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Office 365: Excel Grundkurs

Voraussetzung Nr 2: keine Leerzeilen

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Die zweite Voraussetzung ist, dass die Datenbank keine Leerzeilen und Leerspalten enthält. Wieso das so ist, zeigt dieser Beitrag.
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Transkript

Die zweite Voraussetzung besagt, dass Sie keine Leerzeile oder auch keine Leerspalte innerhalb Ihrer Tabelle haben dürfen. Warum? Am besten ist natürlich wieder zu sehen, wenn wir es falsch machen. Ich habe hier bei meinen Außendienstlern eine Leerzeile eingefügt. Warum könnte ich das gemacht haben? Ja vielleicht weil ich meine guten Mitarbeiter von meinen schlechten Mitarbeitern trennen möchte. Wenn Sie das aber so machen, dann heißt das für Excel Sie hätten einen Mitarbeiter, der weder einen Nachnamen hat, noch einen Vornamen, noch eine Straße und so weiter und so fort. Excel interpretiert das so, als möchten Sie sozusagen die beiden Tabellen trennen. Denn wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der nicht existent ist, dann sagt Excel naja, dann ist die Tabelle halt hier zu Ende. Deshalb eine ganz wichtige Aussage Sie trennen also zwei Tabellen durch eine Leerzeile und analog werde ich Ihnen auch gleich zeigen, durch eine Leerspalte. Wie immer kann natürlich mein Feature Als Tabelle formatieren helfen. Ich klicke hier oben einfach mal rein sage Als Tabelle formatieren klick dadrauf und schon sehen Sie umrand er nur den oberen Bereich der Tabelle, hier sagt er, hier unten ne diese Tabelle interessiert mich gar nicht und wenn das natürlich nicht sofort sichtbar ist, stellen Sie sich vor, die achte Zeile wäre vielleicht hier unten bei 30, dann würde Ihnen das gar nicht auffallen. Wenn Sie zu schnell OK klicken, schon wäre im Grunde genommen die ganze Geschichte passiert, denn was wäre die Folge? Das kann man nicht nur an diesem Feature Als Tabelle formatieren sehen, sondern ich mache es auch nochmal in einem anderen Feature sichtbar. Nämlich würden Sie auf Daten gehen und dann filtern, das hätte ich natürlich auch gleich gemacht wenn ich das Feature Als Tabelle formatieren jetzt durchgezogen hätte. Aber hier will ich es auch mal zeigen, das heißt, wenn man hier drauf geht, dann sehen Sie, zeigt der hier oben den Filter. Wenn ich jetzt aber sage ich hätte gerne alle die gesehen, die in Berlin wohnen, dann zeigt da, aha den gibt's gar nicht, ja woran liegt das? In der Tabelle befindet sich nämlich nur Ludwigshafen, Heidelberg und so weiter und sofort, die Berliner sind hier unten. Umgekehrt könnte man sagen, oh ich möchte nur die sehen, die aus München jetzt kommen. Klickt man drauf, dann sagt, ich hätte gerne alle, halt, umgekehrt jetzt sagt, Alles anwählen und dann da unten München. Wenn ich dann sage okay, sehen Sie, dann steht aber auch noch die Düsseldorfer, Berliner da. Ja, Sie sehen es eindeutig, ich wiederhole es nochmal, weil er das natürlich als zwei Tabellen auffasst. Wichtig ist aber auch, dass Leerzeilen per definitionem nichts unbedingt schlecht sind. Ich möchte mal anderes Beispiel machen. Ich habe hier diese Tabelle und da sehen Sie, habe ich hier in der ersten Zeile sozusagen eine eigenständige Tabelle. Dort stehen nämlich die ganzen Daten drin, was mit der zweiten Tabelle alles so los ist. Was heißt, es gibt ein Bearbeiter, den aktuellen Stand, den Kontrolleur und so weiter und so fort. Das heißt, wenn ich jetzt hier auf die Idee käme, zu filtern, sehen Sie, werden die Filter sofort in die aller erste Zeile getan. Ich hätte auch wieder umgekehrt sagen können, Start, Als Tabelle formatieren und dann wähle ich zum Beispiel mal dieses Grün. Dann sehen Sie auch das Feature hier schlägt vor, aa in der ersten Zeile sind die Überschriften, nein, das ist natürlich nicht richtig. Deswegen sage ich hier mal Abbrechen, würde wirklich eine Zeile hier einfügen und das ist ja genau das was ich will. Ich möchte, dass die obere Tabellen durch die Leerzeile von der unteren Tabelle getrennt wird. Wenn ich jetzt hier reinklicke und sage Als Tabelle formatieren, schlägt das mir richtig vor, ja, ich hätte es auch wieder nur kürzer machen können über Daten und Filter und jetzt ist alles richtig. Übrigens damit ist auch noch eine andere Frage geklärt. Denn manchmal könnte man auf die Idee kommen und zu sagen ja, ich lösche deswegen nochmal die Leerzeile naja, Excel orientiert sich doch bestimmt auch an der Formatierung. Man sieht doch diese Überschrift hier ist doch richtig richtig fett gemacht und größer gemacht, nein, das stört ihn gar nicht, das beachtet er gar nicht, ich zeig es nochmal. Er überspringt diese fette Formatierung und sagt sich na, die erste Zeile, das ist sozusagen die Überschrift. Ja, ich hatte es übrigens vorhin schon angedeutet. Das Gleiche gilt natürlich auch für die Leerspalte, habe ich wieder ein Beispiel vorbereitet. Hier möchte ich meine Mitarbeiter einfach etwas aufspalten, nämlich einmal habe ich links die privaten Daten, wo sie wohnen und rechts habe ich die dienstlichen Daten, ja in welcher Abteilung, in welchem Gehalt und ob sie schon zur Betriebsfeier eingeladen sind. Ich habe auch extra hier mal das Kürzel dargestellt, da sehen Sie hier steht AMa für Albert Maier, ASc für Anton Schmidt und so weiter und so fort. So kann ich also gleich nachvollziehen, was ich für ein Datenchaos gerade fabriziere, nämlich wenn ich jetzt hier reingehe und einfach mal sage: ach, ich möchte jetzt ganz gerne hier nach Nachname sortieren. Ich gehe hier nach Nachname, sage, Sortieren, flop und schon steht hier Braun, Irlbeck, er hat sortiert, aber nur diese Hälfte. Man hat vielleicht auch ganz kurz flackern sehen, rechts steht immer noch AMa, Asc, FMe und so weiter und so fort. Da werden Sie sich sehr schnell Beschwerden bekommen, das Gehalt ist natürlich jetzt nicht mehr richtig zugeordnet. Und es wird einige natürlich nicht happy sein, wenn sie plötzlich dann zwei-dreitausend Euro im Monat weniger verdienen. Also, als Fazit bleibt festzuhalten, bitte nie Leerzeilen oder Leerspalten irgendwo einsetzen. Also, Vorsicht mit Leerzeilen und Leerspalten, sie trennen Tabellen voneinander und sollen deswegen immer sehr bewusst eingesetzt werden. Zum Abschluss sei mir auch noch zwei Anmerkungen erlaubt. Nämlich manchmal kommt zu die Frage, um das jetzt mal richtig zu machen, muss ich die Spalte F erstmal löschen, und manchmal kommt die Frage, ja was passiert denn eigentlich, wenn ich hier bei der Spalte Einladung alle Einträge lösche und nur die Überschrift lasse ich stehen, ist das schon eine Leerspalte, nein. Das ist keine Leerspalte, Excel versteht das, weil Sie eine Überschrift eingetragen haben. Das ist für Excel dann eine Überschrift oder beziehungsweise eine Spalte mit Überschrift, wo halt noch keine Einträge sind in dem konkreten Fall, weil eben noch niemand eingeladen wurde. Also das funktioniert, kann ich Ihnen zeigen, wenn man hier reinklickt und dann den Filter einschaltet, wupti vop alles super. Ich will noch mal zurück zu meinem Eingangsbeispiel gehen, nämlich mit den Leerzeilen. Da hatten wir sozusagen die Tabelle trennen wollen, durch gute und schlechte Mitarbeiter. Das macht man am besten anders, man löscht nämlich diese Leerzeile, man fügt eine zusätzliche Spalte hinzu, zum Beispiel Umsatz, durch hinschreiben gut, gut, gut, gut und ab hier gehen die schlechten Mitarbeiter los schlecht, schlecht schlecht, schlecht, schlecht. Wenn ich das jetzt gemacht habe, dann kann ich den Filter wieder aufheben, einfach nochmal neu Einschalten, sehen Sie schon klappt das, hat alles erkannt. Und jetzt kann ich sagen, ich möchte mir nur meine guten Mitarbeiter anzeigen. Und jetzt kann ich mir nur meine schlechten Mitarbeiter anzeigen. Ich hoffe, Sie haben gesehen, dass auch die zweite Voraussetzung wichtig ist, damit wir immer zum richtigen Ergebnis kommen. Und deswegen können Sie vorstellen, ist die dritte Voraussetzung natürlich auch wichtig, deswegen sage ich bis gleich.

Office 365: Excel Grundkurs

Erlernen Sie Excel in Office 365 von Grund auf – von der ersten Dateneingabe bis zur Auswertung mithilfe von Pivot-Tabellen.

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