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Typische Probleme in Projekten lösen

Versteckte Budgetüberschreitungen frühzeitig aufdecken

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Auch wenn es paradox klingt: Es gibt versteckte Budgetüberschreitungen. Hier lernen Sie, wie man als Projektmanager diese Überschreitungen findet und was man dagegen tun kann.

Transkript

Ein anderes Kostenproblem verbirgt sich hinter der Bezeichnung "unbemerkte Budgetüberschreitung". Vielleicht fragen Sie sich jetzt, wie kann so etwas passieren? Wie kann es dazu kommen, dass Budgets überschritten werden, ohne dass das jemand bemerkt? Schauen wir uns dazu ein Beispiel an, ein Bauprojekt das über vier Jahre läuft. Das für die gesamte Bauzeit geplante Budget beläuft sich auf 20.000.000 Euro. Die folgende Rechnung ist einfach, aber tückisch. Pro Jahr verursacht das Projekt im Durchschnitt, Kosten von 5.000.000 Euro. Nehmen wir an, das erste Jahr des Projektes ist vergangen und die Kosten stehen bei 5.000.000 Euro. Haben Sie schon einen Verdacht? Könnte in diesem Bauprojekt etwas falsch gelaufen sein? Um das herauszufinden, müssen wir zwei Aspekte betrachten. Das Ausgabenprofil und den Projektfortschritt. Fangen wir mit dem Ausgabenprofil an. Sollen im ersten Jahr tatsächlich schon 5.000.000 ausgegeben werden, oder waren in Wirklichkeit nur 3.000.000 veranschlagt? In Bauprojekten sind gleichmäßige Kostenverläufe eher die Ausnahme. Stattdessen gilt, bestimmte Phasen kosten mehr, andere weniger. Die tatsächlichen Jahresausgaben ergeben, betrachtet über die gesamte Laufzeit des Projekts, das Ausgabenprofil. Und dieses, lässt sich durch eine waagerechte, glatte Linie bei Leibe nicht treffend beschreiben. Kommen wir zu zweiten Aspekt, dem Projektfortschritt. Schreitet die Projektarbeit, wie geplant voran? Was heißt es, wenn zu Zeitpunkt X, der erste Stock des Gebäudes bereits stehen sollte, tatsächlich aber bis dahin lediglich die Bodenplatte gegossen ist und wenn trotz dieser Verzögerung die ersten 5.000.000 bereits ausgegeben wurden? Das könnte eine erhebliche Verteuerung bedeuten. Wir können also erst dann beurteilen, ob die Ausgaben im Plan liegen, oder ob eine Überschreitung des Budgets droht, wenn wir das Ausgabenprofil kennen und wissen, ob das Projekt bereits so weit gediehen ist, wie geplant. Wie behalten wir das am bestem im Auge? Mit einem Gantt-Diagramm. Ein farbig gestaltetes Gantt-Diagramm zeigt Ihnen auf den ersten Blick, wo ein Projekt gerade steht. Hinzu kommt das Ausgabenprofil. Wenn Sie jeder Aufgabe im Diagramm die entsprechenden Kosten zuweisen, erhalten Sie das Ausgabenprofil und können aus dem Diagramm ablesen, ob die Kosten im je gegebenen Zeitpunkt im Rahmen liegen oder nicht. Sie können sich sicherlich vorstellen, dass in dem Bauprojekt von dem ich gerade sprach, kein Gantt-Diagramm benutzt wurde. Zwar wurde der Projektfortschritt in monatlichen Besprechungen diskutiert, aber dieser Projektfortschritt wurde nicht methodisch und systematisch festgestellt. Es gab lediglich einen reinen Informationsaustausch. Jedes Gewerk erzählte, was passiert war und warum bestimmte Dinge noch nicht erledigt waren. Schlechtes Wetter, Krankheit von Mitarbeitern und so weiter. Im Prinzip, standen also Probleme im Vordergrund. Und die Frage, wie die einzelnen Beteiligten diese Probleme gelöst hatten oder auch nicht. Schön und gut, aber wie können Sie bei einem solchen Vorgehen erfahren, ob die Arbeiten erledigt wurden, die bereits erledigt sein sollten? Wie können Sie wissen, ob die bisher angefallenen Kosten noch im Plan liegen, oder nicht? Schauen Sie sich einmal dieses Gantt-Diagramm an. Die tatsächlichen Ausgaben liegen unter den geplanten. Das sieht auf den ersten Blick sehr gut aus, doch sobald Sie genauer hinschauen, sehen Sie, dass der Arbeitsfortschritt weit hinter dem Projektplan zurückliegt. In diesem Projekt gibt es definitiv Probleme. Bisher wurde nur deswegen weniger Geld ausgegeben als geplant, weil auch etliche Arbeiten noch nicht erledigt sind. Vergleichen Sie ihr Gantt-Diagramm also mit dem Verlauf der Ausgaben. Erst dann können Sie abschätzen, was als nächstes passieren wird. Sie wollen ja schließlich nicht nur wissen, wie weit das finanzielle Projektbudget zum Betrachtungszeitpunkt bereits ausgeschöpft ist, sonder auch, wie hoch die gesamten Ausgaben beim Abschluss des Projektes sein dürften. Dazu ein weiteres Beispiel. Nehmen wir an, die veranschlagte Projektlaufzeit sei zur Hälfte absolviert. Die Gesamtkosten für das Projekt sollen 100.000 Euro betragen. Davon sollen auf die erste Hälfte der Laufzeit, 50.000 Euro entfallen. Nehmen wir außerdem an, es seien bereits 55.000 Euro ausgegeben worden. Das haben wir durch das Gantt-Diagramm herausgefunden. Wenn wir sehr vorsichtig rechnen, gehen wir davon aus, dass auch in der zweiten Hälfte der Projektlaufzeit 55.000 Euro benötigt werden. Also dürfte das Projekt, bis zu seinem Abschluss letztendlich 110.000 Euro kosten. Ein Optimist rechnet vielleicht damit, dass die zweite Hälfte nach Plan laufen wird. Das in der verbleibenden Zeit also tatsächlich, nur die veranschlagten 50.000 Euro gebraucht werden. Das ergibt noch immer mehr Ausgaben von 5000 Euro. Doch wahrscheinlicher ist es, dass die Kosten sich am Ende nicht auf 105.000 Euro, sonder sogar auf 112.000 Euro, oder mehr summieren werden. Warum? Weil auch in der zweiten Projekthälfte noch Überraschungen auftreten können. Deshalb ist jetzt Nachkalkulieren angesagt. Wichtig dabei ist, dass Sie ihre Kalkulation so anpassen, dass Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite sind. Sie möchten nicht am Ende dastehen und noch einmal nach zusätzlichen Mitteln fragen müssen, oder? Das funktioniert am besten, wenn Sie die Ausgaben, die in der ersten Hälfte tatsächlich angefallen sind, verdoppeln und einen Sicherheitspuffer hinzurechnen. Fassen wir noch einmal zusammen. Um etwaige Budgetüberschreitungen frühzeitig aufdecken und somit auch beschränken zu können, sollten Sie als erstes ein Gantt-Diagramm erstellen. Erarbeiten Sie davon ausgehend das Ausgabenprofil. Und drittens, falls Sie Budgetüberschreitungen absehen können, sorgen Sie für einen Sicherheitspuffer, bevor es soweit ist. Dann sind Sie am Ende für Überraschungen gewapnet.

Typische Probleme in Projekten lösen

Erfahren Sie, was in Projekten häufig schief läuft und wie Sie Fehler vermeiden, die andere vor Ihnen schon gemacht haben.

1 Std. 14 min (15 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.04.2017

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