Excel 2013 Grundkurs

Voraussetzung Nr 2: keine Leerzeilen

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Die zweite Voraussetzung ist, dass die Datenbank keine Leerzeilen und Leerspalten enthält. Wieso das so ist, zeigt dieser Beitrag.
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Transkript

Die zweite Voraussetzung besagt, dass sie keine Leerzeile oder keine Leerspalte in Ihrer Tabelle haben dürfen. Warum? Nun, am Besten sehen wir das natürlich wieder, wenn wir es falsch machen, ich habe hier eine Leerzeile eingefügt, Leerzeile heißt wirklich dass es nirgends einen Eintrag gibt, also die Zeile ist wirklich komplett leer. Warum könnt ich das zum Beispiel gemacht haben? Nun, ich will vielleicht meine guten Mitarbeiter von meinen schlechten Außendienstlern trennen. Aber wenn Sie das machen, dann heißt das für Excel, Sie haben hier einen Mitarbeiter, der hat weder einen Nachnamen, noch einen Vornamen, noch eine Straße, noch einen Ort, noch einen Gehalt, sondern gar keinen Eintrag, deshalb interpretiert das Excel etwas anders, Excel sagt nämlich: "Mein User möchte bestimmt diese Tabelle von dieser Tabelle trennen." Wiederholen wir das nochmal zur Betonung: Also, eine Leerzeile oder auch eine Leerspalte trennt Tabellen voneinander. Das wollen wir uns natürlich wieder anschauen: In dieser Tabelle habe ich einen Filter gesetzt, ich gehe hier drauf und sage: "Ich möchte gerne alle Berliner haben", und schon sehen Sie er filtert nur hier oben, das ist für ihn eine ganz andere Tabelle, die mit der anderen nichts zu tun hat und deshalb haben wir auch hier keine Filterung. Wichtig ist aber auch, dass eine Leerzeile per Definition nicht unbedingt schlecht sein muss. Wenn ich mir jetzt zum Beispiel diese Tabelle angucke, dann ist meine eigentliche Überschrift die zweite Zeile. Da ich aber keine Leerzeile zwischen der ersten und zweiten Zeile habe, interpretiert das Excel als eine einzige Tabelle. Wenn ich also jetzt hier einen Filter ansetze, sehen Sie, wird er automatisch in die erste Zeile gesetzt. Damit ist auch die Frage beantwortet, ob sich der Filter zum Beispiel an der Formatierung orientiert? Nein. Sie sehen die zweite Zeile ist viel auffälliger als die erste Zeile formatiert, trotzdem nimmt er die erste Zeile als Überschrift und Sie können natürlich jetzt schon erahnen, wenn ich jetzt hier zum Beispiel nach "Vertrieb" filtere, was ja eigentlich mein Händler ist, dann hab ich hier sozusagen den Vertrieb, was ja gar nicht der Händler ist. Also Sie sehen, die Überschrift verschwindet, es ist nicht das gewünschte Ergebnis. So, natürlich genug gezeigt, dann setzt ich jetzt mal die Leerzeile – ein kleiner Tipp noch, nicht unbedingt nötig, aber wir gehen auf Nummer sicher, löschen Sie auch die Formatierung, nicht das Excel auf die Idee kommt durch die Formatierung die beiden Tabellen doch wieder zusammenzuführen. Dann nehm ich hier oben auf jeden Fall den Filter raus, gehe jetzt in meine Tabelle und setzte den Filter nochmal und Sie sehen, jetzt geht er wirklich in die Überschrift. Und jetzt kann ich richtig filtern. Das gleiche gilt natürlich auch für die Leerspalte, ich nehme hier mal den Filter raus, lösche nochmal die Leerzeile, das haben wir jetzt gelernt, und füge hier zum Beispiel einfach mal eine Leerspalte ein. Wieder natürlich "Formatierung löschen" und nehme hier natürlich die Filter heraus, dass ist wichtig – ein mal, zwei mal. Also durch diese Leerspalten habe ich jetzt sozusagen meine Außendienstinformation in private und zum Beispiel dienstliche getrennt, aber wir wissen, er hat sie sozusagen auch in zwei komplett, unterschiedliche Tabellen ausgelagert, dass heißt wenn ich jetzt hier auf die Idee komme nach Namen zu sortieren, sehen Sie, haben wir jetzt hier sortiert, hier rechts nicht, man sieht das an den Kürzeln, hier steht Otto Braun, hier habe ich noch immer das Kürzel vom Herrn Stephan Maier – der wird sich übrigens beschweren, denn wenn Sie mal gucken, hat der nämlich jetzt, wo ist er, Stephan Maier, verdient er jetzt nur noch 1.900, hat vorher 3.500 Euro verdient, deswegen wird er sich auf jeden Fall melden. Natürlich umgekehrt der Otto Braun, jetzt mit 3.500, hat vorher nur 2.500 verdient, der wird sich auf keinen Fall melden. Also, Sie sehen schon, man kann da totales Datenchaos veranstalten und deswegen ganz wichtig: Bitte nie Leerzeilen oder Leerspalten, wenn Sie es nicht möchten, um Tabellen zum Beispiel bewusst voneinander zu trennen. Noch zwei Anmerkungen: Wenn ich jetzt hier zum Beispiel die Leerspalte "Einladung" lösche, weil ich meine Außendienstler eben noch nicht zu einer Betriebsfeier eingeladen sind, dann ist auch immer die Frage ob das eine Leerspalte ist? Nein, da wir hier eine Überschrift haben, interpretiert das Excel sehr wohl so, dass es keine Leerspalte ist, sondern eben dass keiner der Mitarbeiter bis jetzt eingeladen worden ist. Dann mache ich das natürlich rückgängig, und ich will noch eine andere Anmerkung geben, nämlich wir hatten ja in unserem Eingangsbeispiel gesagt: "Ich möchte ganz gerne, hier zum Beispiel, durch die Leerzeile, meine guten von den schlechten Mitarbeitern trennen". Wie könnte ich das aber besser lösen? Ganz simpel, Sie fügen eine Spalte an, schreiben "Einordnung" und dann schreiben Sie "gut" oder noch besser "Umsatz", "gut", "gut", "gut", "gut". Hier gehen die Schlechten los. Und jetzt können Sie schon erahnen worum es geht. Dann kann ich da natürlich einen Filter setzen und wenn ich wirklich möchte, dass sich meine guten von den schlechten Mitarbeitern trennen, dann mache ich das eben über den Filter. Ich hoffe Sie haben gesehen, dass auch die zweite Voraussetzung extrem wichtig ist, damit wir immer zum richtigen Ergebnis kommen. Und ich sage bis gleich zur dritten Voraussetzung.

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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