SharePoint 2013-Administration Grundkurs

Verwaltete Metadaten

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Die Dienstanwendung verwaltet Metadaten, stellt diese über die ganze Farm hinweg zur Verfügung und bietet eine zentrale Verwaltung der hinterlegten Werte. In diesem Video erfahren Sie mehr zu deren Bereitstellung und Möglichkeiten.

Transkript

Es gibt viele Metadaten, die unternehmensweit und damit fahrenweit gleichartig zur Verfügung gestellt werden sollen, sodass dann auch alle Dokumente, die diesem Metadatum zugeordnet sind, über alle Websites hinweg identifiziert werden können. Über die Dienstanwendung Verwalteter Metadatendienst, die ab der SharePoint Server Standard Edition mitgeliefert wird, können Sie Metadaten zentral bereitstellen, die ihre Website Owner und die Anwender, also die Content Manager, die die Inhalte bereitstellen später auch auswählen können. Im ersten Schritt muss klar sein, dass die Verwaltung dieser Metadaten keinesfalls vom Farm-Administrator ausgeführt wird, sondern dass es hier vielmehr eine Art Enterprise Content-Management-Abteilung im Unternehmen geben muss, die sich um die zentrale Verwaltung und Bereitstellung dieser Metadaten kümmert. Dementsprechend besteht die Aufgabe des Farm-Administrators zunächst darin, die Administratoren für diese Dienstanwendung Verwalteter Metadatendienst festzulegen. Über die Zentraladministration im Bereich Dienstanwendungen wählt man dazu die Zeile Verwalteter Metadatendienst aus und hat oben im Menüband Dienstanwendungen, im Abschnitt Vorgänge, den Befehl Administratoren und kann hier Benutzer und Gruppen eintragen, den Zugriff über die Zentraladministration auf diese Dienstanwendung erhalten sollen. Das alleine genügt nicht bei Metadatendienst. Es muss außerdem in der Dienstanwendung selbst, also durch Anklicken des Links auf die Dienstverwaltungsseite müssen diese Benutzer als Terminologiespeicher-Administratoren festgelegt werden. Im Anschluss muss die Einstellung gespeichert werden, und jetzt kann der Farmverwalter, der Farm-Administrator dem ECM-Manager, der hier berechtigt wurde, einen Link schicken, und in dem Browser die Zentraladministration aufruft. Er bekommt dann keineswegs Zugriff auf alle Bereiche der Zentraladministration, sondern lediglich auf die Dienstanwendungserwaltungsseiten, für die er berechtigt wurde, und kann hier damit beginnen, neue Metadatenbäume zu erzeugen. Mit einer Gruppe könnten wir zum Beispiel die Abteilungen unseres Unternehmens abbilden und so richtig gehende Metadatenbäume mit untergeordneten Elementen aufbauen und so weiter und so fort. In der Terminologiespeicherverwaltung gibt es noch sehr viel mehr Möglichkeiten. Die Metadaten können in unterschiedlichen Sprachen abgebildet werden, sie können abgelöst werden und und und. Auf das möchte ich hier gar nicht weiter eingehen, sondern es geht mir nur darum zu beschreiben, was der Dienst leisten kann. Nachdem der Verwalter, der Enterprise Content Manager Metadatenbäume gebaut hat, kann der Besitzer einer Website in seinen Dokumentbibliotheken und Listen auf diese Metadatenwerte zurückgreifen. In der Projektwebsite wurde zum Beispiel eine Bibliothek zum Ablegen von Dokumentationen gebaut und nun soll jeder Dokumentation noch eine Abteilung zugeordnet werden. Um das zu erreichen, muss die Bibliothek geöffnet werden und im Menüband Bibliothek der befehl Bibliothekseinstellungen aufgerufen werden. Man könnte auch gleich eine neue Spalte erstellen. Hier findet man die Spalten in der Übersicht, die es gibt. Ich bevorzuge diesen Weg, denn hier kann ich mir ersten Überblick verschaffen, welche Spalten schon existieren, und dann erstelle ich eine Spalte, die vom Typ Verwaltete Metadaten ist, und den Spaltennamen Abteilung trägt. Weiter unten kann ich dann aus den zur Verfügung gestellten Ausdruck setzen des verwalteten Metadatendienstes, also der Dienst der Instanz, die mit der Webanwendung meiner Website verbunden ist. Aus dem Zweig Abteilungen entweder den gesamten Zweig markieren oder nur Vertrieb oder nur Verwaltung erlauben und das ganze zuordnen. Die Content Manager, also die Benutzer, die Inhalte einstellen in diese Bibliotheken, können jetzt entweder direkt über die Eigenschaften des Dokuments Werte aus dem Metadatenzweig auswählen und zuordnen oder wenn das Dokument mit Office geöffnet wird, wäre die Auswahl auch in Microsoft Word zum Beispiel im Dokumenteigenschaftenbereich oben möglich. Der Metadatendienst bietet noch viele, viele mehr Möglichkeiten in SharePoint 2013, zum Beispiel wurde auch die Möglichkeit implementiert, die gesamte Navigation über Metadaten abzubilden und zu zentralisieren. Bis hin dazu, dass dann Dokumente und Websites nicht mehr über den klassischen SharePoint Pfad mit zum Beispiel Projekte oder Websites erreicht werden, sondern auch über einen Pfad, der in den Metadaten hinterlegt ist.

SharePoint 2013-Administration Grundkurs

Sehen Sie, worauf es bei der Planung, Einrichtung und Administration einer SharePoint-Farm auf Basis von SharePoint Foundation 2013 bzw. SharePoint Server 2013 ankommt.

6 Std. 29 min (67 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.06.2013

Für SharePoint Foundation 2013 und SharePoint Server 2013.

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