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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Vorbereitung zur Vertragsverwaltung im Kundendialog

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Zur Einführung erfolgt eine Zusammenfassung der Anforderungen des Kunden. Zusätzlich sammeln Sie erste Ideen zur Umsetzung der Anforderungen mit SharePoint.

Transkript

Da ich soeben das Kundengespräch zur Erstellung unserer Vertragsverwaltung absolviert habe, möchte ich zunächst einmal die wesentlichsten Anforderungen meines Kunden zusammenfassen. Während ich das tue, werde ich auch direkt ein kleines Brainstorming starten, um direkt einige Funktionalitäten und Lösungsmöglichkeiten aufzuzählen, mit denen man den geäußerten Anforderungen begegnen könnte. Zunächst möchte der Kunde eine Möglichkeit bekommen, unterschiedliche Vertragsarten zu verwalten. Da fallen mir als Sharepoint-Berater natürlich sofort die Inhaltstypen ein. die man wunderbar dazu verwenden kann, um unterschiedliche Inhalte getrennt zu behandeln und vor allem später bei der Verarbeitung auseinanderzuhalten. Als nächstes möchte der Kunde eine Möglichkeit haben, eine personalisierte Wiedervorlage zu pflegen. Dies ist, denke ich, mit einer Aufgabenliste mit einer gefilterten Ansicht durchaus einfach abzudecken. Konkrete Gedanken werde ich mir über die technische Umsetzung der Wiedervorlage machen. Als nächstes ist ein Genehmigungsprozess für Verträge gewünscht. Hier steht zum einen der Standard-Genehmigungsworkflow aus dem Sharepoint Designer oder auch die Standard-Elementefreigabe aus einer Liste oder Dokumentenbibliothek im Raum. Als nächstes möchte der Kunde eine Suchfunktionalität innerhalb der Vertragsverwaltung gesichert wissen. Hier, denke ich, können wir sehr viel Funktionalität aus Sharepoint 2013 in die Verwaltung einfließen lassen, um später unterschiedliche Verträge und auch Dokumente aus Verträgen gezielt suchen, finden und auseinanderhalten zu können. Weiterhin hat der Kunde den Wunsch geäußert, eine übersichtliche Anzeige auslaufender Verträge zu bekommen. Hier könnte man natürlich mit Inhaltsabfragen arbeiten oder eben auch mit der Suche. Hier wäre es mit der Inhaltsabfrage relativ einfach zu behandeln, da wir nicht ganz so viel konfigurieren müssen. Bei der Suche müssten wir etwas mehr konfigurieren, aber dafür wäre es dann auch deutlich stabiler, performanter und auch deutlich flexibler und hübscher. Dann möchte der Kunde eine Statusanzeige für Verträge. Er möchte aus der Vertragsverwaltung also Informationen aggregrieren und diese Informationen zur Entscheidungsunterstützung nutzen, um zum Beispiel zu analysieren, wie viele Wiedervorlagen oder wie viele Warnung vor bald ablaufenden Verträgen gibt es in der Applikation? Und wo sind die Grenzwerte, sprich, ab wann wird ein kritischer Wert erreicht, wenn entsprechende Aktivitäten gehandhabt werden sollen, um diesem Problem zu begegnen. Dann als nächstes sollen innerhalb eines Vertrages mehrere Dateitypen bestehen können. Das heißt, jetzt sind wir definitiv bei der Fragestellung, auf welcher Ebene bilden wir den späteren Vertrag ab. Potentiell gibt es natürlich die Möglichkeit, einen logischen Vertrag über eine Dokumentenbibliothek oder über einen Ordner oder über eine Dokumentenmappe abzubilden. Ich würde sagen, die Dokumentenbibliothek fällt hier raus, weil wir nicht die Möglichkeit haben, eine Dokumentenbibliothek über einen Genehmigungsworkflow zu genehmigen beziehungsweise zu approven. Das heißt, die Idee können wir direkt einmal verwerfen. Übrig bleiben noch die Ordner und die Dokumentenmappen. Tendentiell sehe ich die Dokumentenmappen für diesen Fall als den besseren Weg, weil wir hier die Möglichkeit haben, Eigenschaften der Dokumentenmappe auf Ordner, die in der Mappe enthalten sind, herunterzuvererben. Auf die darin enthaltenen Dokumente, was in einem Ordner so nicht möglich ist. Grundsätzlich gehe ich davon aus, dass ich die Ordner oder den Folder Content Type innerhalb von Document Libraries oder Dokumentenbibliotheken deaktivieren werde, um später sicherzustellen, dass die Struktur innerhalb der Dokumentenbibliothek flach bleibt. Zuletzt möchte der Kunde in der Lage sein, Vertragspartner zu verwalten. Das, denke ich, kann man in einer Kontaktliste relativ gut abbilden. Wir müssen natürlich nur einen effizienten Weg finden, diese Vertragspartner in Form von Kontakten später effizient mit den jeweiligen Verträgen schon im Moment der Erstellung des Vertrags zu verknüpfen. Mit diesen Anforderungen und Lösungsideen im Gepäck werde ich mich nun in die Planung der Vertragsapplikation begeben.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

5 Std. 46 min (69 Videos)
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