Excel 2013 Grundkurs

Vorlagen und Standarddiagramme

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In diesem Video geht Johannes Curio der Frage nach, wie Sie eine Vorlage erstellen, diese wiederverwenden und aus einer Vorlage ein Standarddiagramm machen.
08:57

Transkript

Wir haben nun die ganze Zeit an dem Diagramm gearbeitet, damit es meinen Vorstellungen bzw. den Vorstellungen meines Unternehmens entspricht. Als Resultat könnte herausgekommen sein, dass es genau das Diagramm ist, was wir die nächsten Jahre brauchen. Als Beispiel: Wir sitzen in der Abteilung, die für die Kontrolle der CO2-Emissionen unserer Firma zuständig ist, und wir müssen nun wöchentlich das gleiche Diagramm für sehr viele Länder erstellen. Wenn ich die CO2-Werte aus unserer Produktionsstelle in Asien visualisieren möchte, dann könnten wir wieder auf "Empfohlene Diagramme" klicken und alles bestätigen und alle Einstellungen, die wir vorgenommen haben, noch einmal neu einstellen, aber das würde viel Zeit in Anspruch nehmen und deshalb möchte ich Ihnen eine bessere Variante zeigen. Wir werden nämlich im Folgenden eine Diagrammvorlage erstellen und diese immer wieder aufrufen wollen. Wir können sogar am Schluss festlegen, dass aus unseren verschiedenen Vorlagen, die wir erstellt haben, ein einziges Diagramm sozusagen als Standarddiagramm gilt, was noch schneller aufrufen werden kann als die Vorlagen. Das wollen wir uns einmal anschauen, aber davor noch eine kleine Information. Es gibt schon ein Standarddiagramm, das von Microsoft festgelegt wurde. Die Frage ist, wie lässt sich dieses Standarddiagramm aufrufen? Das ist ganz simpel, nämlich mit der sogenannten F11-Taste. Das heißt, wenn man wieder das Asien-Beispiel betrachtet, dann drückt man wieder die "F11-Taste" und schon sehen Sie das Standarddiagramm, das Microsoft definiert hat. Das Ziel dieses Videos ist es, Ihnen zu zeigen, wie Sie über die F11-Taste unser Standarddiagramm bekommen, das ja das werden soll. Wir klicken dazu mit der rechten Maustaste in das Diagramm und sehen "Als Vorlage speichern", ist schonmal ein guter Anfang. Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Überschrift oder auch in die Achsenbeschriftung gehen, dann finden Sie "Als Vorlage speichern" nicht. Man muss schon in das Diagramm klicken, um den richtigen Befehl zu bekommen. Nachdem Sie also auf "Als Vorlage speichern" geklickt haben, öffnet Excel eine Dialogbox und man kann den Namen eingeben: "CO2-Diagramm". Damit es eindeutig zu identifizieren ist, schreibe ich das Wort "Vorlage" dahinter, was aber gar nicht nötig ist. Es ist wichtig, den Pfad hier oben nicht zu ändern. Wenn Sie hier einen anderen Pfad eingeben würden, z.B. einen Netzwerkpfad, dann kann Excel Ihre Vorlage nicht finden, weil es nur in diesem Vorlagenordner sucht, wenn Sie die Vorlage später noch mal aufrufen, und auch keinen anderen Ordner zulässt. Wenn Sie das Diagramm mit Ihren Kollegen teilen möchten, dann müssen Sie die Datei, die wir erstellt haben, aus dem Ordner herauskopieren. Ich kann Ihnen die Pfadeingabe von Windows 8 zeigen, also "C:\User\trainer\AppData.." etc. Wie gesagt, aus diesem Ordner müssten Sie die Datei kopieren und in den gleichen Ordner auf den Rechner Ihres Kollegen kopieren, wobei, wenn Ihr Kollege z.B. "Müller" heißt, hier "Müller" stehen würde, weil Ihr Kollege nicht den gleichen User-Name hat, in meinem Fall ist es "Trainer". Ich kann Ihnen auch gleich sagen, dass solche Tricks wie "Verknüpfungen zu einem Netzwerkpfad" leider nicht funktionieren. Das ist eine Einschränkung, aber vielleicht ist das der Grund, warum Sie Excel 2015 kaufen, wenn es dann vielleicht verbessert wurde. Genug der Anmerkungen, wir klicken erst einmal auf "Speichern" und haben jetzt dieses Diagramm als Vorlage gespeichert. Wenn ich jetzt mein Asien-Abgas-Diagramm erstellen möchte, klicke ich hier rein, auf "Einfügen", "Empfohlene Diagramme", dann muss ich aber, weil es hier leider keine Vorlagen gibt, auf "Alle Diagramme", dann auf "Vorlagen" und Sie sehen schon das Vorlagendiagramm. Das lässt sich mit "Ok" bestätigen und schon ist das Vorlagendiagramm erstellt. Vielleicht wähle ich noch zur besseren Übersicht "Diagramm verschieben", füge "Diag Asien CO2 " ein und schon wird alles übernommen: die manuelle Einstellungen der Achsenformatierung, den Höchstwert 1000. Die Linie wurde übernommen. Es wurde auch übernommen, dass die Diagrammsäulen zusammengeschoben wurden. Also Sie sehen alles viel leichter und schneller, als wenn man alles selber erstellen müsste. Das einzige, was man ändern muss, ist der Diagrammtitel. Den habe ich nämlich vorher manuell vergeben. Das wird nicht übernommen. Das macht auch Sinn, denn die Überschrift ist meistens bei jedem Diagramm etwas anders. Ich möchte schnell noch eine zweite Vorlage erstellen, in der ich die Umsatzzahlen visualisiere. Dazu gehe ich auf "Einfügen", "Empfohlene Diagramme", bestätige mit "Ok", und werde gleich mein Diagramm noch formatieren und so sieht es am Schluss aus. Was habe ich eingestellt? Ich bin erst auf "Diagramm" gegangen, dann habe ich "Diagrammtyp" auf "3D" eingestellt habe anschließend eine Säule markiert, rechte Maustaste, habe "Datenreihe formatieren" gewählt, bin auf die Reihenoptionen, "Zylinder" gegangen. Das habe ich für die anderen Säulen auch noch gemacht, habe anschließend die Farben kräftiger gemacht, die Linien entfernt und habe unter "Effekte" bei Diagrammen festgelegt, dass die 3D-Drehung mit rechtwinkligen Achsen funktionieren soll, damit das Diagramm frontal zu sehen ist. Ich hoffe, Sie haben ein ähnliches Diagramm. Wichtig ist nur, das es sich deutlich von den anderen unterscheidet. Ich werde es wieder als Vorlage definieren: rechte Maustaste, "Als Vorlage speichern", als "Umsatzdiagramm" benennen, und wenn gewünscht, das Wort "Vorlage" hinzufügen. Aber, wie gesagt, ist nicht nötig, nur hier zur Verdeutlichung. Dann sage ich "speichern" und habe dieses Diagramm auch als Vorlage. So können wir auf die nächste Tabelle gehen, nämlich "Umsatz Asien". Ich gehe wieder auf "Einfügen", "Empfohlene Diagramme", "Alle Diagramme", "Vorlagen" und sehe das Umsatzdiagramm, bestätige es mit "Ok". Sie sehen es ist leider nur ein graphischer Fehler. Wenn wir das Originaldiagramm ausgewählt haben, dann ist die rote Linie, die in der Vorschau noch da war, doch nicht da. Auf jeden Fall haben jetzt zwei Vorlagen. Wir haben aber zuvor schon gesagt, dass das Abgasdiagramm in 90% der Fälle verwendet wird, da wir ja im Beispiel in der Abteilung sind, in der die Emissionen für unsere Firma festgelegt werden. Ich möchte also als Nächstes, wenn ich die F11-Taste drücke, dass dieses Diagramm sofort erscheint. Das ist kein Problem. Man bräuchte das Diagramm nicht einmal anzuklicken. Wichtig ist: Wir klicken auf "Diagrammtools", dann "Entwurf", dann "Diagrammtyp ändern", dann auf "Vorlagen" und man sieht unsere beiden Diagramme. In meinem Fall klicke ich mit der rechten Maustaste auf dieses Diagramm, wähle "Als Standarddiagramm festlegen", bestätige mit "Ok". Es kommt leider keine Bestätigung, aber man kann es gleich überprüfen. Wenn ich jetzt auf z.B. "Afrika" gehe, wo ich die passenden Werte finde und die F11-Taste drücke, wird das Standarddiagramm aufgerufen. Ich hoffe, dass Sie das gerade Gezeigte auch bei sich anwenden können, denn es erspart Ihnen ohne Frage sehr viel Arbeit.

Excel 2013 Grundkurs

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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