Excel 2016 Grundkurs

Voraussetzung Nr 2: keine Leerzeilen

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Die zweite Voraussetzung ist, dass die Datenbank keine Leerzeilen und Leerspalten enthält. Wieso das so ist, zeigt dieser Beitrag.
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Transkript

Die zweite Voraussetzung besagt, dass Sie keine Leerzeile oder auch keine Leerspalte innerhalb Ihrer Tabelle haben dürfen. Warum? Am besten ist natürlich wieder zu sehen, wenn wir es falsch machen. Ich habe hier bei meinen Außendienstlern eine Leerzeile eingefügt. Warum könnte ich das gemacht haben? Na ja vielleicht weil ich meine guten Mitarbeiter von meinen schlechten Mitarbeitern trennen möchte. Wenn Sie das aber so machen, dann heißt das aber für Excel, Sie hätten einen Mitarbeiter, der weder einen Nachnamen hat, noch einen Vornamen, noch eine Straße und so weiter und so fort. Excel interpretiert das so, als möchten Sie sozusagen die beiden Tabellen trennen, denn wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der nicht existent ist, dann sagt Excel: Dann ist hier die Tabelle zu Ende. Deshalb eine ganz wichtige Aussage: Sie trennen also zwei Tabellen durch eine Leerzeile und analog, werde ich Ihnen auch gleich zeigen, durch eine Leerspalte. Wie immer kann mir mein Feature Als Tabelle formatieren helfen. Ich klicke hier oben einfach mal rein, sage Als Tabelle formatieren, klicke da drauf und schon sehen Sie, umrahmt er nur den oberen Bereich der Tabelle. Hier sagte er hier unten: Nein, diese Tabelle interessiert mich gar nicht. Und wenn das natürlich nicht sofort sichtbar ist, stellen Sie sich vor die achte Zeile wäre hier vielleicht bei 30, dann würde Ihnen das gar nicht auffallen. Wenn Sie zu schnell OK klicken, wäre im Grunde genommen schon die ganze Geschichte passiert, denn, was wäre die Folge? Das kann man nicht nur am Feature Als Tabelle formatieren sehen, sondern ich mache es auch nochmal im anderen Feature sichtbar, nämlich dann wenn Sie auf Daten gehen und dann filtern, das hätte ich natürlich auch gleich gemacht wenn ich das Feature Als Tabelle formatieren jetzt durchgezogen hätte. Aber hier möchte ich es auch nochmal zeigen. Das heißt, wenn man hier drauf geht, sehen Sie, zeigt er oben den Filter, wenn ich jetzt aber sage, ich hätte gerne alle die gesehen, die in Berlin wohnen, dann zeigt er: Den gibt es gar nicht. Ja woran liegt das? In der Tabelle befindet sich nämlich nur Ludwigshafen, Heidelberg usw. und so fort. Die Berliner sind hier unten. Umgekehrt könnte man sagen: Ich möchte nur die sehen, die aus München kommen. Dann klickt man da drauf und sagt: Ich hätte gerne alle - halt umgekehrt, hier zack alles anwählen - und dann da unten München, wenn ich dann sage OK, sehen Sie, dann steht aber auch noch die Düsseldorfer, Berliner da. Ja, Sie sehen es eindeutig, ich wiederhole es nochmal, weil er das natürlich als zwei Tabellen auffasst. Wichtig ist aber auch, dass Leerzeilen per Definition nicht unbedingt schlecht sind. Ich möchte mal ein anderes Beispiel machen. Ich habe hier diese Tabelle und da sehen Sie, habe ich hier in der ersten Zeile sozusagen eine eigenständige Tabelle. Dort stehen nämlich die ganzen Daten drinnen, was mit der zweiten Tabelle alles so los ist. Das heißt, es gibt den Bearbeiter, den aktuellen Stand, den Kontrolleur und so weiter und so fort. Das heißt, wenn ich jetzt hier auf die Idee käme, zu filtern, sehen sie, werden die filter sofort in die allererste Zeile getan. Ich hätte natürlich auch wieder umgekehrt sagen können: Als Tabelle formatieren und dann wähle ich mal dieses Grün, dann sehen Sie auch, das Feature hier schlägt vor: In der ersten Zeile sind die Überschriften, nein, das ist natürlich nicht richtig. Deswegen sage ich immer abbrechen, würde wirklich eine Zeile hier einfügen und das ist ja genau das, was ich will, ich möchte, dass de obere Tabelle durch die Leerzeile von der unteren Tabelle getrennt wird. Wenn ich jetzt da rein klicke und sage Als Tabelle formatieren, schlägt er es mir richtig vor. Ja. Ich hätte es auch wieder kürzer machen können über Daten und Filter und jetzt ist alles richtig. Übrigens damit ist auch noch eine andere frage geklärt. Denn manchmal könnte man ja auf die Idee kommen und sagen: Ja - Ich lösche nochmal deswegen die Leerzeile - Na ja, Excel orientiert sich doch bestimmt auch an der Formatierung, man sieht doch diese Überschrift hier, ist doch richtig, richtig fett gemacht und richtig größer gemacht. Nein, das stört ihn gar nicht. Das beachtet er gar nicht, ich zeige es nochmal, er überspringt diese fette Formatierung und sagt, die erste Zeile, das ist sozusagen die Überschrift. Ja, ich hatte es übrigens vorhin schon angedeutet, das Gleiche gilt natürlich auch für die Leerspalte. Habe ich wieder in einem Beispiel vorbereitet. Hier möchte ich meine Mitarbeiter einfach etwas aufspalten, nämlich habe ich links einmal die privaten Daten, wo sie wohnen und rechts habe ich die dienstlichen Daten, in welcher Abteilung, in welchem Gehalt und ob sie schon zur Betriebsfeier eingeladen sind. Ich habe extra auch hier mal das Kürzel dargestellt. Da sehen Sie, hier steht AMa für Albert Maier, ASc für Anton Schmidt und so weiter und so fort. So kann ich also gleich nachvollziehen was ich für ein Datenchaos gerade fabriziere. Nämlich wenn ich jetzt hier rein gehe und einfach mal sage: Ich möchte jetzt mal ganz gerne nach Nachname sortieren, ich gehe hier nach Nachname, sage Sortieren, flup und schon steht hier Braun, Irlbeck, er hat sortiert, aber nur diese Hälfte. Man hat es vielleicht auch ganz kurz flackern sehen. Rechts steht immer noch AMa, ASc, FMe und so weiter und so fort. Da werden Sie natürlich sehr schnell Beschwerden bekommen, das Gehalt ist jetzt natürlich nicht mehr richtig zugeordnet und es werden einige natürlich nicht happy sein, wenn sie dann plötzlich 2000-3000 Euro weniger im Monat verdienen. Also als Fazit bleibt festzuhalten, bitte nie Leerzeilen oder Leerspalten irgendwo einsetzen. Also Vorsicht mit Leerzeilen und Leerspalten. Sie trennen Tabellen voneinander und sollen deshalb immer sehr bewusst eingesetzt werden. Zum Abschluss seien mir auch noch zwei Anmerkungen erlaubt: Nämlich manchmal kommt so die Frage: - Um das jetzt richtig zu machen, muss ich erst die Spalte F löschen - Manchmal kommt die Frage: Ja, was passiert denn eigentlich, wenn ich hier bei der Spalte Einladungen alle Einträge lösche und nur die Überschrift lasse ich stehen, ist das schon eine Leerspalte? Nein! Das ist keine Leerspalte. Excel versteht das. Weil Sie eine Überschrift eingetragen haben. Das ist für Excel dann eine Überschrift, eine Spalte mit Überschrift, wo halt noch keine Einträge sind. In dem konkreten Fall, weil eben noch niemand eingeladen wurde. Also das funktioniert. Kann ich Ihnen zeigen, wenn man hier rein klickt und dann den Filter anschaltet, schwup di wupp, alles super. Ich möchte aber zurück zu meinem Eingangsbeispiel gehen, nämlich mit den Leerzeilen. Dann hatten wir ja sozusagen die Tabelle trennen wollen durch gute und schlechte Mitarbeiter. Das macht man am besten anders. Man löscht nämlich diese Leerzeile, man fügt eine zusätzliche Spalte hinzu, zum Beispiel Umsatz, da würde ich hinschreiben: Gut, gut, gut, gut. Und ab hier gehen die schlechten Mitarbeiter los. Schlecht, schlecht, schlecht, schlecht, schlecht. Wenn ich das jetzt gemacht habe, dann kann ich den Filter wieder aufheben, einfach nochmal neu einschalten, dann sehen Sie, klappt das. Hat er alles erkannt und jetzt kann ich sagen, ich möchte mir nur meine guten Mitarbeiter anzeigen und jetzt kann ich mir nur meine schlechten Mitarbeiter anzeigen. Ich hoffe Sie haben gesehen, dass auch die zweite Voraussetzung wichtig ist, damit wir immer zum richtigen Ergebnis kommen. Und deswegen können Sie sich vorstellen, ist die dritte Voraussetzung nämlich auch wichtig, deswegen sage ich bis gleich.

Excel 2016 Grundkurs

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8 Std. 6 min (106 Videos)
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