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MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 2) – Bereitstellung von SharePoint Online-Websitesammlungen

Websitesammlung aktivieren und freigeben

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Erfahren Sie, wie Sie in SharePoint Online den Zugriff auf eine Websitesammlung für externe Benutzer implementieren, um diesen beispielsweise zu ermöglichen, mit Dokumenten zu arbeiten, die in der Websitesammlung freigegeben wurden.
07:09

Transkript

Zugriff auf eine Websitesammlung für externe Benutzer implementieren, ist das Ziel in diesem Video. Bevor ich mit der eigentlichen Freigabe starte auf eine Sammlung, zum Beispiel die Sammlung 70-347, möchte ich noch einmal die globalen Einstellungen aufrufen. In den globalen Einstellungen ist definiert, dass "Benutzern das Einladen von und Freigeben für authentifizierte externe Benutzer gestatten" aktiviert ist. Das bedeutet also, dass wir nicht tiefer gehen können, als diese Berechtigung. Das bedeutet auf der Sammlung, auf der Websitesammlung, können wir keine anonymen Zugriffslinks zulassen. Das besteht nicht, diese Möglichkeit, weil sie hier nicht erlaubt ist. Weil sie global nicht erlaubt wird. Wie ich das meine, das zeige ich Ihnen gleich jetzt, indem ich die Freigabekonfiguration aufrufe, auf einer bestimmten Sammlung. Ich habe hier eine Sammlung, die heißt "70-347". Ich markiere diese Sammlung und ich wähle die Schaltfläche "Freigabe". Nun habe ich die Möglichkeit, diese Sammlung freizugeben. Und vielleicht haben Sie es bereits bemerkt: Die unterste Option ist nicht aktiv, "... mithilfe anonymer Zugriffslinks zulassen". Das geht nicht. Diese Option ist nicht aktiv, weil sie global nicht zugelassen wurde. Ich habe nun die Möglichkeit auszuwählen: Überhaupt nicht zulassen, standardmäßig aktiviert, oder für externe Benutzer, die in meinem Verzeichnis erfasst sind, oder "externe Benutzer zulassen, die die Freigabe von Einladungen akzeptieren und sich als authentifizierte Benutzer anmelden." Stellt sich die Frage: Was sind authentifizierte Benutzer? Für einen Administrator, welcher das lokale Active Directory verwaltet, ist ein authentifizierter Benutzer ein Objekt, welches im Active Directory erfasst ist. Aus Sicht von SharePoint und aus Sicht von Office 365, sind authentifizierte Benutzer Personen, die über irgendeine Art von Microsoft-Konto verfügen. Das kann also sein ein Konto von Office 365, von Azure, das kann ein Xbox-Konto sein, das kann ein "@hotmail.com" sein, ein "@outlook.com" ... Sie verstehen was ich meine. Ein Konto, welches im Zusammenhang mit Microsoft steht, das ist ein authentifizierter Benutzer. Ich habe diese Option markiert, gehe nach unten, und ich wähle "Speichern". Nun habe ich die Freigabe auf meine Sammlung aktiviert. Was ist in dieser Sammlung? Zum Beispiel sind darin einige Dokumente enthalten. Nichts Wichtiges, aber trotzdem möchte ich Ihnen diese Sammlung zeigen, diese Dokumente, weil ich habe auch die Möglichkeit, in dieser Sammlung einige Dokumente freizugeben. Ist die Aktualisierung abgeschlossen, dann habe ich die Möglichkeit auf diese Sammlung zuzugreifen. Sie sehen, diese Sammlung ist nun aktualisiert worden. Ich klicke auf diesen Link. Es werden die Eigenschaften eingeblendet und ich navigiere nun zu dieser Sammlung. In dieser Sammlung sind zwei Dokumente. Das eine Dokument ist "Office 365 IdFix Guide" und ein Dokument, welches die Änderungen beschreibt zur Prüfung 70-347. Ich markiere dieses Dokument und nun habe ich die Möglichkeit, über diese Schaltfläche das Dokument freizugeben. Ich kann es freigeben, indem ich Personen einlade. Zum Beispiel kann ich eine Person einladen aus meiner Organisation, den Stefan Hinz. Der wird automatisch aufgelistet. Ich kann diesen Benutzer auswählen und dann die Berechtigung setzen, "Kann bearbeiten" oder nur "anzeigen". Das ist eine erste Möglichkeit. Ich kann aber auch eine Person einladen, welche nicht zu meiner Organisation gehört. Da nehme ich einfach mal eine Beispieladresse. Das kann zum Beispiel sein "tw" und dann eine Email-Adresse. Das ist eine Test-Email-Adresse. Ich wähle diese Email-Adresse aus und jetzt erhalte ich bereits die Meldung, "tw@changes.ch befindet sich außerhalb Ihrer Organisation". Das bedeutet also, ich erstelle eine Einladung für eine Person, welche nicht zu meiner Organisation gehört. Ebenfalls kann ich die Berechtigung bestimmen: "Kann bearbeiten", "Kann anzeigen". Und ich habe die Möglichkeit eine Notiz zu hinterlegen, um den Benutzer zu informieren, um was es bei dieser Einladung geht. Ich wähle also "Freigeben", damit nun der Benutzer "tw@changes.ch" die Einladung erhält, um dieses Dokument anzuschauen. Oder ich kann eine weitere Option auswählen. Dazu verwende ich einmal ein anderes Dokument, das "IdFix"-Dokument. Ich habe es markiert, ich wähle wiederum "Freigeben" und jetzt besteht die Möglichkeit einen Link abzurufen. Ich kann einen Link erstellen, diesen kopieren und diesen kopierten Link, dann zum Beispiel per E-Mail an Benutzer zustellen. Ich habe aber auch oben noch weitere Optionen. Sie sehen "Eingeschränkter Link - Nur bestimmte Personen können diesen Link öffnen", "Anzeigelink", oder den "Bearbeitungslink". So wie es standardmäßig erstellt wurde. Ich wähle nun "Schließen" und wenn ich diesen Link nun kopiere, und eben, wie bereits erklärt, dann verteile, dann besteht die Möglichkeit über diesen Link, auf das Dokument "Office365 IdFix" zuzugreifen. Und ich wähle "Schließen". Das sind also verschiedene Möglichkeiten, wie Sie externen Benutzern Zugriff, in diesem Fall auf bestimmte Dokumente, geben können. Ich habe Ihnen in diesem Video gezeigt, wie Sie die Freigabe für eine Sammlung aktivieren und wie Sie dann zusätzlich die Möglichkeit haben in dieser Sammlung, wenn zum Beispiel Dokumente vorhanden sind, Dokumente ebenfalls freizugeben. Ganz wichtig! Bevor Sie mit Freigaben arbeiten, erstellen Sie sich einen detaillierten Plan, wie Sie vorgehen wollen. Das fängt an bei der globalen Freigabe, bei der Freigabe von Websitesammlungen, bei der Freigabe von Dokumenten. Planen Sie es wirklich seriös, damit nicht fälschlicherweise Inhalte verteilt werden an Personen, die nicht berechtigt sind, diesen Inhalt einsehen zu können.

MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 2) – Bereitstellung von SharePoint Online-Websitesammlungen

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1 Std. 41 min (17 Videos)
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Erscheinungsdatum:23.02.2017

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