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SharePoint Online Grundkurs

Versionierte Dateien ein- und auschecken

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In Bibliotheken kann festgelegt werden, dass Dateiänderungen in Versionen nachverfolgt und bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Sehen Sie, wie Sie diese Versionierung von Dateien verwenden und auf ältere Versionen einer Datei zugreifen.
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Transkript

In Bibliotheken kann festgelegt werden, dass Änderungen an Dateien in Versionen nachverfolgt und bei Bedarf wieder hergestellt werden können. In diesem Video zeige ich Ihnen die Funktionalitäten der Versionierung von Dokumenten. Sie können Dateien im Entwurf als Nebenversion, oder in einer Hauptversion speichern. Die Hauptversion ist immer die aktuelle Version des Dokuments. Wurde in einer Bibliothek die Versionierung und das Auschecken von Dokumenten aktiviert, so erhalten Sie beim Speichern, oder schließen eines Dokumentes, einen Dialog zum Festlegen und zum Kommentieren der Version. Wenn beispielsweise an einer Geschäftsvorlage etwas geändert wird, so kann die Person, die die Änderung vornimmt, die Vorlage für die gesamte Belegschaft als Hauptversion einchecken und damit veröffentlichen. In den Einstellungen der Versionierung kann festgelegt werden, ob Benutzerinnen und Benutzer, die lesenden Zugriff auf eine Bibliothek besitzen, die Nebenversionen sehen dürfen, oder nicht. Das macht Sinn, wenn in einer Bibliothek nur endgültige, also finale Versionen veröffentlicht und für alle Personen sichtbar sein sollen. Dann dürfen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die berechtigt sind in der Bibliothek Dokumete zu bearbeiten, die Nebenversionen sehen und zum Bearbeiten öffnen. In meiner Bibliothek "Dokumente", im Projekt SharePoint, habe ich die Versionierung und das Erzwingen des Auschecken konfiguriert, damit nicht zeitgleich an einem Dokument gearbeitet werden kann, denn bei der zeitgleichen Berabeitung, kann die Bibliothek ja gar keine Versionierung von jedem Mitarbeiter festhalten, deshalb ist das Auschecken, dann in diesem Augenblick sehr wichtig. Da die Versionierung über Word nicht online funktioniert, habe ich die Bibliothek so konfiguriert, dass eine Datei, die geöffnet wird, automatisch in der Desktopanwendung geöffnet wird. Also wenn ich jetzt nochmal das Fachkonzept öffne, dann wird mir in diesem Fall nicht Word Online gezeigt, sondern ich lande direkt in meiner Desktopanwendung Word und Sie sehen im oberen Bereich habe ich jetzt die Möglichkeit das Dokument auszuchecken. Also in diesem Fall wäre das so, dass wenn ich "Auschecken" nicht klicke, dass ich nur den Lesemodus besitze. Das heßt ich kann die Datei auch nicht bearbeiten. Alle Befehle, die mir hier eigentlich zur Verfügung stehen sind ausgegraut. Wenn ich jetzt hier auf "Auschecken" klicke, dann sehen Sie die Befehle im Register Start sind sofort aktiviert, so dass ich die Befehle auch ausführen kann. Wenn ich jetzt nochmal in meine Bibliothek wechsle und hier nochmal aktualisiere mit F5, dann sehen Sie, dass das Fachkonzept auch die Informationen besitzt, dass diese Datei ausgecheckt ist, vom Trainer. Ich wechsle nochmal wieder zu meinem Word-Dokument, formatiere die Einleitung hier mal etwas größer und wenn ich jetzt aktualisiere, passiert in diesem Augenblick nichts. Also das Dokument wird nur aktualisiert innerhalb der SharePoint Bibliothek, aber diese Änderungen, dass ich das jetzt vergrößert habe, würden meine Kollegen nicht sehen. Erst wenn ich die Datei einchecke, können meine Kollegen diese Änderungen sehen. Nachdem ich gespeichert habe, schließe ich das Dokument. Und in diesem Augenblick bekomme ich eine Information: "andere Benutzer sehen Ihre Änderungen erst nach dem Einchecken. Möchten Sie jetzt Einchecken?" Ich klicke jetzt in diesem Fall einfach mal auf NEIN, dann lande ich wieder in meiner Bibliothek und ich hätte jetzt auch hier die Möglichkeit festzulegen, okay ich möchte jetzt doch einchecken, dann muss ich die Datei auswählen. Ich wechsle wieder über das erweiterte Menü, die drei Punkte und klicke jetzt auf einchecken, dann folgt ein Dialog zum Einchecken. Ich werde gefragt, ob ich das als Nebenversion, als Entwurf speichern möchte. Das heißt, dass ich zukünftig noch vielleicht dran arbeiten möchte. Ich könnte aber auch jetzt diese Datei veröffentlichen als Hauptversion, oder ich könnte jetzt sagen, ich belasse das in der Nebenversion und ich checke einmal ganz kurz das Dokument ein und belasse es danach ausgecheckt. Das bedeutet, dass meine Kollegen in dem Augenblick, wo ich hier JA klicke und auf OK klicke, die Änderugen im Dokument zumindest lesen können. In diesem Fall klicke ich einmal OK. Danach öffne ich noch einmal das Dokument. Und ich werde jetzt hier noch einmal das Inhaltsverzeichnis aktualisieren und bin jetzt soweit zufrieden mit meinem Dokument und ich möchte das jetzt direkt aus Word heraus einchecken und eben halt die Hauptversion festlegen. Dafür klicke ich wieder auf SCHLIESSEN. In diesem Fall möchte ich, dass das Dokument eingecheckt wird. Und auch hier erhalte ich einen Dialog und kann jetzt festlegen, dass es eine Hauptversion ist, dass ich das veröffentlichen möchte und was auch noch hier jetzt erscheint "aktuelle Nebenversionen überschreiben". Das macht Sinn, wenn Sie beispielsweiese feststellen, dass Sie einen Punkt vergessen haben, oder wenn Sie ein Wort korrigiert haben, dass Sie das nochmal in der aktuellen Nebenversion überschreiben können. In diesem Fall schreibe ich noch einmal als Versionskommentar [tippen] und bestätige mit OK. Wenn ich jetzt die Bibliothek aktualisiere mit der Taste F5, dann wird das auch nicht mehr gekennzeichnet, dass mein Dokument ausgecheckt ist und in diesem Fall können jetzt alle Besucher, die mit Leserechten hier auf die Bibliothek zugreifen und auch meine Kollegen die aktuelle Fassung des Fachkonzeptes sehen. Wenn Sie das Dokument noch einmal öffnen und das Ganze auschecken, dann besteht auch in der Desktopanwendung von Word über das Register Datei, hier in der Kategorie Verlauf, die Möglichkeit auch nochmal zu sehen, was wurde da eigentlich geändert? Was hat wer gemacht? Das ist auch nochmal ein guter Hinweis und darüber lässt sich auch die Version wiederherstellen. So ich schließe das Dokument jetzt nochmal. Zum Herstellen einer Version habe ich auch die Möglichkeit hier direkt über das erweiterte Menü, die drei Punkte, auf den Versionsverlauf zuzugreifen und Sie sehen jetzt hier die einzelnen Versionen. Und Sie hatten gesehen, dass ich immer ein Kommentar, oder meistens ein Kommentar hinzugefügt habe und das ist im Endeffekt hier ganz wichtig, um einfach mal zu sehen, was wurde da vorgenommen, damit man später auf eine ältere Version wieder zurückgreifen kann. Wenn ich jetzt hier zum Beispiel auf die Version 9.1 zeige, dann sehe ich hier beim Datum ein Drop-down Pfeil und ich hätte die Möglichkeit diese Versionen wiederherzustellen, oder auch zu löschen. Wenn ich auf "Anzeigen" klicke, öffnet sich nur ein kleiner Dialog, der mir nicht unbedingt weiterhilft. Ich sehe jetzt nicht die Änderungen, die vorgenommen wurden. Das muss ich also wirklich in der Word-Desktopanwendung machen. Würde ich jetzt auf "Wiederherstellen" klicken, dann würde diese Version wieder zur aktuellen Version werden. Wichtig bei der Versionierung ist wirklich die Konfiguration der SharePoint Bibliothek, das Auschecken erzwungen wird und eben halt auch, dass die Dokumente, beziehungsweise die Dateien in der jeweiligen Client-Anwendung geöffnet werden, denn in Word, oder Excel Online und PowerPoint Online kann die Versionierung eben halt nicht durchgeführt werden und genau so, wenn zeitgleich an einem Dokument gearbeitet wird, kann die Bibliothek nicht die Version des einzelnen Mitarbeiters fassen, deshalb ist das Auschecken hier auch so wichtig.

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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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