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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Vertragspartner verwalten

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Eine benutzerdefinierte Liste verwaltet Vertragspartner und verknüpft diese mittels einer Nachschlagespalte mit den jeweiligen Verträgen.

Transkript

Bei der Vertragsverwaltung ist es in der Regel erforderlich, die Verträge, die wir als Firma eingehen, auch mit einem Vertragspartner zu verknüpfen. Dies kann grundsätzlich über eine separate Spalte innerhalb der Vertragsdokument-Bibliothek durchgeführt werden, allerdings möchten wir in der Regel bei der Verwaltung unserer Vertragspartner mehrere Spalten, zum Beispiel den Namen der Firma, den Nachnamen des Hauptansprechpartners, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse mit unserem Vertrag verknüpfen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, dies in eine separate Liste auszulagern. Bei der Auslagerung in die separate Liste bleiben wir unserem Prinzip treu, dass wir nämlich möglichst viel an vorhandenen Strukturelementen, in dem Fall Website-Inhaltstypen, adaptieren beziehungsweise erweitern. Hier haben wir einen Inhaltstypen namens Vertragspartner erstellt, der wiederum von dem übergeordneten Element Kontakt erbt, also sämtliche Elemente zunächst von oben nach unten vererbt bekommt, so dass wir diese Spaltenwerte, die allesamt aus Websitespalten bestehen, nun für uns nutzen können. Darüber hinaus haben wir das Ganze um eine weitere Websitespalte, nämlich die Partner-ID in Form einer Textzeile, erweitert. Als nächstes haben wir einen kleinen Workflow hinterlegt, der lediglich dafür sorgt, dass die Partner-ID sich zusammensetzt aus der ID des Datensatzes innerhalb der Liste und mit einer kleinen Konkatenation haben wir ein Minus hier drangesetzt und die Bezeichnung der jeweiligen Firma. Dieser Workflow wird immer dann ausgelöst, wenn ein neues Element innerhalb der Liste erstellt wird. Dies ist soweit sehr trivial. Schauen wir uns doch einmal gemeinsam das Listenformular an. und das Prinzip, was dahintersteckt. Zunächst verwalten wir eine neue Firma, indem wir sie anlegen. In dem Fall ist das die Mayerbach GmbH. Hauptansprechpartner ist der Herr Mayerbach. Das soll zunächst genügen. Nun speichern wir den Datensatz ab und der Workflow startet in wenigen Sekunden. Nun haben wir, wie wir sehen können, unsere Partner-ID generiert. Diese Spalte möchten wir nun verwenden, um einen Vertragspartner mit einem Vertrag verknüpfen zu können. Dies machen wir in dem Fall über eine Nachschlagespalte. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass nicht jede Art von Spalte sich als Bezugsfeld für die Nachnamespalte eignet. In dieser Regel sollten wir eine Textspalte verwenden, was wir hier in dem Fall mit der Partner-ID auch getan haben. Wenn wir uns als nächstes nochmal einen Überblick über die Websitespalten verschaffen, haben wir hier unten unter der Spalte Vertragspartner eine Nachschlagespalte, die sich grundsätzlich auf die Liste Vertragspartner bezieht und die uns die Möglichkeit gibt, auf die Partner-ID zu buchen beziehungsweise eine Verknüpfung herzustellen. Dies passiert, indem wir die gerade gesehene Spalte in die jeweiligen Inhaltstypen hinzugefügt haben. Das sieht folgendermaßen aus. Wir schauen uns die Website-Inhaltstypen nochmals an und gehen zum Beispiel in den Leasing-Vertrag. Hier habne wir die Spalte des Vertragspartners eingefügt und nun können wir das Ganze für uns nutzbar machen. Das bedeutet, wenn wir einen neuen Leasing-Vertrag erstellen, auf Datei und Neues Element klicken und einen neuen Leasingvertrag erzeugen, dann haben wir hier die Spalte Vertragspartner in unserem Formular enthalten und können dementsprechend eine Verknüpfung zwischen einem Vertragspartner auf Basis unserer Dokumentenmappe, welches den logischen Vertrag repräsentiert, herstellen. Dies ist eine relativ einfache Lösung. In der Form zeigt es sich, dass wir in diesem Dropdown-Menü sämtliche vorhandenen Vertragspartner sehen können. Wenn wir das Ganze nochmal vergleichen, wird augenscheinlich, was ich damit meine. Wir haben hier grundsätzlich einmal nicht die Möglichkeit, zwischen aktiven und inaktiven Vertragspartnern zu unterscheiden und dann sicherzustellen, welcher Vertragspartner im Menü auftaucht. Momentan läuft das Ganze nach einer numerischen Sortierung und es werden alle Vertragspartner aus der Liste angezeigt. Um hier eine Differenzierung, ein sogenanntes Filtered Look-up, vorzunehmen, gibt es unterschiedliche Herangehensweisen. Wenn ich auf Sharepoint Server unterwegs bin, gibt es die Möglichkeit, mit einer entsprechenden Erweiterung für Filtered Look-up zu arbeiten. Diese sind teilweise kostenfrei verfügbar. Hier sind wir in Office 365 unterwegs und hier haben wir nicht die Möglichkeit, eine Erweiterung direkt zu installieren. Entsprechend gibt es hier zwei unterschiedliche Herangehensweisen. Entweder, wir passen dieses Sharepoint-Formular an, indem wir es in ein Infopass-Formular konvertieren und dann dementsprechend auf der Ebene von Infopass in dem Dropdown unseren Filter hinterlegen. Eine andere Möglichkeit wäre es, das Sharepoint-Formular zu belassen und über den Sharepoint Designer mit einem JavaScript zu erweitern, welches auf der Client-seitigen Ebene diesen Filter für uns vornimmt. Nun haben wir gesehen, wie wir unsere Verträge in dem Fall den Leasingvertrag, mit einem Vertragspartner verknüpfen können. Dies ist durchaus sinnvoll, wenn man die Vertragspartner in eine separate Liste auslagert, um entsprechend mehrere Metadaten am jeweiligen Kontakt beziehungsweise am Vertragspartner festhalten zu können. Die Verknüpfung läuft in dem Fall über eine berechnete Spalte. Wichtig ist dabei zu beachten, dass wir stets Websitespalten verwenden, die wir an die jeweiligen Website- Inhaltstypen anhängen können, so dass wir unsere Spaltenwerte übergreifend über unterschiedliche Listen hinweg verfügbar machen können.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

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5 Std. 46 min (69 Videos)
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