SharePoint 2013-Administration Grundkurs

Versionierung von Dokumenten (und Elementen)

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SharePoint enthält eine vollständige Versionskontrollfunktion für Dokumente und Listenelemente und diesmal lernen Sie, wie Sie diese aktivieren und nutzen.

Transkript

Der Websitebesitzer hat in der Homepage Projekt 21 eine Bibliothek zum Ablegen von Dokumentationen erstellt. Nun arbeiten teilweise mehrere Kollegen an einer Dokumentation und es soll auch möglich sein, den Versionsverlauf der Dokumente in dieser Bibliothek sprich der dort abgelegten Dokumentationen einsehen zu können. SharePoint bietet eine vollständige Versionskontrolle, die allerdings standardmäßig nicht aktiviert ist. Um die Versionskontrolle einzuschalten, öffnen Sie die Bibliothek, indem Sie die Bibliothek auswählen, wechseln ins Menüband Bibliothek, finden dort die Bibliothekseinstellungen und unter Allgemeine Einstellungen finden Sie den Befehl Versionsverwaltungseinstellungen. Hier kann im Abschnitt Versionsverlaufe Dokument die Versionskontrolle für Haupt- und oder für Haupt- und Nebenversionen aktiviert werden. Hauptversionen bedeutet, dass mit dem sogenannten Eincheck-Vorgang immer auch eine Version öffentlich wird. Haupt- und Nebenversion bedeutet dagegen, dass beim Einchecken wählt der Benutzer aus, beim Einchecken einer Nebenversion, eine sogenannte Entwurfsversion erstellt wird, und der Sichtbarkeitslevel für diese Entwurfsversion kann hier eingestellt werden. In diesem Fall dürfen alle Benutzer die Entwurfsversion lesen. Mit der mittleren Option dürften das nur Benutzer die Elemente bearbeiten dürfen. Ein klassisches Beispiel wäre ein Besprechungsprotokoll. Der Verfasser des Protokolls checkt zunächst eine Nebenversion ein, benachrichtigt alle Teilnehmer der Besprechung. Die besitzen Bearbeitenrechte, können selbständig das Dokument auschecken, überarbeiten und wieder einchecken, eine neue Nebenversion einchecken, und wenn alles korrigiert wurde, alles korrekt wird, checkt der Verwalter eine neue Hauptversion ein und die neue Version des Protokolls oder das neu eingestellte Protokoll wird komplett sichtbar für alle Benutzer mit Leserechten. Im Beispiel genügt es, die Hauptversionsverwaltung zu verwenden. Dementsprechend wird hier Hauptversionen erstellen aktiviert und es darf nicht möglich sein, Dokumente einfach so zu bearbeiten. Benutzer müssen Dokumente auschecken und damit dem System mitteilen, dass sie gewillt sind, dieses Dokument zu bearbeiten. Dementsprechend wird die Option hier unten von Nein auf Ja umgestellt. Was hat sich nun verändert? Wenn ein Kollege in der Bibliothekdokumentationen jetzt ein neues Dokument erstellt, die entsprechenden Metadaten einstellt, und das Dokument speichert, wird er im Anschluss darauf hingewiesen, dass dieses Dokument für ihn ausgecheckt ist. Das bedeutet, das Dokument ist für ihn sehr wohl bereits in der Bibliothek sichtbar, für alle anderen Benutzer jedoch erscheint es noch nicht in der Bibliothek, weil es die erste Version ist, die noch ausgecheckt ist. Erst wenn der Ersteller des Dokuments entweder aus Word den Befehl Einchecken oder aber in der Sicht des Browsers durch Markieren des Dokuments im Menüband Dateien den Befehl Einchecken auswählt, erst dann wird diese Version zur Hauptversion und damit öffentlich und sichtbar. Word wechselt anschließend nach dem Einchecken automatisch in den Anzeigemodus und weist darauf hin, dass zur Bearbeitung des Dokumentes das Dokument erst wieder ausgecheckt werden muss. Im Browser nach dem Öffnen der Dokumentbibliothek kann nun jeder mit den entsprechenden Berechtigungen natürlich für dieses Dokument im Menüband Dateien den Versionsverlauf dieses Dokumentes einsehen und sehen, dass es bereits zwei Versionen dieses Dokumentes gibt. Es besteht die Möglichkeit, jede Version wieder herzustellen. Das bedeutet in diesem Fall: aus der Version 1 würde die Version 3, die Version 2 wird nicht gelöscht, Versionen zu löschen und Versionen anzuzeigen. Damit werden die Metadaten geöffnet und man kann auch das Element starten. Word selbst bietet die Möglichkeit, über den Befehl Überprüfen, im Abschnitt Vergleichen diese Version mit einer bestimmten Version am Server zu überprüfen, zum Beispiel mit der Version 1.0. Im Anschluss daran zeigt Word übersichtlich die Änderungen des Dokuments, den Änderungsverlauf bis hinunter auf Formatvorlagen-Ebene an. Ein Nebeneffekt der Versionskontrolle ist natürlich, dass Kollegen schon über die Bibliothek durch Symboliken sehen können, wer hat welches Dokument ausgecheckt, ist gleich, bei wem ist welches Dokument in Bearbeitung, und dass multiple Bearbeiten von Dokumenten dadurch sinnvoll verhindert wird.

SharePoint 2013-Administration Grundkurs

Sehen Sie, worauf es bei der Planung, Einrichtung und Administration einer SharePoint-Farm auf Basis von SharePoint Foundation 2013 bzw. SharePoint Server 2013 ankommt.

6 Std. 29 min (67 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.06.2013

Für SharePoint Foundation 2013 und SharePoint Server 2013.

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