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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Website-Spalten erstellen

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Dieses Video erläutert die Vorgehensweise, um die einzelnen Website-Spalten für die verschiedenen Vertragsarten zu erstellen.

Transkript

Zurück im Sharepoint machen wir uns an die Fleißaufgabe, die Websitespalten einzutragen. Dies machen wir, indem wir uns wieder in die Websiteeinstellungen zurückbegeben und uns zunächst einen Überblick über die generisch bereits vorhandenen Websitespalten verschaffen. Hier haben wir zum Beispiel Websitespalten für Berichte, für Dokumenten- und Datensatzspalten oder auch für sogenannte erweiterte Spalten. Allerdings fehlen uns noch Spalten, die unsere Verträge eindeutig spezifizieren. Das heißt, wir erweitern diese vorhandene Struktur um unsere fachliche, benutzerdefinierte Struktur. Als erstes tragen wir in diesem Fall den Vertragsbeginn als Websitespalte ein und wählen in diesem Fall den Spaltentyp Datum und Uhrzeit. Das kontextsensitive Formular passt sich entsprechend an und wir haben auch hier die Möglichkeit, wie bei den Inhaltstypen, eine Websitespaltengruppe festzulegen. Diese bezeichnen wir in dem Fall als Vertragsspalten. Wir können festlegen, ob die Spalte standardmäßig ein Pflichtfeld sein soll. Dies lassen wir zunächst einmal offen. Auch Standardwerte tragen wir zunächst nicht ein. Zur Spaltengültigkeitsprüfung gibt es im nächsten Schritt ein entsprechendes Beispiel. Wir klicken also auf OK und haben nun unter unserer benutzerdefinierten Oberkategorie Vertragsspalten den Vertrag festgelegt. Als nächstes tragen wir das Vertragsende ein. Wir erstellen also eine weitere Websitespalte, nennen sie Vertragsende. Auch hier wählen wir den Spaltentyp Datum und Uhrzeit aus. weisen die bereits vorhandene Gruppe Vertragsspalten zu und hinterlegen als nächstes eine Spaltengültigkeitsprüfung. Das heißt, wir legen fest, dass der Vertragsbeginn kleiner sein muss als der Wert im Vertragsende. Sollte diese Spaltengültigkeitsprüfung auf einen logischen Fehler stoßen, soll es eine Fehlermeldung geben wie zum Beispiel: Das Vertragsende darf nicht vor dem Vertragsbeginn liegen. So kann man eine gewisse Logiküberprüfung bereits in den Websitespalten hinterlegen, die später in den Sharepoint-Formularen Gültigkeit bekommen. Wenn wir das Ganze nochmal kontrollieren, haben wir bisher zwei Websitespalten. Es werden noch einige hinzukommen, mit dem Typus Datum und Uhrzeit hinterlegt. So werden wir das Ganze jetzt vielfach wiederholen, bis wir sämtliche Spalten zusammenhaben, die wir dann im Nachhinein den jeweiligen Inhaltstypen zuweisen. Nach diesem kleinen Zeitsprung sehen wir einen Fortschritt in dem Sinne, dass wir mehrere benutzerdefinierte Websitespalten eingetragen haben, die nun allesamt in der Unterkategorie Vertragsspalten eingetragen sind. Hier sehen wir zum Beispiel ein Währungsfeld namens Gesamtkosten. Wir haben eine Textzeile für die ID. Darüber hinaus haben wir auch eine Spalte für Verantwortliche in Form eines Personen- beziehungsweise Gruppenfeldes. Das heißt, hier können wir vorhandene, in Office 365 eingetragene Benutzer als Verantwortliche eintragen. Man könnte das Ganze auch in eine separate Liste auslagern. Aber das hängt vom Anwendungsfall ab. In dem Fall haben wir uns vom Kunden das Einverständnis geholt, dass es fachlich in Ordnung geht, wenn wir uns hier nicht auf eine separate Liste beziehen, sondern auf die in Office 365 vorhandenen Benutzer. Dies können wir tun, weil sämtliche Verantwortliche in der Vertragsverwaltung zu einem späteren Zeitpunkt in Office 365 ein Konto haben werden. Was wir aber definitiv in eine separate Liste auslagern sollten, ist der Vertragspartner. Das machen wir folgendermaßen. Wir erstellen einen separaten Inhaltstypen. Das habe ich hier schon vorbereitet. Das Prinzip haben wir ja schon gesehen. Dieser ist in der Oberkategorie Vertragspartner eingetragen. Dieser Inhaltstyp erbt vom übergeordneten Inhaltstyp Kontakt und hat so automatisch alle Kontaktspalten schon in diesem Inhaltstypen enthalten. Als nächstes erstellen wir uns eine Liste, beziehungsweise eine App, die diesen Inhaltstypen Kontakt verwendet. In dem Fall adaptieren wir die bereits vorhandene Struktur und erstellen eine Kontaktliste. Wir nennen die Kontaktliste Vertragspartner und müssen jetzt diesen benutzerdefinierten Inhaltstypen zuweisen. Das machen wir indem wir die Liste aufrufen und hier über das Menüband zunächst auf Liste klicken und dann in die Websiteeinstellungen hineingehen und nun zunächst das Management von benutzerdefinierten Inhaltstypen, die ja hier vorliegen, aktivieren. Das machen wir über die erweiterten Einstellungen und aktivieren mit einem Klick das Verwalten von Inhaltstypen. Nun können wir benutzerdefinierte Inhaltstypen zuweisen. Hier sehen wir den generischen Inhaltstypen Kontakt noch eingetragen und können nun den benutzerdefinierten Inhaltstypen eintragen. Wir wechseln in die entsprechende Kategorie Vertragspartner, fügen den Inhaltstypen hinzu und werden als nächstes den nicht mehr benötigten Inhaltstypen Kontakt entweder ausblenden oder entfernen. In dem Fall genügt es, dass wir den Inhaltstypen nur aus dem Menü herausziehen und ausblenden. Wenn wir uns nun das Menüband anschauen und auf neues Element klicken, sehen wir, dass alle Listeneinträge, die in dieser Liste zukünftig vorgenommen werden, automatisch vom System als Vertragspartner und nicht mehr als reiner Kontakt angesehen werden. Diese Vorgehensweise wird übrigens bei den Verträgen und Vertragsarten gleichsam Anwendung finden.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

5 Std. 46 min (69 Videos)
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