Visio 2013 Grundkurs

Vorlage: Gantt-Diagramm

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Das "Gantt-Diagramm" erfüllt die Funktion eines Projekt-Managers. Sehen Sie in diesem Video, wie Sie ein Gantt-Diagramm erstellen, Aufgaben damit verknüpfen und mit Informationen verbinden und es sogar in Projekte exportieren können.
11:24

Transkript

Microsoft-Visio ist sicherlich kein Programm, mit dem man Projektmanagement durchführen kann. Natürlich gibt es die Möglichkeit Gantt-Diagramme zu erstellen, wie Sie hier im Hintergrund sehen. Aber komplexe Projektberechnungen, d.h. vom Anfang zum Ende durchkalkulieren, Ziele setzen, Ressourcen verteilen, mit verschiedenen Kalender arbeiten usw. dafür ist Visio sicherlich nicht das richtige Programm. Da sollten Sie auf den größeren Bruder, auf Microsoft Project, zugreifen. In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie man ein solches Gantt-Diagramm, das Sie hier am Bildschirm sehen, mit verschiedenen Stufen, mit Meilensteinen mit Verknüpfungen usw. wie man so etwas erstellt und worauf dabei zu achten ist. Um so ein Gantt-Diagramm zu erstellen, ich schiebe es mal zur Seite... starten Sie in Visio die richtige Vorlage, indem Sie auf "Datei", "Neu", aus den "Kategorien" ganz unten... aus den Kategorien "Terminplan" das Gantt-Diagramm herholen oder die Vorlage mit dem Namen "Gantt-Diagramm". Damit erstellen wir eine neue Zeichnung. Beim Öffnen der Vorlage fällt auf, dass er mich abfragt nach den Gantt-Diagramm Optionen, oder ganz genau von wann bis wann das Projekt durchgeführt werden soll. Wir beginnen in diesem Jahr, ich sag mal im Oktober, d.h. beispielsweise am 01.10.2013 und ich glaub wir brauchen etwa bis 01.03.2014. So lange wird unser Projekt dauern. Ich möchte das Ganze in Monats- und Tageseinheiten darstellen Ist ok. Tage, Stunden. Passt auch, wunderbar. Und bei "Format" fragt er mich noch nach Beschriftung, Darstellung usw. Das kann ich im Nachhinein ändern, Sicherlich haben Sie schon die Registerkarte "Gantt-Diagramm" entdeckt, über die Sie die Optionen natürlich ändern und modifizieren können. Mit einem "OK" bestätige ich das Ganze. Der Assistent startet und liefert mir bereits ein kleines tabellenartiges, ein bisschen an Project erinnerndes Gerüst. Die blaue Farbe gefällt mir nicht. Die kann ich natürlich ändern, indem ich über "Entwurf" die "Designs" wegnehme und hier einfach ein "Kein Design", also ohne Design, die Standardfarben, die Visio vorgesehen hat, auswähle. Okay. Sie sehen am linken Rand in dieser Tabelle die entsprechenden Projektnamen, ich vergrößere sie mal. Und kann hier nun die einzelnen Aufgaben nacheinander eintippen. Beispielsweise wir fangen an mit einem neuen Videotraining. Ich sag mal hier "Bedarf ermitteln". Und für die Bedarfsermittlung, die wir am 01.10. beginnen, vermute ich mal, dass wir etwa fünf Arbeitstage brauchen. Fünf Tage. Wenn ich das Textfeld verlasse, rausklicken oder "Escape", dann stellen sie fest: aha, er macht den Balken länger und fünf Tage...1-7, das ist doch nicht 5. Aber wenn Sie genau hinschauen, der 5. und 6. ist ein Samstag/Sonntag, d.h. fünf Tage bedeutet natürlich fünf Arbeitstage. 1.,2.,3.,4. und der 7. Oktober, das sind genau fünf Tage. Cleveres Kerlchen, der rechnet mit. Als zweiten Projektstein, als zweite Aufgabe, lege ich einmal fest, wir müssenn eine Qualifikationsmatrix... "Qulimatrix" erstellen. Die beginnt sagen wir mal am 07.10. 07.10.2013... Und ich will zeigen, dass ich auch Anfang bzw. Ende hier eintragen kann. Ich vermute, dass wir zwei Tage dafür brauchen bis zum 08.10.2013. Sobald ich dieses Datum eingetragen habe, die Zelle verlasse, stellen Sie fest er berechnet die Anzahl der Tage, d.h. die beiden Felder hängen miteinander zusammen und natürlich auch den Balken, den er hier mir zeichnet. Jetzt stelle ich fest, hmm... Hier hören wir ja am 7. auf, d.h. wir können frühestens am 8. anfangen, d.h. ich hätte eigentlich ganz gerne eine Ende-Anfang-Beziehung. Also sobald die erste Aufgabe zu Ende ist, dann erst darf er die zweite Aufgabe beginnen. Nun, auch das funktioniert recht einfach. Ich markiere diesen Balken, ich markiere diesen Balken, und kann nun die beiden Balken über die rechte Maustaste Na, er ist ein bisschen störrisch... über die rechte Maustaste miteinander verknüpfen. Und Sie sehen was passiert, er sagt: Okay, dann können wir hier frühestens am 8. anfangen. Zwei Tage wollte er haben. Und die beiden Beziehungen, die beiden Aufgaben sind nun miteinander verknüpft. So, danach haben wir eine dritte Aufgabe. Wir müssen noch die "Festlegung der Mitarbeiter", die dafür verantwortlich sind, bestimmen. Dafür brauchen wir drei Tage. Schließlich haben wir noch einen "Terminplan zu organisieren". Das dürften wir an einem Tag schaffen. Und wir müssen eine "Interne Qualifizierung" durchführen. Dafür veranschlage ich mal weitere fünf Tage. Auch die einzelnen Aufgaben möchte ich nun miteinander verknüpfen. Ich lass ihn doch das Datum berechnen, d.h. ich markiere den ersten Balken, mit gedrückter "Shift"- oder "Strg"-Taste den zweiten Balken und kann nun die Aufgaben miteinander verknüpfen. Noch einmal. Ich markiere den Balken und den Balken. Ich kann leider nicht alle auf einmal miteinander verknüpfen, weil er sonst davon ausgehen würde, aha, das Ende von diesem Balken ist der Anfang von diesem und von diesem und von diesem. Und d.h die würden parallel zueinander anfangen. Das ist ja nicht richtig. Sondern das Ende ist hier der Anfang. Ich muss nacheinander vorgehen und die Aufgaben miteinander verknüpfen. Sie finden das Verknüpfen auch in der Registerkarte "Gantt-Diagramm", Dort haben Sie auch ein Verknäpfen-Symbol. Hier und hier. Und ich nehme mal das Symbol. Auch so kann das verknüpfen. Hätte ich nun für die erste Aufgabe etwas mehr Zeit benötigt, d.h. würde ich diesen Balken etwas größer ziehen, So mit der Maus einen Tag mehr. Sie sehen was passiert: Sämtliche Balken verschieben sich nach hinten, die Dauer bleibt jeweils die Gleiche. Hier wird die Dauer neu berechnet. Sechs Tage statt fünf Tage und die Datumsangaben werden neu in die Felder hineingeschrieben. So jetzt fehlt mir aber nach der internen Qualifizierung noch ein Meilenstein. Meilenstein im Projektmanagement sind definiert als Aufgabe, die keine zeitliche Dauer haben, d.h. die normalerweise mit 0 Stunden oder 0 Tagen festgelegt werden. Das heißt hier machen wir eine kurze Pause und halten inne oder blicken zurück oder nach vorne. Das heißt ich möchte ganz gerne hier eine neue Aufgabe einfügen. Nun, rechte Maustaste. Dann kann ich hier eine neue Aufgabe hinzufügen. Das finden Sie natürlich auch oben in der Symbolleiste. Dummerweise macht er die Aufgabe vor dieser Aufgabe. Aber fast kein Problem. Ich kann diese Aufgabe markieren und einfach mit der Maus nach oben ziehen. Jetzt sitzt sie hier, weil ich brauche hier einen Meilenstein. Ich brauche hier mal einen Stopp, eine Rückbesinnung, ich nenn's mal "Rückblick" auf das, was wir gemacht haben. Und dieser Rückblick soll keine zeitliche Dauer haben. Ich setze ihn mal auf 0 Tage. Und Sie sehen, was passiert: Dadurch wird automatisch ein Meilenstein-Symbol verwendet. Das kann man durch die Optionen, über die Diagramm-Optionen auch festlegen was für ein Symbol er verwendet. Normalerweise nimmt man für Meilensteine solche schwarzen Rauten. Das ist prima. Und das Datum des Meilensteins setzen wir hier natürlich auf den 23.10. 20.10.2013. Und zack, sitzt das jetzt ziemlich weit rechts in unserem Diagramm. Und so weiter, und so weiter. So kann ich die einzelnen Aufgaben hinzufügen. Kann also neue Aufgaben verwenden. Kann Anfang und Ende definieren. Kann die Beziehungen festlegen zwischen den Aufgaben und so weiter... Ein paar Kritikpunkte hab ich schon an diesem Gantt-Diagramm oder andersherum, wenn Sie jemals mit Project gearbeitet haben, dann werden Sie schnell stutzig werden und werden fragen. Frage 1: Ok, Ende-Anfang ist prima. Aber gibt es auch Ende-Ende? Beispielsweise am Ende unserer Messe, muss auch der Verkauf zu Ende sein. Wenn die eine Aufgabe zu Ende ist, endet auch die andere Aufgabe. Die Antwort ist: Nein, das geht nicht. Es gibt keine anderen Beziehungen. Es gibt also keine Anfang-Ende oder Anfang-Anfang Beziehung, sondern eben nur Ende-Anfang. Zweitens: Manchmal brauche ich Pufferzeiten. Manchmal sage ich nachdem die eine Aufgabe zu Ende ist, brauche ich mindestens drei Tage Wartezeit, die mit keiner konkreten Aufgabe belegt ist. Dann erst kann die nächste Aufgabe beginnen. Solche Pufferzonen, Pufferzeiten gibt es hier leider auch nicht, beispielsweise beim Hausbau. Nachdem der Estrich gelegt ist, brauche ich drei Tage Zeit zum Trocknen, dann erst kann ich tapezieren. Geht nicht, gibt es nicht. In Project kann ich durchkalkulieren, kann ich mit Kalendern arbeiten, kann ich Ressourcen verwalten, kann ich Zeiten, Gelder usw. durchkalkulieren. Das geht hier auch nicht. Sie können leid keine Informationen, keine Daten dranhängen. Visio ist hier kein Kalkulationsprogramm. Ich kann damit keine konkrete Projektplanung durchführen. Ich kann es nur visuell, eben Visio, darstellen. Für ein kleines oder mittelgroßes Projekt, um dem Chef mal zu präsentieren, worum es eigentlich geht, wann wir geplant haben fertig zu sein, wie die einzelnen Stufen sind, usw. Das heißt also mit andern Worten: Für großes Projektmanagement ist Microsoft Visio mit seiner Vorlage "Gantt-Diagramme" nicht geeignet. Dennoch, wenn Sie sich jetzt entschließen, ich möchte gerne diese Datei in eine Project-Datei umwandeln, Nun, dann können Sie diese Daten exportieren. Das möchte ich mal nicht an diesem kleinen Beispiel, sondern an meinem etwas Größeren zeigen. Das hole ich mal wieder rein. Das war das Beispiel, was Sie am Anfang gesehen haben. Sehr ähnlich zu dem, was ich gerade gemacht habe. Und exportiere hier die Daten. Er fragt mich: Als Excel? Nein, ich nehme gleich eine Project-Datei. Weiter... weil ich es schon einmal ausprobiert habe. Da hat er hier den Namen eingetragen. Prima, mach nochmal. Weiter. Und "Fertig stellen". Er rechnet ein klein bisschen und sagt mir dann das Projekt wurde erfolgreich exportiert. Ich zeige Ihnen mal das Ergebnis. Ich hole den Windows-Explorer hier rüber. Hier hat er die Projektdatei erstellt. Und wenn ich die öffne startet er Project. Zeigt mir hier diese einzelnen Aufgaben. Diese einzelnen Vorgänge, wie er sie in Project nennt. Und Sie sehen hier, er beginnt im Mai 2013. Wir haben aber im Oktober angefangen. Das heißt ich muss etwas nach rechts fahren. Rechts, rechts, rechts... Ich schiebe das Ganze nach rechts, rechts, rechts, rechts. Gleich kommt's, aha ! Da sind meine Balken mit den Beziehungen mit den Verknüpfungen untereinander. Und da kann ich jetzt professionelles Projektmanagement machen, d.h. hier habe ich Daten in einer Project-Datei, in der ich sie weiter verarbeiten kann. Das heißt also mit anderen Worten, ich kann Visio-Dateien sehr wohl exportieren, wenn ich mich entschließe, doch mit dem großen Bruder Project weiterzuarbeiten.

Visio 2013 Grundkurs

Erlernen Sie in diesem Grundlagen-Training für Visio 2013 alle wesentlichen Arbeitstechniken, um anschließend logische oder physische Sachverhalte visualisieren zu können.

5 Std. 9 min (47 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.08.2013

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