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Word 2016: Tipps, Tricks, Techniken

Währungs- oder Datums-Formatierungen aus Excel oder anderen Datenquellen übernehmen

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Wenn Sie einen Serienbrief starten, werden Zahlen in Wird nicht so formatiert, wie sie in Excel oder der Datenbank zu finden sind. Abhilft schafft DDE und die Einstellung "Dateiformat beim Öffnen konvertieren".
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Transkript

Hier eine kleine Liste von Personen. Wir gehen mal davon aus das sind Mitglieder von unserem Verein, die angeschrieben werden, weil, sagen wir mal, die sind an diesem Datum eingetreten und die müssen dann diesen Jahresbeitrag bezahlen. Ein klassischer Fall für einen Serienbrief und wenn Sie so etwas schon mal gemacht haben, dann wissen Sie auch wo die Falsch Tracke liegen. Nämlich hier im Jahresbeitrag und hier im Datum. Schauen Sie einfach mal zu und denken Sie mit, überlegen Sie was man da machen könnte. Ich schließe diese Excel-Liste, ich starte Word, ich erstelle in Word einen neuen Brief, sagen wir mal, Mitgliedsbeitrag. Ok. Wir schreiben die Personen an, indem wir vorher aus diesem Brief, Sendungen, einen Serienbrief machen, indem wir den Empfänger auswählen, den haben wir ja bereits, der liegt hier in den Dokumenten, das ist meine Liste, das ist meine Tabelle. Und indem wir nun die Seriendruckfelder, fangen wir an mit dem Vornamen und anschließend den Nachnamen, hier einfügen. Gut, weiter unten, irgendwo im Fließtext, steht dann das Seriendruckfeld Jahresbeitrag, und vielleicht haben wir noch als Information, sie sind eingetreten am, das Datum. Ok, schauen wir uns das Ganze mal an. Ingolf, ups, zahlt 140, ist eingetreten am 12/01/2015, das ist aber doof. Ariane, ok, sehen Sie das? Bei dem Eurobetrag könnt ich mir hier in diesem Beispiel noch aushelfen, indem ich einfach frech hinten dran "Komma 00 Euro" schreibe, aber beim Datum wird es schon schwieriger. Zugegeben, diese Feldfunktion Alt + F9, die könnte man wiederum mit anderen Feldfunktionen formatieren. Das ist mühsam. Dafür gibt es eine andere Technik, gibt es einen anderen Trick, der natürlich mal wieder ganz tief, in den Tiefen von Word verborgen ist, den Sie aber kennen sollten, um solchen Falsch Tracken aus dem Weg zu gehen. Die Lösung für dieses Problem findet sich in den Datei optionen, in Erweitert und zwar ziemlich weit unten, und die Lösung heißt: Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen. Sie werden jetzt gleich aufgefordert: Bitte lieber Anwender, sage mir doch mal wie du zugreifst auf die Daten. Möchtest du mit DDE oder mit OLE drauf zugreifen? Sie haben ja gerade gesehen, wir sind nicht gefragt worden, er hat es einfach gemacht, er hat es einfach mit OLE geöffnet. Das ist eine neuere, schnellere, aber wie Sie ja gesehen haben, problematischere Zugriffsvariante. Wenn Sie hier den Haken setzen, ok. Machen nochmal ein neues Dokument, Datei, neues, leeres Word-Dokument, kein Problem! Schreiben wir nochmal: "Aufforderung zur Zahlung". Machen aus dem Dokument nochmal mit Sendungen einen Serienbrief, genau wie vorher, wählen nun den Empfänger aus von dieser Liste, von dieser Liste, von dieser Liste, ok. Achtung, jetzt kommt die Frage, hey, wie öffnen wir das Ganze denn? Die Frage kam vorher nicht. Er schlägt mir seine Standardart vor, nämlich OLE und OLE hat den Knackpunkt, dass formatierte Daten, das heißt, als Euro formatierte Daten oder als Datum formatierte Daten, leider nicht korrekt übernommen werden. Wenn Sie dagegen auf DDE zugreifen, das heißt, wenn Sie sich hier alle anzeigen lassen, und nun von OLE, DDE suchen. Wo ist es denn? Excel-Arbeitsblätter über DDE. Wir haben hier keine Accessdatenbank, sondern eine Excel-Datei, über DDE, ok. Dann kommt als nächstes die Frage, was soll er öffnen? Natürlich das gesamte Tabellenblatt. Prima, ok. Jetzt nochmal das gleiche Spiel: Ich füge an dieser Stelle ein Seriendruckfeld ein, zum Beispiel, Vorname, Leertaste und den Nachnamen, soweit so gut. Ich füge hier unten einen Geldbetrag ein, nämlich hier den Jahresbeitrag. Außerdem füge ich noch das Datum ein. Ok, schaue mir das Ganze an: Sie sehen es, jetzt hat er das Format übernommen, jetzt holt er sich 140,00 € und natürlich den 01.12.2015 raus. Bei den anderen natürlich auch, Probe aufs Exempel, ja, ja. Das klappt alles wunderbar. Heißt also, wenn Sie das Problem haben, dass Sie Geldbeträge, beziehungsweise, Datumsinformation in einem Serienbrief anzeigen lassen wollen, dann sollten Sie überDateioptionen, ganz weit unten bei der Kategorie Erweitert, die Option Dateiformatkonvertierung einschalten, unn dann explizit auf DDE statt auf OLE gehen, dann klappt das.

Word 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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2 Std. 49 min (49 Videos)
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Erscheinungsdatum:29.07.2016

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