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Projektmanagement: Planung und Strukturierung

Von der Anforderung zur Planung

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Ob als einfache Liste, als Organigramm oder in Form einer Mindmap: Der Projektstrukturplan bildet den Weg zu Ihrem fertigen Liefergegenstand ab – der Problemlösung.

Transkript

Sie kennen Ihre einzelnen Liefergegenstände mit allen Anforderungen. Inhalt und Umfang sind im Prinzip definiert, aber wie hängen diese zusammen? Angenommen das, was Sie liefern sollen, soll ein Problem lösen, wie kommen Sie zu dieser Problemlösung, wenn Sie den Lösungsweg doch noch gar nicht kennen? Mit der Struktur von Liefergegenständen und Arbeitspaketen sowie mit dem Thema "Problemlösung" wollen wir uns in diesem Film beschäftigen. Sie haben bereits gehört, dass wir die hierarchische Darstellung der Arbeitspakete in einem Projektstrukturplan, "PSP", oder Englisch "Work Breakdown Structure", zusammenfassen. Für diese hierarchische Darstellung gibt es verschiedene Varianten. Die einfachste Form der Darstellung ist eine strukturierte Liste, eine Aufzählung. Hierfür reicht bereits der Gliederungsmodus Ihrer Textverarbeitung. Durch die Gliederungsebenen fassen Sie logisch-hierarchisch zusammengehörende Arbeitspakete zusammen. Hier im Beispiel sind die Arbeitspakete nach Projektphasen, "Planung", "Durchführung" und "Abschluss" gegliedert. Sie können den Projektstrukturplan aber auch visuell als Organigramm darstellen. So eine Darstellung als Poster im Projektraum eignet sich auch hervorragend, um allen Projektbeteiligten die unterschiedlichen Aufgaben vor Augen zu führen und Scheuklappen zu vermeiden. So schaut das Team auch über den eigenen Tellerrand, sprich das eigene Arbeitspaket hinaus und behält das große Ganze im Auge. Ähnlich dem Organigramm ist die Darstellung als Mindmap. Mindmaps, insbesondere elektronische Mindmaps, eignen sich auch ganz hervorragend zur Entwicklung eines Projektstrukturplans, während ein Organigramm eher das Ergebnis dieser Entwicklung darstellt. In einer Mindmap lassen sich Äste noch verschieben beziehungsweise umhängen. Sie können mit der Struktur experimentieren und eine geeignete Darstellung für Ihr Projekt vorantreiben. Dabei haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten zur Gliederung des PSP. Die erste Variante nach Projektphasen hatten wir gerade in unserem Beispiel gesehen. Eine andere Gliederungsvariante wäre nach Teilprojekten. Wenn Sie mehrere Teams am Start haben, die relativ unabhängig voneinander agieren, kann diese Darstellung sinnvoll sein. Nach Objekten: Wenn Sie ein Auto bauen wollen, brauchen Sie Räder, Motor, Getriebe, eine Karosserie und, und, und. Genauso können Sie aber auch nach Funktionen gliedern. Sie brauchen für Ihr Auto einen Antrieb. Sie haben das Fahren, also die Übersetzung des Antriebs auf die Straße, und wollen das Fahren auch noch steuern. Auch wenn diese Variante auf den ersten Blick etwas abstrakt wirkt, kann sie durchaus hilfreich sein. Sie ist nämlich viel näher an unserer User-Story, dem konkreten Anwendungsfall. Lautet Ihr Projektauftrag, ein Fortbewegungsmittel zu entwickeln, dann sind Antrieb, Fahr- und Fortbewegung und Steuerung Ihre "Funktionen" und das Auto nur eine von vielen Lösungsmöglichkeiten. Sie könnten ja auch ein Segway, ein Fahrrad oder ein Motorrad entwickeln. Eine weitere Gliederungsmöglichkeit wäre nach Prozessen. Das kann sich mit einer organisatorischen Gliederung nach Teilprojekten decken, muss es aber nicht, weil Prozesse auch teamübergreifend gestaltet werden können. Auch hier beim Projektstrukturplan gibt es kein Richtig und kein Falsch. Je nach Verwendungszweck kann die eine oder die andere Darstellung sinnvoll sein. Die Herleitung kann sowohl bottom-up als auch top-down erfolgen. Der Projektstrukturplan bildet den Ausgangspunkt für die weiteren Planungsschritte. Wir wissen jetzt, was in Ihrem Projekt zu tun ist, welche Anforderungen bestehen und wie diese logisch-hierarchisch zusammenhängen. Aber wie kommen Sie jetzt zur Lösung in Ihrem Projekt? So einfach die Struktur Ihres PSP auch sein mag, Sie dürfen nicht vergessen, dass Sie sich in Projekten in einem komplexen Umfeld bewegen und diese Komplexität wird Sie an den unterschiedlichsten Stellen einholen. Ihr Projekt ist ein komplexes System, deswegen sollten Sie der Komplexität Rechnung tragen. Systemdenken kann Ihnen weiterhelfen. Also, wie kommen wir zur Problemlösung für Ihr Projekt? Was heißt "Problemlösung" überhaupt? "Unter "Problemlösen" versteht man die Überführung eines Ist-Zustandes gegen Widerstände in einen Sollzustand durch intelligentes Handeln, meist durch bewusste Denkprozesse." Um Probleme zu lösen, gibt es die unterschiedlichsten Ansätze, vom einfachen Ausprobieren, dem Trial-and-Error, bis hin zur Forcierung systematischer Lernprozesse. Wir können uns ein Vorgehensmodell für die Problemlösung heranziehen, wie das Akronym "SPALTEN". Am Anfang der Problemlösung steht die Situationsanalyse, die Ist-Situation. Wo ist ihr Ausgangspunkt? Dann können Sie versuchen, Ihr Problem einzugrenzen. Sie zeigen Alternativen auf. Sie bereiten die Lösungsauswahl vor. Sie eruieren die Tragweite der Lösungen samt der damit verbundenen Chancen und Risiken. Sie entscheiden sich für eine Lösung und die anschließende Umsetzung. Und schließlich kümmern Sie sich um die Nachbereitung und das Lernen, sowohl für Ihr Projekt als auch für nachfolgende Projekte. Wir haben jetzt also ein Vorgehensmodell zur Problemlösung und müssen nur noch eine geeignete Problemlösungsstrategie im Rahmen dieser Vorgehensweise einsetzen. Aber welche unterschiedlichen Problemlösungsstrategien haben Sie? Hier eine kleine Auswahl: Angefangen mit der Mittel-Zweck-Analyse, ist mein Lösungsweg das richtige Mittel, um den Soll-Zustand zu erreichen, den Zweck? "Vom Ziel aus denken", also rückwärts vom Zielzustand aus die Lösung zu entwickeln. Sie können sich von Hindernis zu Hindernis vortasten und Barrieren überwinden oder schrittweise versuchen, die Unterschiede zwischen Ausgangssituation und Zielsituation zu reduzieren. Sie können Analogien verwenden oder auch die verschiedenen Methoden nutzen, die Sie bereits bei der Ermittlung von Anforderungen gelernt haben, wie Kreativitätstechniken, Befragungstechniken und Vergangenheitsanalyse. Diese Auswahl hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Mit den verschiedenen Problemlösungsstrategien können Sie wahlweise den Lösungsraum reduzieren oder erweitern. Mitunter ist auch das Wechselspiel verschiedener Strategien sinnvoll. Bei Ihrer Lösungssuche und der Auseinandersetzung mit der Komplexität ist nur eines wichtig: Sie dürfen Ihr Projektziel, den Projektauftrag, Ihre Schatztruhe nicht aus den Augen verlieren. Inhalt und Umfang und den logisch-hierarchischen Zusammenhang Ihrer Aufgaben zeigt Ihnen der Projektstrukturplan und auf der Suche nach dem "Wie", der Umsetzung, helfen Ihnen Problemlösungsstrategien, wie wir sie in diesem Film gesehen haben. Da bleibt Ihnen nur, diese auch erfolgreich in Ihren Projekten einzusetzen.

Projektmanagement: Planung und Strukturierung

Erfahren Sie, was Planung im klassischen und agilen Sinn ist und wie Sie zu einer Planung von Aufgaben, Ablauf, Termine, Ressourcen, Kosten und Qualität kommen.

1 Std. 17 min (12 Videos)
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Erscheinungsdatum:16.03.2017

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