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Websitespalte mit verwalteten Metadaten anlegen

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Erstellen Sie eine Websitespalte mit verwalteten Metadaten, damit Sie Dateien und Elemente mit bestimmten Stichwörtern versehen können.
08:37

Transkript

Mit der Websitespalte "verwaltete Metadaten" können Sie Begrifflichkeiten an einer zentralen Stelle erstellen und verwalten. Sie können so eine hierarchische Gliederung von Begrifflichkeiten festlegen, die Ihnen innerhalb von Bibliotheken und Listen zur Verfügung steht. In diesem Video möchte ich Ihnen die Websitespalte "Verwaltete Metadaten" vorstellen. Beim Erstellen einer Websitespalte mit verwalteten Metadaten erzeugen Sie einen sogenannten Taxonomie-Baum. Und dazu gehören einige Fachbegriffe. In meinem Beispiel möchte ich die Gruppe "Projektkatalog" anlegen. Innerhalb des Projektkatalogs möchte ich mit unterschiedlichen Dokumentkategorien arbeiten. So möchte ich als Ausdruckssatz Kalkulation als Kategorie anlegen, und innerhalb der Kategorie "Kalkulation" die Ausdrücke Anfrage, Angebot und Auftrag hinzufügen. Als Weiterem im Ausdruckssatz möchte ich Dokumentationen als Kategorie anlegen und innerhalb der Kategorie "Dokumentation" die Ausdrücke "Technische Dokumentation" und "Service Dokumentation" hinzufügen. Beim Anlegen dieser Websitespalten müssen wir wieder überlegen, wo wollen wir die verwenden. Ich möchte gerne diese Websitespalte wieder übergeordnet im Intranet erstellen, so dass ich sie auf allen anderen Websites verwenden kann. Ich klicke auf das Zahnradsymbol für die Einstellung und wechsle in die Websiteeinstellungen. Hier wechsle ich in die Web-Designer-Kataloge direkt in die Websitespalten. Ich erstelle eine neue Websitespalte und nenne sie jetzt direkt "Projektkatalog". In diesem Fall wähle ich als Informationstyp Verwaltete Metadaten aus, ich erstelle eine neue Gruppe für das Projekt-Management, in die Beschreibung füge ich hinzu, was die Anwender, Beziehungsweise die Benutzer machen können. Im nächsten Schritt lege ich nicht fest, dass die Spalte Informationen enthalten muss, also es wäre schön, wenn die Mitarbeiter das ausfüllen, ich lasse aber mehrere Werte zu, das bedeutet, dass ich einem Dokument oder Element mehrere Begrifflichkeiten hinzufügen kann, und ich navigiere jetzt weiter nach unten ich übernehme hier die ganzen Einstellungen, und ich wähle hier den Bereich "Ausdruckssatz anpassen", und so habe ich jetzt die Möglichkeit einen eigenen Taxonomie-Baum zu erstellen. Zeige ich jetzt hier direkt auf Projektkatalog, dann habe ich jetzt hier die Möglichkeit einen Ausdruck zu erstellen. Diesen benenne ich mit Kalkulation und ich bestätige mit Enter. Innerhalb der Kategorie "Kalkulation" wollte ich ja noch weitere Ausdrücke anlegen, deshalb zeige ich direkt auf Kalkulation und wähle jetzt hier noch einmal über den Dropdown-File "Ausdruck erstellen", und da hatten wir einmal die Anfrage, ich bestätige mit Enter, Angebot und Auftrag. Zusätzlich wollte ich eine weitere Kategorie anlegen, deshalb klicke ich jetzt nochmal direkt auf Projektkatalog, und wähle wieder einen Ausdruck und diesen nenne ich "Dokumentation". Und innerhalb der Dokumentation wollte ich, ja, wieder weitere Ausdrücke erstellen und zwar einmal die technische, und die Service-Dokumentation. ich bestätige wieder mit Enter und so habe ich jetzt einen kleinen Taxonomie-Baum erstellt, und kann diese Spalte auf allen anderen Websites gerade im Projektmanagement einsetzen. Ich blättere jetzt nochmal weiter nach unten, Auswahlmöglichkeiten des Typs "Ausfüllen" zulassen, das bedeutet in diesem Fall bei den verwalteten Metadaten, wenn ich da auf Ja lasse, dass dann die Mitarbeiter wirklich die Möglichkeit haben diesen Bam zu erweitern. Als Standardwert lege ich nichts fest und ich klicke auf OK. Im nächsten Schritt möchte ich gerne in meinem Projekt SharePoint-Online innerhalb der Dokumentenbibliothek diese Spalte zuweisen, dafür wechsle ich einmal auf die Website, wechsle dann einmal direkt in die Dokumente und nun wechsle ich hier in die Bibliothekseinstellungen, ich wähle das Zahnradsymbol, gehe in die Bibliothekseinstellungen, wechsle in den Bereich "Spalten", da ich die Spalte gerade erstellt habe, wähle ich den Link Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen, ich wähle die Gruppe Projektmanagement und finde hier auch gleich die Websitespalte und klicke jetzt auf Hinzufügen, bestätige diesen Hinweis immer mit OK, und ich möchte gerne die Spalte auch zur Standardansicht hinzufügen und bestätige mit OK. Ich wechsle wieder in die Bibliothek-Dokumente, und ich lade jetzt einmal einen Projektdokument hoch, und zwar die Kalkulation, wechsle dann einmal in die schnelle Bearbeitung, und ich habe hier jetzt die Möglichkeit die Begrifflichkeiten auszuwählen, ich klicke direkt hier auf die Symbol..., und Sie sehen, mir wird hier der Taxonomie-Baum angezeigt, und in diesem Fall ist es eine Kalkulation und diese gehört zum Angebot. ich wähle das aus, ich könnte jetzt auch weitere Begrifflichkeiten hinzufügen, und was hier oben jetzt nochmal ganz interessant ist, ich hätte die Möglichkeit hier auch ein neues Element hinzuzufügen, unter Angebot, wenn das jetzt zum Beispiel eine Kostenschätzung ist, die zu dem Angebot gehört, dann bestätige ich mit Enter und könnte das direkt hinzufügen. Jetzt bestätige ich mit OK und ich bestätige auch hier nochmal mit OK, und schon hat mein Dokument in diesem Fall zwei Begriffe erhalten ich bestätige hier noch einmal mit Fertigstellen und nun sehe ich eben direkt in meiner Bibliothek welche Kategorien zugeordnet sind und es lässt sich natürlich auch über die Spalte wieder filtern, ich möchte nur die Kostenschätzung sehen, dann würde ich das Dokument auch sehen. Durch das Anlegen der Websitespalte auf übergeordnete Website, also sprich auf der Website der obersten Ebene, kann ich diese Websitespalte jetzt auch hier, in meinem Projekt und Event-Management verwenden, wenn ich hier jetzt weitere Projekte anlege.

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Erscheinungsdatum:02.11.2016
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