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MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 3) – Konfigurieren von Exchange Online und Skype for Business Online

Verteilerliste und Mitglieder erstellen und verwalten

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Erfahren Sie, wie sie in office 365 Verteilerlisten für bestimmte Empfängergruppen anlegen und sich in diesen Listen Mitglieder anlegen lassen. Solche Verteilerlisten werden meist verwendet, wenn E-Mails regelmäßig an den gleichen Empfängerkreis verschickt werden sollen.
10:30

Transkript

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Verteilerlisten, auch Verteilergruppen genannt, erstellen und Mitglieder hinzufügen können. Ich befinde mich im "Exchange Admin Center" auf dem Dashboard. Über den Link "Gruppen" habe ich direkt die Möglichkeit neue Gruppen zu erstellen. Über das Plussymbol kann ich eine neue Gruppe direkt erstellen oder beim Pfeil nach unten auswählen, was für eine Gruppe ich den tatsächlich erstellen möchte. Es gibt die Office 365-Gruppe, die Verteilergruppe, eine Sicherheitsgruppe und die dynamische Verteilergruppe. Was ist den mit diesen Gruppen überhaupt umsetzbar, beziehungsweise was bedeuten diese Gruppen? Dazu habe ich Ihnen einen Artikel vorbereitet aus dem Support-Portal von Office 365. "Erstellen und Bearbeiten oder Löschen einer Sicherheitsgruppe oder eben auch Verteilergruppe". Ein wenig weiter nach unten navigiert werden drei Gruppentypen beschrieben. Die Verteilergruppe wird verwendet, um Nachrichten an eine Benutzergruppe zu senden. Wird auch als E-Mail aktivierte Verteilergruppe bezeichnet oder eben auch eine Verteilerliste. Die Sicherheitsgruppe kann verwendet werden, um Nachrichten an eine Benutzergruppe zu senden oder um Berechtigungen zum Zugriff auf Ressourcen zu gewähren. Da ist bereits der erste wichtige Unterschied. Die Sicherheitsgruppe kann also Berechtigungen enthalten. Eine Verteilergruppe kann das nicht. Die dynamische Verteilergruppe, eine Art von Verteilergruppe, bei der die Empfängerliste jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht senden, basierend auch von Ihnen definierten Filtern und Bedingungen neu berechnet wird. Was das genau bedeutet, zeige ich Ihnen gleich später, wenn wir die verschiedenen Gruppen erstellen. Navigiere also zurück ins "Exchange Admin Center" und ich erstelle eine neue Gruppe. Zuerst erstelle ich eine neue Verteilergruppe. Ich habe die Möglichkeit den Anzeigenamen zu bestimmen und dazu verwende ich "Lohn". Der Alias soll ebenfalls "Lohn" heißen. Die E-Mail-Adresse heißt "lohn@videotrainer.ch". Ich kann Notizen eingeben. Es wurde der Besitzer Tom Wechsler direkt festgelegt und ich habe die Möglichkeit Gruppenmitglieder hinzuzufügen über die Schaltfläche "+". Da kann ich nun die Benutzer auswählen. Ich verwende "Hubi Frei", "Hinzufügen", "OK". Nun ist dieser Benutzer ebenfalls Mitglied der Verteilergruppe "Lohn", die ich jetzt erstellen werde. Eine wichtige Option, die ich noch konfigurieren kann ist "Wählen Sie aus, ob für den Beitritt zur Gruppe eine Besitzergenehmigung erforderlich ist". Die Markierung ist offen. "Offen" bedeutet, jeder Benutzer kann selbstständig sich dieser Verteilergruppe anschließen. "Geschlossen" bedeutet, Mitglieder können nur von den Gruppenbesitzern hinzugefügt werden. Bedeutet also, der Tom Wechsler ist Besitzer dieser Gruppe. Der Tom Wechsler muss die Mitglieder manuell hinzufügen. Oder die dritte Option ist Besitzergenehmigung: Alle Anfragen werden von Gruppenbesitzern genehmigt oder abgelehnt. Dann kann ich noch bestimmen, ist die Gruppe offen oder ist sie geschlossen. Offen: Jeder Benutzer kann die Gruppe ohne Genehmigung durch die Gruppenbesitzer verlassen. "Geschlossen" bedeutet, die Mitglieder können sich nicht eigenständig entfernen. Das muss der Besitzer der Gruppe ausführen. Ich wähle "Speichern" und diese Verteilergruppe ist nun erstellt. Wir haben eine neue Verteilergruppe mit dem Anzeigenamen "Lohn". Ich erstelle eine neue Gruppe, eine Sicherheitsgruppe. Nun besteht die Möglichkeit auch wieder den Anzeigenamen zu bestimmen, den Alias und die E-Mail-Adresse. Genau das werde ich umsetzen. Und ich verwende zum Beispiel die Gruppe "Bingo". Alias ist ebenfalls "Bingo" und die E-Mail-Adresse ist "bingo@videotrainer.ch". Navigiere nach unten, der Besitzer ist Tom Wechsler und ich kann ebenfalls wieder Mitglieder zu dieser Gruppe hinzufügen. Über das Plussymbol wähle ich nun ein Mitglied aus. Das ist die "Petra Fassbind" und vielleicht haben Sie es bereits bemerkt, "Petra Fassbind" ist ein externer Kontakt. Ja das geht, ich kann externe Kontakte meinen Gruppen hinzufügen. Und ich wähle "OK" und dann kann ich wiederum eine Option setzen. Wählen Sie aus, ob für den Beitritt zur Gruppe eine Besitzergenehmigung erforderlich ist. Nur Besitzer können Mitglieder entfernen. Ich würde also diese Markierung setzen, damit die Besitzergenehmigung erforderlich ist. Das bedeutet, dass der Tom Wechsler zukünftig die Mitglieder selber erfassen muss für diese Sicherheitsgruppe. Und ich wähle "Speichern". Und jetzt erstellen wir eine weitere Gruppe, eine dynamische Gruppe. Wiederum über diese Schaltfläche habe ich die Möglichkeit die dynamische Verteilergruppe zu konfigurieren. Wie immer zuerst der Anzeigename, den werde ich nun ebenfalls festlegen. Das ist in meinem Fall "Logistik". Der Alias ebenfalls "Logistik" und dann die Notizen, die ich bestimmen könnte. Den Besitzer werde ich nun manuell festlegen. Dazu wähle ich "Durchsuchen" und der Besitzer soll der Tom Wechsler sein. Und anschließend kann ich eine weitere Option auswählen. Geben Sie die Typen der Empfänger an, die Mitglieder dieser Gruppe sein sollten. Und darin besteht nun der wesentliche Unterschied zwischen einer Verteilergruppe, einer normalen Verteilergruppe und einer dynamischen Verteilergruppe. Was bedeutet das genau? Ich konfiguriere zuerst die Gruppe und erkläre Ihnen dann die Funktion. Ich wähle aus "Nur die folgenden Empfängertypen". Ich möchte "Benutzer mit Exchange-Postfächern". Anschließend noch eine Regel, die ich hinzufügen möchte und zwar die Regel ist basierend auf die "Abteilung". Die Abteilung in meinem Fall heißt "Buchhaltung". Und ich wähle über das Pluszeichen, dass diese Buchhaltung hinzugefügt wird und "OK". Das bedeutet nun folgendes, wenn jemand eine E-Mail an diese Verteilergruppe sendet. Dieser jemand hat eine Exchange-Postfach und ist Mitglied der Abteilung "Buchhaltung", dann wird seine E-Mail-Adresse direkt in diese dynamische Verteilergruppe abgelegt. Wähle "Speichern". Wie ich das meine, das sehen wir in den Attributen, zum Beispiel im "Active Directory" von einem Benutzer. Navigiere ins "Active Directory", navigiere zu "Bill Muff" und anschließend zu "Organisation". Da habe ich die Möglichkeit das Attribut "Buchhaltung" zu setzen für die Abteilung. Der Bill Muff hat ein Exchange-Postfach. Er hat in der Abteilung "Buchhaltung" als Attributwert festgelegt. Aus diesem Grund würde Bill Muff sobald er eine E-Mail an diese Gruppe sendet, automatisch in diese dynamische Verteilergruppe aufgenommen werden. Das ist ein massive Vorteil für die Verwaltung, für die Administration dieser Gruppe. Der Administrator muss nicht manuell die verschiedenen Mitglieder hinzufügen. Nein, jene Mitglieder, die die Filterbestimmungen erfüllen, werden automatisch dieser dynamischen Verteilergruppe hinzugefügt. Jetzt haben wir noch die Möglichkeit eine letzte Gruppe zu erstellen. Die Office 365-Gruppe. Die Office 365-Gruppe ist eine ganz neue Art von Gruppe, bietet die Vorteile von einer Verteiler- und einer Sicherheitsgruppe. Habe die Möglichkeit einen Gruppennamen festzulegen. Dieser Gruppenname heißt in meinem Fall "hr" und die E-Mail-Adresse heißt ebenfalls "hr@videotrainer.ch" und ich kann festlegen, ist diese Gruppe öffentlich oder ist sie nur privat. Diese Konfiguration hier, diese Auswahl, die ist in Stein gemeißelt. Das bedeutet, wenn Sie diese Gruppe erstellt haben, können Sie diesen Wert nicht mehr konfigurieren. Möchten Sie also nicht öffentlich, sondern privat, dann müssen Sie eine neue Gruppe erstellen. Ich habe ebenfalls den Besitzer, das ist der "Admin 365", die Sprache ist "Deutsch(Schweiz). Ich kann eine Beschreibung festlegen. Ich kann ebenfalls die Option setzen "Neue Mitglieder abonnieren" und ich wähle "Speichern". Nun habe ich zusätzlich eine Office 365-Gruppe konfiguriert. Was ist das spezifische an dieser Office 365-Gruppe? Da habe ich Ihnen einen Artikel vorbereitet aus dem Support-Portal von Office 365. In diesem Artikel wird die Office 365-Gruppe noch etwas detaillierter beschrieben. Gehen wir zurück zum "Exchange Admin Center" und wir haben erfolgreich eine neue Office 365-Gruppe erstellt. Dazu muss ich noch diese Aktualisierung durchführen, damit die Gruppe angezeigt wird und unsere Office 365-Gruppe wird noch nicht aufgelistet. Ganz einfach, weil diese noch in Bearbeitung ist. Es wird immer noch diese Gruppe erstellt. Ist diese Bearbeitung abgeschlossen, haben wir erfolgreich eine Office 365-Gruppe erstellt. Sie haben mir nun über die Schulter geschaut, wie Sie die Möglichkeit haben im Exchange Admin Center verschiedene Verteilerlisten oder auch Verteilergruppen zu erstellen.

MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 3) – Konfigurieren von Exchange Online und Skype for Business Online

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2 Std. 12 min (19 Videos)
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Erscheinungsdatum:24.02.2017

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