SharePoint 2016 Grundkurs

Versionierte Dateien ein- und auschecken

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In Bibliotheken kann festgelegt werden, dass Änderungen an Dateien in Versionen nachverfolgt und bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Sehen Sie, wie Sie die Versionierung von Dateien verwenden und auf ältere Versionen einer Datei zugreifen.
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Transkript

In Bibliotheken kann festgelegt werden, dass Änderungen an Dateien in Versionen nachverfolgt, und bei Bedarf wieder hergestellt werden können. In diesem Video zeige ich Ihnen die Funktionalitäten der Saisonierung von Dokumenten. Sie können Dateien im Entwurf als Nebenversion oder in einer Hauptversion speichern. Die Hauptversion ist immer die aktuelle Version des Dokuments. Wurde in einer Bibliothek die Saisonierung und das Auschecken von Dokumenten aktiviert, so erhalten Sie beim Speichern und Schließen eines Dokuments einen Dialog zum Festlegen und zum Kommentieren der Version. Wenn beispielsweise an einer Geschäftsvorlage sich etwas ändert, so kann die Person, die die Änderung vornimmt, die Vorlage für die gesamte Belegschaft als Hauptversion einchecken, und damit veröffentlichen. In den Einstellungen der Versionierung kann festgelegt werden, ob Benutzerinnen und Benutzer, die lesenden Zugriff auf eine Bibliothek besitzen, die Nebenversionen sehen dürfen, oder eben nicht. Das macht Sinn, wenn in einer Bibliothek nur endgültige, also finale Versionen veröffentlicht und für alle Personen sichtbar sein sollen. Dann dürfen nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die berechtigt sind, in der Bibliothek Dokumente zu bearbeiten, die Nebenversionen sehen und zum Bearbeiten öffnen. In meiner Bibliothek habe ich die Versionierung und das Erzwingen des Auscheckens konfiguriert, damit nicht zeitgleich an einem Dokument gearbeitet werden kann. Wenn ich jetzt auf ein Dokument hier bei mir klicke, zum Beispiel die Dokumentation, und ich möchte diese jetzt in Word öffnen, dann erhalte ich direkt in der Anwendung Word hier im oberen Bereich die Aufforderung zum Auschecken. Das bedeutet, wenn ich auf Auschecken klicke, dann kann ich das Dokument bearbeiten, vorher bleibt alles innerhalb der einzelnen Registerreiter, die ganzen einzelnen Befehle bleiben ausgegraut, so dass ich hier also wirklich keine Änderungen am Dokument vornehmen kann, und wenn ich das Dokument auschecke, dann stehen mir auch die ganzen Befehle zur Verfügung, und ich habe die Möglichkeit, Änderungen hier an meinem Dokument vorzunehmen. Ich setze jetzt nur einen Punkt, um Ihnen das einmal zu demonstrieren, dann gehe ich hier auf Speichern, danach klicke ich auf das x, um eben halt das Dokument zu schließen, und jetzt bekomme ich ein Dialogfeld, wo ich darauf hingewiesen werde, Andere Benutzer sehen Ihre Änderungen erst nach dem Einchecken, Möchten Sie jetzt einchecken? Wenn ich Nein klicke, dann bleibt das Dokument weiterhin für mich ausgecheckt, so, dass ich das halt weiterbearbeiten kann, und solange ich das eben ausgecheckt belasse, können meine Kolleginnen und Kollegen die Änderungen, die ich vornehme an dem Dokument nicht sehen, ich klicke einfach mal auf Nein, ich aktualisiere noch einmal den Bildschirm mit der Taste F5, und Sie sehen, die Dokumentation ist hier ausgecheckt. Meine Kolleginnen und Kollegen haben wirklich nur die Möglichkeit, die Dokumentationen jetzt im Schreibschutz zu öffnen und zu lesen, aber Sie sehen eben halt meine Änderungen nicht. Wenn ich das Dokument auswähle, und ich wechsele in das Register Dateien, dann befindet sich hier in der Gruppe Verwalten eine Schaltfläche, und zwar der Versionsverlauf. Und Sie sehen jetzt hier die einzelnen Versionen, die hier dargestellt werden, Sie sehen auch Nebenversionen, das sind immer die Zahlen ohne Null, also wenn da eine Zahl dahinter steht, also 1.0 ist eine Hauptversion, 3.1 ist eine Nebenversion, genauso 3.2. ist eine Nebenversion. Und Sie sehen hinter im hinteren Bereich auch immer Kommentare, die hier hinzugefügt wurden, so dass man immer sieht, welche Änderungen wurden an dem Dokument vorgenommen, ich habe die Möglichkeit, jetzt beispielsweise hier auf diese Version zu gehen, und über diesen Dropdown-Pfeil kann ich mir jetzt diese Version wiederherstellen, die Veröffentlichung der Version aufheben, oder eben halt in einem separaten Dialogfeld nochmal die Version anzeigen lassen, also da öffnet sich nicht automatisch Word, und zeigt mir an, welche Änderungen vorgenommen wurden, also das ist einfach nur ein Dialog, ich zeige Ihnen das, es öffnet sich ein kleines Fenster, wo ich jetzt eben halt nur wenig Eigenschaften sehe, also ich sehe nicht, welche Änderungen da genau vorgenommen wurden, deshalb ist das immer ganz wichtig, dass bei der Versionierung Kommentare hinzugefügt werden, ich schließe dieses Fenster und nun habe ich die Möglichkeit, das Dokument einzuchecken, es folgt ein Dialog, wo ich jetzt die Möglichkeit habe, das Ganze noch als Entwurf, also als Nebenversion zu speichern, oder direkt als Hauptversion zu veröffentlichen, Ich hätte auch hier unten nochmal die Möglichkeit, Auschecken nach dem Einchecken beibehalten, das ist, wenn ich das als Entwurf nochmal speichere, dann habe ich die Möglichkeit, das Dokument einmalig ganz kurz einzuchecken, und danach bleibt das dann weiterhin für mich ausgecheckt, das bedeutet, dass in dem Augenblick, wo es einmal kurz eingecheckt wurde, dass meine Kollegen sehen können, welche Änderungen ich vorgenommen habe. Aber in diesem Fall möchte ich gerne das als Hauptversion veröffentlichen, und ich schreibe jetzt nochmal - und dann bestätige ich - so, das Dokument ist jetzt wieder eingecheckt. Möchte ich eine Version wiederherstellen, dann muss das Dokument vorher ausgecheckt sein, also ich muss das Dokument auschecken, um - über das Register Dateien hier - im Bereich Verwalten auf den Versionsverlauf zuzugreifen, und hier entsprechend eine ältere Version wiederherzustellen.

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5 Std. 3 min (53 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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