Visio 2013 Grundkurs

Vorlage: funktionsübergreifendes Flussdiagramm

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Das "funktionsübergreifende Flussdiagramm" verfügt über einige Besonderheiten, die Ihnen hier erklärt werden.
11:06

Transkript

Kennen Sie das? Tür geht auf, Chef stürmt hinein, knallt mir etwas auf den Tisch mit der Bitte "Kann ich das schnell haben? Möglichst schnell?" Und ordentlich soll es auch noch sein. Und bevor ich irgendetwas sagen kann, ist er schon wieder draußen und die Tür ist zu. Schaue mir die Zeichnungen an, die er geskribbelt, skizziert per Hand geschrieben hat. Was will er? Er will ein Flussdiagramm haben. Er möchte ein ein Ablaufdiagramm, auch noch mit Bändern, mit sogenannten 'swim lanes', in denen der Verantwortliche bzw. Anmerkungen zu den entsprechenden Verfahrensabläufen, drin stehen. Ob ich das schaffe? Was hat er gesagt? Schnell und auch noch ordentlich? Ganz so schwierig ist es auch nicht. Wir schauen uns das in aller Ruhe an, wie man so etwas erstellt mit keinem Chef, der hinter uns steht. Dazu schiebe es mal zur Seite. Ich bin nun in Visio und um so ein Ablaufdiagramm zu erstellen, öffne ich in Visio über 'Datei', 'Neu', aus der Kategorie 'Flussdiagramm' die richtige Vorlage, die da heißt: 'Funktionsübergreifendes Flussdiagramm'. Und damit erstelle ich ein neues Diagramm. Wie Sie sehen, wurde das Diagramm bereits im Hochformat geöffnet. Mit zwei Bändern, mit zwei swim lanes. Ich brauche aber drei. Kein Problem. An der Vorlage hängt auch noch die Schablone 'Funktionsübergreifende Flussdiagramm-Shapes'. aus der ich das entsprechende Shape auf's Zeichenblatt ziehen kann, aber nicht hier hin sondern hier hin. Und die Position ist egal, denn sobald ich es los lasse, dockt es sich an und richtet sich auch gleich richtig aus, bzw. passt die Größe den anderen Shapes an. Und wenn ich jetzt das mittlere Shape markiere, das mittlere habe ich gesagt, kann ich das mittlere etwas vergrößern, weil weil hier das eigentliche Leben statt findet. Hier kommen die eigentlichen Prozesse rein. Wunderbar. Ich bin sicher, dass sich die blaue Farbe noch durchziehen wird. D.h., im nächsten Schritt schalte ich mal das Design aus, das voreingestellt ist, denn würde ich auf diese Schablone gehen, sehe ich auch hier: Alle Shapes sind schon blau vorformatiert, weil in der Registerkarte 'Entwurf' ein Design für mich vorausgewählt wurde. Das mag ich nicht. Ich möchte gern 'Kein Design' haben. Ich hätte ganz gern nüchterne schwarze Linien, schwarzen Text, weißen Hintergrund. Und das passt. Und deshalb nehme ich das Design mit dem Namen 'Kein Design'. So. Klasse. Nun kann ich das Diagramm beschriften, d.h. nun kann ich die Shapes, die schon auf dem Zeichenblatt liegen, mit einem Text versehen. Dazu markiere ich das entsprechende Shape und kann anfangen, den Text einzugeben, beispielsweise: "Einarbeitung neuer Mitarbeiter". Weiter unten, das erste Funktionsband, das erste swim lane. Das erste Band soll beschriftet werden mit: "Verantwortung". Das mittlere soll beschriftet werden mit: "Verfahrensablauf". Und schließlich das letzte mit: "Bemerkungen". So ist es häufig auch Usus: Drei solcher Bänder darzustellen, in denen diese Dinge stehen. Dann ziehe ich die Shapes, die einzelnen Elemente, auf das Blatt und ich fange mit dem Prozess an. Einen weiteren Prozess und diese dynamische Gitter hilft mir hierbei. Dann kommt eine Entscheidung. Auf der linken Seite steht auch wieder ein Prozess. Weiter unten kommt auch noch ein Prozess. Den Prozess brauche ich mehrmals, d.h. diesen Prozess kann ich mit gedrückter Steuerungstaste nach unten duplizieren. Zweimal wiederholen. Dann kann ich eine Entscheidung einfügen. Auf der linken Seite wieder einen Prozess einfügen. Was brauchen wir noch? Ich hätte ganz gern noch ein Sechseck für die Einweisung. Hier brauche ich noch eine weitere Entscheidung. Ich hole mir noch eine Entscheidung. Da habe ich zu früh losgelassen. Einen Prozess brauche ich noch. Und jetzt sehe ich: Oh, der Platz geht aus. Aber das macht fast gar nichts. Das werden wir gleich noch einmal ordentlich hinsetzen. Wichtig ist, dass das unterste Shape hier am unteren Rand ist. Sie sehen, dass das Blatt automatisch vergrößert wurde. Das soll nicht sein, also muss ich das Blatt wieder per Hand verkleinern. So hätte ich das Ganze. Damit ich schon mal einen kleinen guten Überblick habe, kann ich diese ganzen Shapes hier markieren. Das heißt: Ich fange vielleicht hier mit dem Markieren an. Wie Sie sehen: Die auf der linken Seite werden nicht markiert. Sondern nur die aus dem mittleren Band. Und diese Shapes kann ich jetzt alle noch einmal zur Sicherheit, 'Start', ausrichten: Zueinander horizontal ausrichten, also zentrieren. Und zum zweiten: Das, was ich per Hand nicht geschafft habe. Die Abstände gleichmäßig vertikal verteilen. Wunderbar. Jetzt stimmen natürlich diese beiden Shapes nicht mehr, aber fast kein Problem. Die kann ich jetzt wieder zu den anderen ausrichten. Und dazu vergrößere ich den Zoom ein bisschen. Die Entscheidung soll bleiben. Das Prozess-Shape soll auf die gleiche Höhe angehoben werden. Und mit F8 oder über 'Ausrichten', kann ich es direkt mit einem Klick ausrichten. Wunderbar. Hier das Gleiche noch einmal: Dieses Shape bleibt, dieses SHape kommt hinzu, Ich wiederhole diese Aktion mit F4 auf die gleiche Höhe. Prima. Klasse. Die Reihenfolge ist egal, ob Sie zuerst beschriften, ob sie erst Verbinder ziehen, ob Sie es erst ordentlich machen. Das ist egal. Ich mache mit den Verbindern weiter, d.h. ich hole mir den Verbinder, verbinde diese Shapes miteinander Ich verbinde von links nach rechts, verbinde von oben nach unten. Von oben nach unten, usw. Und den Rest schenke ich mir jetzt. Das können Sie selbst machen. Sie haben verstanden, wie es funktioniert. Ich möchte jetzt von diesen Shapes, die ich noch einmal markiere, an die Shapes Pfeilspitzen natürlich anhängen, d.h. ich markiere diese ganze Gruppe hier und formatiere es über 'Linie', mit Pfeilen, mit Pfeilspitzen am Ende. Da ich die Linie von links nach rechts gezogen habe, wird die Pfeilspitze ans rechte Ende angelegt, d.h. eben ans Ende. Jetzt habe ich ganz oben noch so einen Beginn, der hier mit einer Doppellinie gekennzeichnet ist. Ich könnte ich das natürlich über zwei Linien selbst malen oder ich gehe auf die Suche, denn vielleicht gibt es über 'weitere Shapes' in der Kategorie 'Flussdiagramm'. Was könnte es denn geben? Vielleicht unter 'Verschiedene Flussdiagramm-Shapes' Und tatsächlich: Da ist ein offenes Rechteck. Das wollte der Chef doch haben. Und füge einfach dieses Shape ein, etwas schmaler. Sie sehen auch hier: Das Blatt wurde dummerweise automatisch vegrößert Das wollte ich nicht. Ich muss es per Hand wieder verkleinern. Oder ich müsste es mit 'Rückgängig' das Ganze rückgängig machen. Hier muss ich den Zoom vergrößern, weil ich den Rand schlecht erreiche. Wahrscheinlich ist das Shape noch zu groß. Jetzt kann ich's verkleinern. Und jetzt kann ich den Rand auch hier wieder etwas verkleinern. Für die Texte links und rechts kann ich freie Textfelder einfügen, indem ich über 'Text' hier einen Kasten aufziehe, und kann Sachen hineinschreiben. Hier ist unserer Abteilung verantwortlich. Ich nenne sie mal 'GL'. Hier ist der Fachbereichsleiter verantwortlich. Hier ist QMB verantwortlich. Wer auch immer das sein mag, usw. Und hier auf der anderen Seite, 'Bemerkungen'. Da hätte ich noch ganz gern ein Zeugnis und einen Lebenslauf. Hier hätte ich ganz gern eine Priorisierung der relevanten Kapitel, usw. Damit die Texte natürlich auch wieder schön bündig untereinander stehen, kann ich sie markieren. Ich kann sie wieder mit F8 ausrichten. So wären sie Mitte-Mitte. Oder ich kann die Texte natürlich auch linksbündig formatieren. Dann stehen sie eben am linken Rand. Hier das gleiche Spiel: Ich kann die Texte zueinander wieder ausrichten. Und kann die Texte intern wieder linksbündig formatieren. Da ich hier Textfelder genommen haben, haben diese Textfelder natürlich keine Linien außen herum und auch keine Füllfarbe. Dieses offene Rechteck hat jetzt bereits eine Verbinderlinie. Falls es die nicht gehabt hätte, hätte ich natürlich noch einmal einen Verbinder nehmen müssen und erstaunlicherweise, ich entferne sie mal, Erstaunlicherweise, Verbinder, dieses Shape hat links, rechts, oben, unten ein Verbinder. Und da kann ich es natürlich hier andocken. Die Linie müsste ich noch einmal formatieren, weil es später hinzu kam. d.h. über 'Linie' bekommt diese Linie Pfeile, Pfeilspitzen ans Ende. Klasse. Ich gehe zurück auf meinen weißen Mauszeiger und schaue mir an: Die Abstände stimmen nicht. Ok. Da muss ich noch einmal Hand anlegen. Da muss ich noch einmal sämtliche Shapes markieren, d.h. am besten von unten nach oben, nicht das ich aus Versehen auf das Band komme. Der Oberste bleibt oben, der Unterste unten. Ok, ich kann es noch ein bisschen raufschieben, aber es bleibt so. Und ich positioniere sie jetzt neu, ich verteile sie neu. Sie sehen, was passiert: Diese Entscheidung ist ein bisschen nach oben gerutscht, d.h. der Prozess steht zu weit unten, also müsste ich hier noch einmal markieren Dieses Shape wird mit F8 auf die gleiche Höhe ausgerichtet. Hier unten das Gleiche noch einmal: Das könnte sogar passen. Ich wiederhole. Nein, es zuckt ein bisschen. So ist es 100% exakt. Werfen wie noch einmal einen Blick auf das ursprüngliche Diagramm. So sah es aus: Und Sie sehen: Innerhalb von fünf, naja, sieben Minuten, haben wir das Diagramm erstellt und wenn wir eine Shape vergessen haben, kein Problem, wir ziehen das Shape einfach rein Wir müssen es halt noch einmal ausrichten, einmal verteilen. Vielleicht noch einmal die anderen Shapes zu dem ersten verteilen. Sie sehen: Ich habe hier auch mit Hilfslinien gearbeitet. Damit es wirklich ganz ordentlich ist, ganz genau ist. Hier wurde mit Sicherheit ausgerichtet, wie Sie sehen. Damit es schön klar, ordentlich, gut strukturiert ist. Werfen Sie doch einmal einen Blick darauf und dann ab die Post. Dann kann sich der Chef freuen.

Visio 2013 Grundkurs

Erlernen Sie in diesem Grundlagen-Training für Visio 2013 alle wesentlichen Arbeitstechniken, um anschließend logische oder physische Sachverhalte visualisieren zu können.

5 Std. 9 min (47 Videos)
Visio 2013 Grundlagen
Liliane D.
Sehr schönes Video - angenehme Stimmte - sehr gut erklärt.


 
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Erscheinungsdatum:08.08.2013

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