mit ihnen erreichen können, all das erfahren Sie hier – und außerdem, worin der Unterschied zu einer einfachen Nachschlageliste besteht.

Transkript

Der Globalplayer, die Websitespalte. Merken Sie, wie Ihre Teamsite mittlerweile wächst und gedeiht? Wenn wir unsere Teamssite mal ansehen bei der Eventorganisation, stellen wir mittlerweile fest: Wir haben bereits mehrere Bibliotheken erstellt. Wir haben ein Master_Event als Liste. Wir haben Eventdokumente. Und wenn wir jetzt feststellen im Team, wir müssen an mehreren Bibliotheken oder Listen Zusatzinformationen wie beispielsweise Standorte anbringen, dann sollten wir auch alle mit dem gleichen Metadaten arbeiten. In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit einer Websitespalte arbeiten, was Sie damit erreichen; und als Fazit, wo ist der Unterschied zu einer Nachschlageliste. Wichtig, eine Webseitespalte ist immer auf dem Site-Level, auf welchem sie erstellt wurde sowie auf allen tiefer gelegenen Websites verfügbar. Achtung, im Folgenden brauchen Sie auch Berechtigungen auf der obersten Seite der Websitesammlung und nicht nur auf ihrer Teamsite. Wir legen los. Bevor wir unsere Websitespalte erstellen, haben wir ein wenig Vorarbeit. Wir arbeiten mit einer Nachschlageliste. Über Websiteinhalte App hinzufügen Benutzerdefinierte Liste, "Master_Standorte". Warum mache ich das so? Wir haben im Team beschlossen, damit wir diese Nachschlagelisten als Arbeitslisten alle komplett im Team schnell erkennen, dass wir jede Nachschlageliste mit "Master_" und dann den Inhalt näher definieren. Ich erstelle die mal schnell. Wir sehen hier jetzt schon sehr schön im Hintergrund für die Websiteinhalte, Master_Event, Master_Standorte. Hier liegen also unsere Arbeitslisten, unsere Nachschlagelisten. Wenn ich mit einem Doppelklick draufgehe, bin ich sofort in der Bearbeitung und erstelle mir schnell meine Nachschlageliste. Neues Element. So, was haben wir? Alzenau als Standort. Wir haben Frankfurt. München. Stuttgart. Und wir nehmen Hamburg noch dazu. Gut. Vorarbeit ist getan, Nachschlageliste ist erstellt. Weiter geht es zu unserer Websitespalte. Die Websitespalte erstellen wir über unser Zahnrädchen Und hier finden Sie unter Web-Designer- Kataloge auch die Websitespalten. Wir klicken ist ja mal drauf. Und Sie sehen dann, dass Ihnen alle bereits bestehenden Websitespalten angezeigt werden. Und Sie sehen, da gibt es schon einige, die im Standard in SharePoint 2013 zur Verfügung stehen. Wir klicken auf erstellen, weil wir möchten eine eigene Websitespalte erstellen. Und geben hier den Spaltennamen "Standorte". Die Seite, die Sie jetzt hier sehen, sollte Ihnen mittlerweile wie so ein alter Bekannter vorkommen. Wir haben eine klassische Spaltenbearbeitung. Und Sie sehen, wir haben auch hier wieder die Möglichkeit, Informationstypen auszusuchen. Und wir wählen Nachschlagen, da wir ja auf eine Nachschlageliste referenzieren wollen. Suchen dann dementsprechend die Liste aus. Websitespalte ist standardmäßig in einer vorhandenen Gruppe Benutzerdefinierte Spalten abgelegt. Die würden wir jetzt hier in diesem Beispiel auch belassen. Sie können aber jederzeit sagen, dass Sie auch eine neue Gruppe erstellen und darunter dann Ihre benutzerdefinierte Spalte anlegen. Wir finden, für unser Beispiel, ist die Benutzerdefinierten Spalten, das werden Sie gleich sehen, eine gute Übersicht und die reicht uns in dem Fall aus. So, die zusätzliche Spaltenbeschreibung, auch hier wieder die Möglichkeit, eine Beschreibung einzugeben. Die brauchen wir nicht, weil die Aussage, der Name sehr deutlich ist. Die Spalte muss keine Informationen enthalten, keine eindeutigen Werte erzwingen. Wir müssen aber aussuchen, wo kommt die Information her. Und hier erkennen Sie auch, warum wir im Team vereinbart haben, alles was Nachschlagelisten sind, auf die wir referenzieren, haben den Begriff "Master_". Dadurch kann ich sie weitaus schneller erkennen. Sehe ich hier, hier sind meine Standorte. Und ich muss dann noch festlegen: Die Information kommt aus der Nachschlageliste Master_Standorte. Und aus welcher Spalte von dieser Liste? Die ID wird mir nichts nutzen. Unter dem Titel habe ich das Ganze angegeben. Alle anderen Möglichkeiten brauchen wir nicht auszuwählen, ist in diesem Beispiel nicht notwendig. Bestätige mit OK. Und meine Websitespalte ist erstellt. So. Unsere Websitespalte ist angelegt. Und im nächsten Schritt schauen wir uns mal an, wie wir mit dieser Spalte arbeiten können und wie wir einer Bibliothek diese Spalte zuweisen. Dazu öffnen wir die Bibliothek Eventdokumente. Denn ihr möchten wir gerne die Standorte zuweisen. Hier klicken auf die Registerkarte Bibliothek. So. Und hier sind Sie bisher gewohnt, wenn Sie eine Spalte erstellen wollen, auf dieses Icon zu klicken. Die Websitespalte steckt woanders. Sie nehmen eine Einstellung für die Bibliothek vor, für die gesamte Bibliothek. Von daher klicken wir auf dieses Icon und gehen auf die Bibliothekseinstellungen. Und wenn Sie bei den Bibliotheks- einstellungen nach unten scrollen, finden Sie unterhalb der Anzeige, welche Spalten diese Bibliothek bereits hat, den Eintrag Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen. Hier klicken wir bitte mal drauf. Und wir sind in der Einstellung, wo wir die passende Spalte aussuchen. Wir wählen, welche Websitespalte aus welcher Gruppe möchten wir gerne hinzufügen. Hier haben wir die Benutzerdefinierte Spalten. Und dann werden uns unter Verfügbare Websitespalten auch nur die Spalten angezeigt, die unter Benutzerdefinierte Spalten abgespeichert waren. Wir haben die benutzerdefinierte Spalten ausgesucht und Sie sehen, verfügbare Websitespalten sind hier die Standorte. Klicke auf Standorte und sage, als Spalte hinzufügen. Lasse das Ganze auch mit zur Standardansicht hinzufügen. Und bestätige das Ganze mit OK. Einstellungen sind vorgenommen. Wir sehen im Hintergrund mal, ob die Spalte auch eingefügt ist. Ja, unter Spalten haben wir jetzt hier zusätzlich die Spalte Standorte als Nachschlageliste hinzugefügt. Und wir wechseln mal in unsere Bibliotheksansicht. Und Sie sehen, Standorte sind vorhanden. Und wenn wir unter Bibliothek in den QuickEdit schalten, können wir jetzt sehr einfach und sehr schnell; Frankfurt, München, Alzenau, Stuttgart, Hamburg; und die nächsten haben wir jetzt hier auch noch; ziehen wir mal runter. Da fällt mir jetzt gerade ein, Alzenau ist ein bisschen undeutlich, weil es gibt verschiedene Alzenau in Deutschland. Eigentlich müsste das genauer heißen Alzenau in Unterfranken. So, und hier werden wir jetzt feststellen, wo liegt der Unterschied zu einer einfachen Nachschlageliste; oder ob wir eine Websitespalte hinzugefügt haben, wo wir auf eine Nachschlageliste referenzieren. Lassen Sie uns an die Nachschlageliste mal direkt gehen und arbeiten und aus "Alzenau" "Alzenau in Unterfranken" machen. Und dann schauen wir mal, was verändert sich in der Bibliothek, wo wir die Zuordnung vorgenommen haben; was verändert sich bei den Eintragungen Alzenau. Änderung speichern wir. Wir gehen auf die WebsiteInhalte. Gehen in unseren Master, also Nachschlageliste Standorte. Und haben jetzt hier Alzenau und sagen, das werden wir verändern. Das Element bearbeiten wir. Und sagen, das heißt nicht nur "Alzenau", sondern "Alzenau i/Ufr", also in Unterfranken. Wir speichern das hier ab. Um noch mal deutlich zu sein, wir haben im Hintergrund in der Arbeitsliste Nachschlageliste aus "Alzenau" "Alzenau i/Ufr" gemacht. Jetzt schauen wir mal, was hat sich in unserer Bibliothek Eventdokumente getan. Und wenn wir jetzt hier sehen, bei den Standorten ist aus "Alzenau" "Alzenau i/Ufr" geworden. Also überall dort, wo wir Alzenau zugewiesen haben, erst im Hintergrund in der Nachschlageliste verändert haben, wird das automatisch über die Websitespalte aktualisiert. Und so haben wir den Vorteil, wenn mit Websitespalten gearbeitet wird, dass jeder Eintrag, der hier vorgenommen wird, im Hintergrund aktualisiert werden kann, neue Benamungen dazukommen können. Oder wenn ein Schreibfehler beispielsweise drin ist oder ein Produktname verändert sich, und das muss sich überall in den verschiedenen Bibliotheken oder Listen auch durchschlagen; dass wir dann mit einer Websitespalte arbeiten, weil dort die Aktualisierung dann auch angekommen ist. Noch mal zusammengefasst: Was haben wir in diesem Lernvideo erreicht? Sie haben gesehen, wie Sie eine Websitespalte erstellen können. Wie Sie die Websitespalte auf eine Nachschlageliste referenzieren. Und wie Sie die Nachschlageliste, die Inhalte verändern. Und was es bedeutet, mit einer Websitespalte zu arbeiten und die Aktualisierung dann dementsprechend in der jeweiligen Bibliothek oder in der Liste vorzunehmen.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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