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Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Vorlagen für Buchungsgruppen erstellen

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Warum kompliziert, wenn es einfach auch geht? Verwenden Sie Vorlagen für die effiziente Verwaltung von Stammdaten in Dynamics NAV 2015.
06:36

Transkript

Im Bereich der Stammdaten Funktionalität und der Stammdatenverwaltung von Microsoft Dynamics NAV führt kein Weg an Buchungsgruppen vorbei. Sie können zwar Debitor und Kreditor in "Artikel und Dienstleistungen" anlegen, aber Sie können diese nicht verwenden, wenn Sie keine Buchungsgruppen konfiguriert haben. Das Thema Buchungsgrupen läßt sich innerhalb der Anwendung auf der einen Seite manuell lösen, also wirklich mit dem manuellen Auswählen bei der Stammdatenerfassung, oder mit sogenannten Vorlagen. Und genau auf diese Vorlagen möchte ich mich in diesem Film konzentrieren. Sie sehen dabei ein kleines Beispiel hier am Bildschirm, nämlich die Vorlage "Debitor Inland". Wie ich dort hin kommen, das zeige ich Ihnen gleich in den nächsten Minuten. Und in der Vorlage "Inland", da sind schon einige Dinge parametrisiert, zum Beipsiel die Geschäftsbuchungsgruppe und die MwST.-Geschäftsbuchungsgruppe, die werden in dieser Vorlage immer mit "national" eben vorgeschlagen und ausgefült und das Ganze kann man, soweit man möchte, eben Feld für Feld entsprechend parametrisieren Das muss also nicht nur unbedingt zwingend eine Buchungsgruppe sein, aber es wird sehr häufig, vor allem für Buchungsgruppen verwendet. In der Praxis sieht das also dann folgendermaßen aus: Ich stehe hier jetzt auf der Kundenkarte, bin also letztendlich, um hier wirklich einmal komplett zurück zu gehen, über die Kundenliste gekommen, über die Debitorenliste, und lege jetzt einen neuen Kunden an. Zunächst nichts Tragisches, also ich lasse hier die Nummer vergeben, je nachdem wie mein Kunde heißt, gebe ich den Namen ein, und jetzt möchte ich so eine Vorlage anwenden und dazu finde ich hier am oberen Rand des Bildschirms innerhalb der Aktionsleiste den Punkt "Vorlage anwenden", und wenn Ihr Administrator Vorlagen konfiguriert hat, dann ich jetzt hier zum Beipsiel die Vorlage "Inland", das war jene Vorlage, die wir vorher gerade am Bildschirm gesehen haben, die kann ich auswählen und entsprechenden Informationen werden mir hier jetzt eingesetzt. Was betrifft das Ganze jetzt? Schauen wir uns ein paar Beispiele an. Wir sehen zunächst, die Geschäftsbuchungsgruppe ist jetzt ausgefüllt, die Debitorenbuchungsgruppe ist jetzt ausgefüllt, die Zinskondition, die Zahlungsbedingung, also je nachdem was der Administrator e ben parametrisiert hat, kann ich an dieser Stelle hier mit Vorlagen arbeiten und muss jetzt nicht den manuellen Weg gehen und hier direkt in den Feldern selbst auswählen, sondern wähle zuletzt nur noch die Vorlage. Wie definiert man jetzt solche Vorlagen? Einer der schnellsten und vermutlich effizientesten Wege, wenn man dazu berchtigt ist, ist vor allem hier eben im Bereich "Vorlagen anweden", das heißt, wir klicken hier mal auf "Vorlage anwenden" und wählen dann den Punkt "neu". Dann bekomme ich einen sogenannten Vorlagenkopf, das heißt, ich vergebe selbst jetzt einen Namen für diese Vorlage. Es wäre für den Benutzer sehr hilfreich, wenn bereits der Name aussagekräftig ist. Also zum Beispiel "Debitor Inland". Und jetzt besonders wichtig hier ist diese "Table ID", dazu muss ich ein bisschen mit der Datenstruktur von Dynamics NAV vertraut sein, nämlich, für welche Tabelle ist diese Vorlage? Im Bereich der Debitoren, das ist sehr einfach, weil das gleich zu Beginn ist, sehen wir, es gibt hier eine Tabelle mit de ID 18. Die wähle ich jetzt mal aus und sage, die Vorlage verwende ich für Debitoren. Sie können aber, um das an dieser Stelle nochmals zu erwähnen, eben auch andere Tabellenvorlagen anlegen. Ja, und nachdem ich hier jetzt die Tabelle ausgewählt habe, habe ich die Möglichkeit, hier unten jetzt die Felder anzugeben. Das heißt, ich klicke hier auf "Feldname", auf den Hyperlink, sollte das aus irgendeinem Grund mit einem Doppelklick nicht klappen, Sie können das auch mit der rechten Maustaste und "Lookup" oder "Erweitertes Lookup" machen. Also, manchmal kommt es eben vor, dass aus irgendeinem Grund hier der Doppelklick nicht geht, deswegen von meiner Seite dieser kleine Tip aus der Praxis. Also, ich klicke hier auf den Hyperlink, und möchte jetzt an dieser Stelle ein Feld aussuchen. Sie werden vermutlich bermerken, dass hier die Felder in Englisch aufgelistet sind. Der Grund dafür liegt letztendlich darin, dass wir uns jetzt wirklich in der Tabelle hier beschäftigen bzw. bewegen. Ich muss mich also, wie ich schon erwähnt habe, ein bisschen mit der Datenstruktur auseinandersetzen. Und ich wähle jetzt mal die Debitorenbuchungsgruppe, also diese "Customer Posting" Gruppe aus. Und ich habe hier jetzt die Möglichkeit, einen Standardwert anzugeben, dass heißt, an dieser Stelle muss ich jetzt vordefinieren, welchen Wert das Feld "Debitorenbuchungsgruppe" dann später haben soll, wenn ein Benutzer diese Vorlage verwendet. Leider ist es an dieser Stelle nicht möglich, hier eine Auswahl zu erhalten, das heißt, ich muss die Gruppen kennen. In diesem Fall könnte ich also "Inland" eingeben, aber vielleicht gleich zu Beginn vorweg, was passiert, wenn Sie einen Begriff eingeben, der nicht existiert? Dann erhalten Sie hier eine Fehlermeldung mit dem Hinweis, dass diese Gruppe "Test" nicht vorhanden ist. Das Ganze hier nochmals aktualisieren. Wenn ich jetzt es ordnungsgemäß durchführe, also zum Beispiel mit der Gruppe "Inland", dann bekomme ich diese Fehlermeldung selbstverständlich nicht. Ich definiere also hier meinen Vorlagenkopf und dann die entsprechenden Felder dazu und gebe je nachdem, welche Werte ich möchte, sogenannte Standardwerte vor. Ja, und wenn ich das Ganze hier vordefiniert habe, egal ob jetzt für Kunden, Lieferanten, Artikel oder eben auch andere Tabellen, dann kann ich diese Vorlagen verwenden. Und damit wir hier das jetzt noch besser und anschaulicher nachvollziehen können, verwenden wir für diesen Kunden jetzt diese Vorlage. Also aktuell eine kurze Überprüfung haben wir ja vorher schon eine Vorlage verwendet, daher lösche ich diese ganzen Begriffe hier nochmals weg, dann müssen wir keinen neuen Kunden definieren. Ja, das Ganze mal aktualisieren...so! Also, das ist unser neuer Kunde, der hat derzeit keine Debitorenbuchungsgruppe. Allerdings werden wir das jetzt ändern. Wir wählen die Aktion "Vorlage anwenden", und zwar die Vorlage, die wir selbst definiert haben, und bestätigen die Auswahl mit "OK". Und aufgrund des vordefinierten Feldes "Debitorenbuchungsgruppe", ist dieser Kunde jetzt mit dem Wert "Inland" in diesem Feld ausgestattet und für uns ist das Ganze ein bisschen einfacher geworden in der Verwaltung, in der Anlage des Debitors, da wir jetzt nicht Feld für Feld selbst durchgehen müssen, sondern diese vordefinierten Felder hier einsetzen. Diese Stammdatenvorlagen können mir also dabei helfen, zum Beispiel diese Buchungsgruppen vorzudefinieren und ich erspare mir damit, jedes einzelne wichtige oder relevante Feld manuell auszufüllen, sondern wenn es sich vorparametrisieren läßt, dann wende ich einfach eine Vorlage an und diese Vorlage füllt mir die entsprechenden Felder automatisch innerhalb der Karte aus.

Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Lernen Sie den Umgang mit Dynamics NAV 2015 kennen. Sie erfahren, wie Sie die Software mit verschiedenen Endgeräte nutzen, Stammdaten verwalten und effizient arbeiten.

3 Std. 37 min (35 Videos)
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