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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Vertragsidentifikation automatisieren – Teil 2

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Dieses Video erläutert die Erstellung eines wiederverwendbaren SharePoint-Workflows, welcher an einen Inhaltstyp angehängt werden kann.

Transkript

In diesem Fall erstellen wir einen sogenannten wiederverwendbaren Workflow. den wir als Sharepoint 2010-Workflow an einen Inhaltstypen anhängen. In dem Fall an den Inhaltstyp Dienstleistungsvertrag. Wir bezeichnen den Workflow mit Vertrags-ID erstellen. Wir klicken OK und können jetzt unsere Workflow-Action bauen. Wir bezeichnen also den ersten und den einzigen Schritt mit Erstellen einer Vertrags-ID. Nun legen wir das Feld der ID fest auf einen Wert, gemäß der Syntax, die wir gern in dieser Applikation hätten. In diesem Beispiel machen wir's folgendermaßen. Wir ziehen uns die listeninterne ID des Datensatzes, hängen ein Minus hinten dran und wiederum dahinter stecken wir den Namen des Inhaltstypen. Wir klicken OK, überprüfen kurz auf Fehler. Es sind keine vorhanden. Nun gehen wir einmal in die Einstellungen hinein. Die Startoptionen können wir zunächst einmal darauf beschränken, dass wir den Workflow nur bei der Erstellung eines Datensatzes durchführen möchten. Und wir deployen den Workflow. Dann müssen wir den Workflow im Inhaltstypen anmelden. Das bedeutet, wir gehen in die Inhaltstypen hinein, nehmen uns den Dienstleistungsvertrag, gehen in die Workflow-Einstellungen und fügen hier einen Workflow hinzu. Wenn wir runterscrollen, haben wir hier unseren Workflow zum Erstellen einer Vertrags-ID. Hier können wir wiederum einen Namen festlegen. Die Aufgabenliste behalten wir bei, so wie die Workflow-Verlaufsliste. Wir sagen, dieser Workflow wird gestartet, wenn ein neues Element erstellt wird und klicken auf OK. Natürlich hätten wir auch die Möglichkeit gehabt, den Workflow an eine Liste anzuhängen. Aber es ist vom redaktionellen und administrativen Aufwand her praktischer, das an einen Inhaltstypen zu heften. Machen wir einen kleinen Test. Zunächst einmal erstellen wir einen neuen Dienstleistungsvertrag. Nennen wir ihn Vertragstest. Noch ist die ID als freies Textfeld eingeblendet. Das wird sich gleich ändern. Zunächst einmal möchten wir überprüfen, ob dieser Wert nun vom Workflow an das entsprechende Feld durchgereicht wird. Das kann durchaus ein paar Sekunden dauern, weil im Hintergrund im Office 365-Unternehmenskonto über die Timer-Services, die wir hier nicht explizit verwalten können, dieser Job gestartet wird. Und wir sehen, das Ganze ist passiert. Jetzt ist nur die Frage, wo hat er die Nummer her? Diese Nummer kommt aus der Dokumentenbibliothek, die wir über die Listenansicht sichtbar machen können. Das heißt, wir haben hier unsere systeminterne ID, die wir zunächst einmal mit unserer Systematik erzeugt haben. Auf der anderen Seite haben wir eine systeminterne ID-Spalte, auf die wir nur mit einem Workflow so benutzerdefiniert zugreifen können. Wir können leider nicht über ein benutzerdefiniertes Feld eine solche Bezeichnung wie ID-Inhaltstyp erzeugen, weil nämlich das ID-Feld von einer berechneten Spalte nicht ausgelesen werden kann. Nun bleibt noch die Anpassung des Inhaltstypen dahingehend, dass nun die ID-Spalte über das Formular nicht weiter angepasst werden kann. Das geht ganz einfach, indem wir innerhalb des Inhaltstypen sagen, das Ganze ist kein optionales Feld mehr, sondern soll in Formularen nicht mehr angezeigt, weil ausgeblendet werden. Jetzt machen wir erneut die Probe aufs Exempel. Wir erstellen einen neuen Dienstleistungsvertrag und wir sehen, dass diese Spalte hier nicht mehr auftaucht. Nennen wir den nächsten Dienstleistungsvertrag einfach test. Auch hier dauert's wieder wenige Sekunden ... Und nun hat er wiederum unsere benutzerdefinierte ID mit der listeninternen ID und dem Inhaltstypen verbunden, beziehungsweise eine Konkatenation aus beiden gebildet. Aus Gründen der Performance-Optimierung sollten wir nun noch folgendes tun. Wir haben nun unsere benutzerdefinierte Spalte namens ID. Diese sollten wir als eine Spalte in der Dokumentenbibliothek indexieren, damit die Performance in der Dokumentenbibliothek langfristig sichergestellt wird. Das machen wir, indem wir uns in den Einstellungen der Dokumentenbibliothek die Spalte aufrufen und nun sagen, wir möchten innerhalb der Spalte eindeutige Werte erzwingen. Wir klicken OK und können diesen Hinweis noch einmal bestätigen, dass hier nun diese Spalte indiziert wird, es werden also eindeutige Werte erzwungen. Wir klicken OK und sehen schon, wie wunderbar diese Prüfung funktioniert. Da diese Spalte derzeit doppelte Werte enthält, verweigert er in dem Fall den Dienst. Wir schauen mal, was passiert, wenn wir die Liste leeren. Wir klicken nochmal auf ID. Wir erzwingen eindeutige Werte, klicken OK. Jetzt hat es funktioniert. Wunderbar. Durch dieses Definieren einer indizierten Spalte innerhalb der Dokumentenbibliothek haben wir dafür gesorgt, dass selbst bei einer massiven Befüllung von mehreren, oder über 5000 Listeneinträgen, trotzdem noch eine vernünftige Performance und vor allem auch die Funktionsbeibehaltung in dieser Dokumentenbibliothek gewährleistet bleibt. Natürlich ist das Prinzip, das wir in diesem Video gesehen haben, in den anderen Dokumentenbibliotheken ebenfalls anzubringen. Das bedeutet, wir hängen denselben Workflow, den wir nach dem gleichen Prinzip erstellen, auch an die anderen Inhaltstypen, so dass wir natürlich auch hier eine gleichmäßige Funktionalität erhalten. Nun haben wir anhand eines praktischen Beispiels gelernt, wie es uns gelingt, eine ID für einen Vertrag nach einer von uns bestimmten Syntax zu definieren, die dann automatisch von einem Workflow erzeugt und in die entsprechende Spalte eingetragen wird.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

5 Std. 46 min (69 Videos)
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