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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Vertragsnotizen verwalten

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Da bei der Verwaltung von Verträgen auch Notizen anfallen, wird mittels OneNote eine Lösung zur Erfassung und Suche von Vertragsnotizen geschaffen.

Transkript

Bei der Verwaltung von Verträgen wird es oft interessanter, zu den Verträgen informelle Notizen hinzuzufügen. Für diesen Zweck bietet das Microsoft-Portfolio eine separate Applikation. Nämlich Microsoft OneNote. Hier haben wir die Möglichkeit, unsere Notizen zu verwalten. Natürlich möchten wir einen Bezug zum jeweiligen Vertrag herstellen. Dies kann folgendermaßen gelöst werden. Ich habe in dem Fall schon ein kleines Beispiel vorbereitet, indem ich mir diesen Leasing-Vertrag öffne. In dem Fall ein Leasing-Vertrag für ein Fahrzeug-Meeting. Und wir haben in unserer Dokumentenmappe eine vorgefertigte OneNote-Datei in Form eines Abschnitts, der uns die Möglichkeit gibt, separate Informationen in Form von Notizen, wie zum Beispiel hier Notizen zur Beantragung der Versicherung, vorzuhalten. Wir wir das umsetzen, schauen wir uns nun gemeinsam an. Zunächst einmal brauchen wir eine Dateivorlage. Diese Dateivorlage erzeugen wir uns, indem wir zunächst einen Abschnitt innerhalb von OneNote erzeugen. Wie wir den zunächst nennen, ist eigentlich nicht wichtig, Hauptsache, er existiert. Als nächstes exportieren wir diesen Abschnitt als OneNote 2010- beziehungsweise -2013-Datei auf unseren Desktop, wie hier schon vorbereitet. Anschließend passen wir unsere Dokumentenmappe beziehungsweise den jeweiligen Inhaltstyp an. Das machen wir über die Inhaltstypen-Navigation. Ich habe hier hier das Beispiel des Leasing-Vertrags rausgesucht und gehe jetzt hier in die Einstellungen für die Dokumentenmappe hinein. Wenn ich jetzt hier runterscrolle, sehen wir hier unter Standardinhalt die Möglichkeit, einen Inhalt zum Zeitpunkt der Erzeugung der Dokumentenmappe beziehungsweise des Vertrags standardmäßig zu hinterlegen. Das bedeutet, ich kann hier sagen, ich möchte gern, dass bei der Erstellung meines Vertrags standardmäßig eine OneNote-Datei in Form eines Notizabschnitts hinzugefügt wird. Das habe ich in dem Fall hier eingetragen. Als nächstes können wir das Ganze ausprobieren, indem wir einen neuen Leasing-Vertrag hinzufügen. Das machen wir wie gewohnt über unser Menüband. Wir erstellen einen neuen Leasing-Vertrag für ein neues Fahrzeug. In einem kleinen Zeitsprung habe ich dieses Formular vorausgefüllt. Wir haben jetzt also ein paar Werte, die wir jetzt diesem Leasing-Vertrag zuordnen können. Nun wird die neue Dokumentenmappe erzeugt. Mit dem, was wir schon kennen. Mit den Metadaten, die wir gerade erstellt haben. Und natürlich mit unserer ID, die gleich von unserem Workflow innerhalb von wenigen Sekunden generiert wird. Interessant für die Notizenverwaltung ist nun dieses Standarddokument, was in unserer Dokumentenmappe liegt und zu unserer positiven Überraschung schon mit genau dem Namen ausgestattet ist, den wir auch bei der Bezeichnung unserer Dokumentenmappe verwendet haben. Als nächstes können wir, gebunden an unseren Leasing-Vertrag, unterschiedlichste Vertragsnotizen hinterlegen, wie beispielsweise Allgemeine Notizen zur KFZ-Versicherung. Und besonders erfreulich ist die Information, dass wir die Daten, die wir innerhalb der Vertragsnotizen eintragen, über die Suche wiederfinden können. Damit die Suchergebnisse aus OneNote bei unserer Suche in den Suchergebnissen mit auftauchen, müssen wir unsere Suchergebnisquelle noch geringfügig anpassen. Das zeige ich mal bei dem Scope Alle Verträge. Ich bearbeite ihn und starte den Abfragegenerator. Hier können wir sehen, dass ich das Ganze geringfügig erweitert habe um den FileType:one, das ist das Dateiformat für einen OneNote-Abschnitt. Darüber hinaus habe ich sichergestellt, dass innerhalb unserer Suchabfrage nur Ergebnisse innerhalb der aktuellen Websitesammlung dargestellt werden. Hier können wir beim Test der Abfrage schon sehen, dass die entsprechenden Ergebnisse hier in das Ergebnis mit hineingerutscht sind. Das Ganze funktioniert also. Nun können wir als nächstes das Ganze testen. Hier haben wir zum Beispiel eine Notizinformation im Hinblick auf einen Leasing-Vertrag, den wir zuletzt abgeschlossen hatten. Wichtig ist natürlich, dass man immer ein paar Sekunden warten muss, bis eine solche Änderung im Suchindex enthalten ist. Das kann durchaus ein wenig dauern. Aber wie wir sehen, eine Volltextdurchforstung und eine Volltextsuche ist auch bei unseren Vertragsnotizen möglich. Dementsprechend sind wir dann auch in der Lage, zu unseren Leasing-Verträgen, wie hier in diesem Beispiel zu sehen, einen vertragsbezogenen Hinweis in Form von Vertragnotizen hinzufügen zu können.

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