Rechtsgrundlagen: E-Mail-Marketing

Voraussetzung der Einwilligungserklärung

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Zentrales Element des Double-Opt-in-Verfahrens ist die Einwilligungserklärung des Empfängers. Diese müssen Sie korrekt einholen und im Zweifel auch nachweisen.

Transkript

Es gilt der Grundsatz, keine Werbe-Mails ohne Einwilligung. Das gilt ganz allgemein für Werbung gegenüber Verbrauchern und anderen Unternehmen, also gleichermaßen im B2C, wie im B2B-Bereich. Da mit Geltung der EU-Datenschutzgrundverordnung, DSGVO ab dem 25. Mai 2018 leicht geänderte Voraussetzung zu beachten sind, sollte man sich auch vor diesem Zeitpunkt an den entsprechenden Regelungen orientieren. Gemäß DSGVO ist eine Einwilligung jede freiwillig für einen bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung, oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betreffende Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist. Im Klartext bedeutet das also, dass an eine korrekte Einwilligung folgende Anforderungen zu stellen sind: freiwillig, unmissverständlich, vor Beginn der Datenverarbeitung, auf Basis ausreichender Informationen, bezogen auf einen konkreten Verarbeitungszweck, durch eine Willenserklärung oder eine konkludente Handlung, schriftlich oder auch formlos. Ein allzu pauschal gehaltener Einwilligungstext, wie etwa Sie erhalten Werbung von uns und unserem Partnerunternehmen ist zu unbestimmt und kann daher nicht zu einer wirksamen Einwilligung führen. Eine Einwilligungserklärung ist prinzipiell nicht nur schriftlich, sondern auch zum Beispiel in Form eines Mausklicks auf eine Checkbox möglich. Allerdings ist zu beachten, dass eine Nachweispflicht auf Seiten der verantwortlichen Stelle, also des werbenden Unternehmens besteht, sodass die genannten Voraussetzungen im Zweifel also nachzuweisen sind. Ein bestehender E-Mail-Kontakt ist ebenso wenig als Einwilligung für E-Mail-Werbung anzusehen, wie der Austausch von Visitenkarten oder das Eintragen in eine Teilnehmerliste einer Veranstaltung. Jeder, der seine Einwilligung in den Erhalt elektronischer Werbung erklärt, muss diese auch jederzeit widerrufen können. Dies muss genauso einfach sein, wie die Erteilung der Einwilligung selbst. Es dürfen also zum Beispiel keine "künstlichen Hürden" für die Abmeldung von einem Newsletter aufgestellt werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt, denn Widerruf kann immer nur mit Wirkung für die Zukunft erfolgen. Schon im Zeitpunkt der Abgabe der Einwilligungserklärung muss die betreffende Person insbesondere auch über das Widerrufsrecht informiert werden. Grundsätzlich ist es möglich für die Einholung der Einwilligung vorfomulierte Texte zu verwenden. Diese müssen in verständlicher und leicht zugänglicher Form, sowie in klarer und einfacher Sprache gestaltet sein. Als Mindestinhalt müssen Sie das für die Datenverarbeitung verantwortliche Unternehmen, sowie den Zweck der Datenverarbeitung nennen. Wird die vorformulierte Einwilligungserklärung zusammen mit anderen Inhalten, zum Beispiel auf einem Flyer oder einer Webseite platziert, so muss sie von den anderen Inhalten klar abgegrenzt werden und separat unterschrieben, beziehungsweise bestätigt werden können. Aber auch bei vorgegebenen Einwilligungstexten besteht das Verbot von sogenannten pre-ticked boxes. Das heißt, die anzuklickende Checkbox darf nicht vorausgefüllt sein. Soll Werbung über mehrere Kanäle erfolgen, also zum Beispiel per Post, per E-Mail oder über die sozialen Netzwerke, dann muss nicht für jeden Kanal eine separate Einwilligung eingeholt werden. Dies kann auch in einem einzigen Einwilligungstext zulässigerweise erfolgen. Ergänzt ist noch darauf hinzuweisen, dass Einwilligungserklärungen generell nicht unendlich gültig sind. Das heißt, sie müssen zeitnah für die geplanten Zwecke verwendet werden. Hat man also zum Beispiel die Einwilligung zur Versendung eines Newsletters eingeholt, so muss ein solcher auch innerhalb von etwa 1 bis 2 Jahren verschickt werden. Wird die erhaltene Mail-Adresse vom Versender in diesem Zeitraum nicht genutzt, so kann nicht davon ausgegangen werden, dass die Einwilligung noch Bestand haben soll, sodass im Zweifel eine erneute Einwilligungserklärung eingeholt werden muss. Vor dem DSGVO-Stichtag zum 25. Mai 2018 abgegebene Einwilligungserklärungen sind dann weiterhin gültig, sofern sie ihrer Art nach den DSGVO-Bestimmungen entsprechen. Was das genau bedeutet, kann als gerichtliche Entscheidung, beziehungsweise Stellungnahmen von Behörden noch nicht so genau beurteilt werden. Es gibt zwar einen Beschluss des sogenannten Düsseldorfer Kreises, einem Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden der diese Thematik behandelt. Allerdings bezieht der sich inhaltlich nur auf die Aspekte der Freiwilligkeit, sowie des Alters der Einwilligenden und ist insoweit nur bedingt brauchbar. Als Faustformel kann man sich merken, wer bei Einwilligungen bislang schon ausführlich informiert und insbesondere auch auf das Widerrufsrecht hingewiesen hat, der darf diese bestehenden Einwilligungserklärungen im Regelfall auch weiter verwenden. Im Zweifelsfall sollte jedoch eine erneute Einwilligung aller Bestandskunden eingeholt werden.

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Erscheinungsdatum:26.07.2018

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