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Excel 2013 Grundkurs

Vollduplikate entfernen

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Lernen Sie in diesem Video, was Vollduplikate sind und wie Sie diese entfernen können.
07:18

Transkript

Dann wollen wir mal schauen, was sich hinter dem Thema "Vollduplikate" verbirgt. Um meine doppelten Einträge besser identifizieren zu können, habe ich diese mal farblich gekennzeichnet. Also ein Beispiel: hier Zeile 2, sprich Umsatz 1. Da haben wir "Alt", "Schmidt", "345" und das Datum. Das ist identisch mit der letzten Zeile. Der einzige Unterschied: hier haben wir eine "Laufende Nummer", die unterschiedlich ist. Im Gegensatz dazu haben wir in der Mitte zwei Werte, die wirklich zu 100% doppelt sind. Deswegen werden sie nämlich auch "Vollduplikate" genannt, weil alle Spalten sozusagen gleich sind. Die beiden Zeilen schauen wir uns an: "55", "KölschKölsch", "MaierMaier", "44", "xx" und da das gleiche Datum, also wirklich über die ganze Spalte haben wir gleiche Einträge und somit Vollduplikate. Dann wissen Sie auch schon, dass unser erstes Beispiel, das wir gerade hatten, hier und hier ein "Teilduplikat" ist. Denn die Nummer "1" und die Nummer "9" sind natürlich unterschiedlich und deswegen haben wir hier also kein "Vollduplikat". Egal, ob es sich um ein Teil-oder Vollduplikat handelt, kann Exel natürlich nie wissen, ob es auch inhaltlich ein Duplikat ist. Das heißt, ob der Sachbearbeiter hier was doppelt bzw. falsch eingegeben hat, oder ob es wirklich ein neuer Umsatz ist, wie es zum Beispiel bei 1 und 9 sein könnte, kann natürlich nur der Sachbearbeiter sagen, wenn er ein gutes Gedächtnis hat. Bei einem Vollduplikat wie hier drängt sich natürlich dieser Tatverdacht, dass es sich wirklich um ein Duplikat handelt, viel, viel mehr auf. Aber nochmal, bevor sie also wirklich jetzt den Befehl "Daten Duplikate Entfernen" ausführen, am besten mal mit dem Sachbearbeiter reden, was es denn so inhaltlich auf sich hat. So, bevor ich nun wirklich diesen Befehl ausführe "Daten Duplikate" möchte ich noch ganz kurz anmerken, dass diese farbliche Kennzeichnung, die ich hier vorgenommen habe, nicht nötig ist. Wer also möchte, kann sie hier entfernen. Das zeige ich ganz kurz. Man markiert das, geht dann auf "Start", sagt hier "Formate löschen". Das wäre sogar ein bisschen zu viel, da würde man auch das Datum-Format löschen. Wer es etwas angenehmer haben möchte, der sagt einfach, er geht hier rein und sagt "Keine Füllung" und dann machen Sie mit uns das Beispiel zusammen und dann sehen Sie, dass es genauso funktioniert. Ich lasse es natürlich drin, um das ein- oder andere besser erklären zu können, aber nochmal zur Betonung: nicht nötig. Dann kommen wir mal zu unserer ersten Aufgabe. Ich will wirklich mal die Vollduplikate löschen. Ich stelle mich also irgendwo mit meinem Cursor hin, sage dann "Daten Duplikate entfernen". Er markiert alles. Vollduplikat heißt, Sie lassen hier einfach alle Hacken stehen. Denn, wie gesagt, wenn alle Einträge zwischen zwei Zeilen gleich sind, ist es ein Vollduplikat und dann soll er es auch einfach löschen. Wir sagen an der Stelle "OK" und dann sehen Sie, wurde ein doppelter Wert gefunden und entfernt. Neun eindeutige Werte bleiben enthalten. Das einzige, was schade ist, er zeigt leider nicht vorher an, welchen Datensatz er löscht. Das ist natürlich sehr ärgerlich. Wir haben hier eine kleine Tabelle, konnten also vorher mal unsere Tabelle durchgehen und auf Duplikate prüfen. Bei 5000 Zeilen hat man natürlich keine Lust dazu und jetzt ist also die Frage: ,,Kann ich vorab denn irgendwie automatisiert farblich kennzeichnen lassen, was ein Duplikat ist?" Ja, das ist überhaupt kein Thema. Da kann man einen kleinen Trick anwenden. Davor gehe ich auf "Rückgängig" und hole mir mein Duplikat wieder herein. Dann sage ich an der Stelle hier "doppelt?" und jetzt gibt es eine kleine Formel, einen kleinen Trick. Ich sage an der Stelle einfach " = ", er soll für uns ja etwas rechnen, und jetzt markiere ich einfach jede Zelle nacheinander. Das heißt ich sage: Das da soll er da rein tun. Dann soll er aber nicht nur das reintun, sondern er soll ja alles zusammenfügen. Deswegen nehme ich "das Kaufmännische" und "das Kaufmännische" und verbinde jetzt das da mit dem da. Ich will das jetzt schon mal mit "Enter" bestätigen und mache dann hier einen "Doppelklick" und da sehen Sie, steht hier jetzt "1ALT", "2ALT", "3Kölsch", dann sehen Sie hier "5", "5", "5Kölsch", "7", "8". Das ist natürlich super. Das reicht aber natürlich nicht. Ich will ja wirklich wissen, ob es ein Vollduplikat ist ob alle Spalten identisch sind. Deswegen bearbeite ich das hier einfach weiter. Ich sage dann "und", nachdem ich hier oben reingeklickt habe, dann klick ich auf "Schmidt", dann sage ich "und", dann klick ich wieder auf die "Menge", dann sag ich wieder "und", dann "Sonderpreis", dann "und" und dann das "Datum". Dann bestätige ich das Ganze mit "Enter", mache wieder einen Doppelklick, nicht wundern, warum das Datum etwas anders aussieht. Das wandelt er um, weil er den "01.01.1900" als die Zahl "Eins" nimmt. Das heißt, wir wissen, dass der "11.11.2011" der 40.858. Tag nach dem 01.01. ist. Das ist natürlich equivalent bei allen anderen Zahlen auch. Und jetzt haben wir im Grunde genommen hier die Möglichkeit, das über die bedingte Formatierung prüfen zu lassen. Das heißt, nachdem ich das markiert habe, sehen Sie, gibt es hier so einen kleinen "Smarttag". Jetzt kommen die sich durcheinander. Deswegen gehe ich dann doch den klassischen Weg und sage "Start", "Bedingte Formatierung", gehe hier auf "Regeln zum Hervorheben" und sage hier "Doppelte Werte". Wenn ich jetzt hier drauf klicke, habe ich eben die Möglichkeit, dass er mir sagt, was wirklich 100% identisch ist. Da gibt es noch einen kleinen Trick. Wenn ich "OK" sage, dann sehen Sie, dass hier jetzt leider ziemlich viel Wust herrscht. Deswegen mache ich das Ganze rückgängig, die bedingte Formatierung. Da sage ich "Auf dem Blatt löschen", dann haben wir es eindeutig. Jetzt wende ich einen kleinen Trick an. Ich sage zu ihm, bitte mal Schriftart weiß machen. Dann sehen Sie jetzt gar nichts mehr. Weiße Schrift auf weißem Hintergrund – super. Jetzt habe ich hier mal die Möglichkeit, diesen "Smarttag" zu verwenden. Wie gesagt, geht ein bisschen schneller. Ich könnte auch auf "Start" und "Bedingte Formatierung" gehen, aber ich benutze jetzt das mal, weil es neu aus 2013 ist und vielleicht auch ganz nett und mit weniger Klicks verbunden. Dann klicke ich hier auf "Doppelte Werte" und dann zeigt er mir das an. Wenn wir hier eine Tabelle von fünftausend Zeilen hätten, dann wäre das natürlich super. Wir erinnern uns, dass wir natürlich auch jetzt filtern oder sortieren könnten und schon würden wir ganz schnell zum Beispiel über "Daten" und dann "Sortieren" oder "Filtern" machen wir doch mal "Filtern" und könnte mir jetzt alle doppelten Werte anschauen, indem ich sage "Nach Farbe filtern". Ich gehe dann hier drauf und habe alle doppelten Werte. Und so haben Sie also die Möglichkeit, zwar manuell, aber trotzdem über diesen Trick, sich vorher alle Duplikate anschauen zu lassen. Wenn Sie dann wirklich sagen: Hey, das ist wirklich ein Duplikat, sagen Sie wieder "Alle auswählen" und können natürlich jetzt unser Feature "Duplikate anwenden" benutzen und haben jetzt die Möglichkeit, das dann automatisiert entfernen zu lassen. Ja, das war es zum Thema "Vollduplikate". Damit dieses Video nicht zu lange wird, habe ich das Thema "Teilduplikate entfernen" in ein anderes Video gesetzt. Deswegen sage ich: "Bis gleich!”.

Excel 2013 Grundkurs

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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