OneNote 2013 Grundkurs

Verlauf: Datenverlust bei Zusammenarbeit vermeiden, Änderungen nachvollziehen

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Wo zusammengearbeitet wird, da passieren Fehler. Um dabei vor Datenverlust zu schützen, bietet OneNote verschiedene wirksame Sicherungsmechanismen.
07:30

Transkript

Eine Notizenverwaltung ist nur dann wirklich sinnvoll, wenn sie auch vor Datenverlust schützt. Um uns wirklich vor Datenverlust zu schützen, benötigen wir unterschiedliche Werkzeuge. Zunächst einmal benötigen wir eine Versionierung, die es uns ermöglicht, ältere Bearbeitungsstände zurückzuholen. Darüber hinaus benötigen wir einen Papierkorb, der es uns ermöglicht, bereits gelöschte Notizseiten wiederherzustellen. Und um wirklich auf der sicheren Seite zu sein, benötigen wir eine Sicherung, die im Notfall das komplette Notizbuch rettet. Vorteilhafterweise bietet OneNote all diese Funktionalitäten an. Um für das Thema Versionierung und Sicherung einen wirklichen Anwendungsfall zu schaffen, steigen wir gleichzeitig mit diesem Video in das Thema Zusammenarbeit ein. Denn da wo mehrere Menschen arbeiten, da passieren auch Fehler. Seiten werden versehentlich gelöscht, Bearbeitungsstände versehentlich überschrieben. Wie Sie Datenverlust in jeglicher Form vermeiden können, zeige ich Ihnen in diesem Video. Zunächst aber schalte ich das Menüband in die normale Größe zurück. Mittlerweile arbeiten mehrere Personen, nämlich zwei, an dem aktuell geöffneten Notizbuch Projekte. Dies lässt sich anhand von drei unterschiedlichen Phänomenen feststellen. Zunächst einmal existiert eine Freigabe auf dieses Notizbuch, welches wir über den Backstagebereich abrufen können. Des Weiteren sehe ich einen farbigen Balken und den daran gefügten Initialen, dass eine andere Person eine Veränderung vorgenommen hat. Der dritte Indikator ist die Tatsache, dass zwei meiner Notizseiten als ungelesen angezeigt werden. Das erkenne ich aufgrund der Tatsache, dass der Titel der Notizseite im Fettdruck angezeigt wird. Der zweite Bearbeiter wiederum bearbeitet dieses Notizbuch exemplarisch im Browser. Dieser hat zuvor eine Einladung erhalten. Anschließend erstellt der eingeladene Benutzer eine neue Seite. Bereits nach wenigen Sekunden ist der Abgleich vollzogen, und die neue Seite wird mir als ungelesenes Element angezeigt. Bei einem Klick auf die neu erstellte Seite wird klar, diese Seite habe nicht ich erstellt. Da ich in dieser Freigabe über eine E-Mail-Adresse einen anonymen Zugriff frei gegeben habe, wird mir der Name des Autors nicht angezeigt. Wenn Sie Ihr Notizbuch beispielsweise im SharePoint ablegen, wird der Name des Autors stets korrekt und mit vollem Namen angezeigt. Wenn ich mich nun beispielsweise als Projektmanager darüber informieren möchte, auf welchen Seiten sich Änderungen ergeben haben, welche Seiten neu sind, habe ich die Möglichkeit, mich mithilfe der Funktion "Nächstes ungelesenes Element" durch jene zu navigieren. Bei jedem Klick wird das zuvor aufgerufene Element auf Gelesen gesetzt. Neben dem Fettdruck der Elementbezeichnung erkennen wir eine ungelesene Seite vor allem daran, dass sämtliche Inhalte auf der Seite grün hinterlegt sind. Einmal auf Ungelesen geschaltet, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, per Rechtsklick oder mit der Tastenkombination Strg+ Q die Seite auf Ungelesen zurückzusetzen. In so manchen Anwendungsfällen kann es für mich nun interessant sein, zu erfahren, welche Veränderungen im Laufe des heutigen Tages durchgeführt worden sind. In diesem Fall wurde die Sortierung automatisch nach Autor vorgenommen, sodass ich "Nach Autor differenziert" aufgelistet bekomme, welche Veränderungen im Laufe des Tages vorgenommen worden sind. Wenn ich möchte, kann ich die Sortierung entsprechend beispielsweise auf Titel umschalten. Die oben angebotene Autorensuche ist die gleiche Funktionalität wie die eben gezeigte. Die nun gelb eingefärbten Elemente stellen diejenigen Elemente dar, die von meinem zuvor definierten Suchraster betroffen sind. Nämlich Seiten, die im Laufe des heutigen Tages geändert worden sind. Wenn ich mich für die letzten Bearbeitungsstände einer Seite interessiere, habe ich die Möglichkeit, auf eine automatisch generierte Seitenversionierung zurückzugreifen. Zunächst rufe ich die Seite auf, die mich interessiert, in dem Fall CR10 Designanpassung und rufe die Seitenversionen auf. Anschließend werden die letzten Bearbeitungsstände automatisch angezeigt. Wenn ich einen alten Bearbeitungsstand wiederherstellen möchte, klicke ich mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Version und stelle sie wieder her. Wenn es passiert, dass eine Notizseite gelöscht wird, die Sie später noch einmal benötigen, haben sie die Möglichkeit, diese verloren gegangene Seite über den Papierkorb wiederherzustellen. Dieser Papierkorb hat übrigens nichts mit dem bekannten Windows Papierkorb oder dem SharePoint Papierkorb zu tun. Er ist ein OneNote eigener Papierkorb. Dieser ist übrigens wie die anderen Bereiche auch vollständig durchsuchbar. Zur Wiederherstellung rufen wir den Papierkorb auf und wir sehen unsere gelöschte Seite schon auf der rechten Seite. Alternativ können wir auch danach suchen. Zur Wiederherstellung benutzen wir die Funktion Verschieben oder Kopieren, wählen den Zielspeicherort aus, und um Redundanzen zu vermeiden, entscheiden wir uns für das Verschieben. Wie Sie können, ist die Seite wiederhergestellt. Um den Turnus unserer Sicherung festzulegen, klicken Sie auf Datei, Optionen und Speichern und sichern. Zunächst haben wir die Möglichkeit zu definieren, in welchem Turnus die Sicherung vollzogen werden soll. In diesem Fall entscheiden wir uns für den Turnus "Einmal täglich". Behalten Sie das hier angezeigte Häkchen unbedingt bei, da es passieren kann, dass in SharePoint die Versionisierungsinformationen von OneNote-Dokumenten verloren gehen. Natürlich haben wir auch die Möglichkeit, die teilweise oder vollständige Sicherung manuell anzustoßen. In diesem Fall erstellen wir eine vollständige Sicherung. Wenn Sie den Erfolg der Sicherung überprüfen möchten, navigieren sie bitte über den Explorer. Dies habe ich an dieser Stelle vorbereitet, und wir sehen sämtliche Seiten aus dem Notizbuch Projekte wurden gesichert. Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Sicherungsverzeichnis um ein verstecktes Verzeichnis handelt. Dies muss in den Ordneroptionen angegeben werden, um diese auf Sichtbar zu schalten. Kontrollieren sie dazu folgende Einstellungen, klicken Sie auf Ansicht, Optionen, Ordner und Suchoptionen ändern, Ansicht, und definieren Sie "Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen". Um den neuen automatischen Sicherungsturnuns zu übernehmen, klicken wir auf Ok. Hier wird uns mitgeteilt, dass diese Änderungen in den Einstellungen erst nach einem Neustart von OneNote wirksam wird. Um noch einmal kurz in den Backstagebereich zurückzukehren. Dort haben Sie über die Notizbuchinformationen die Möglichkeit, sämtliche Sicherungen einzusehen und zu öffnen. Klicken wir beispielsweise noch einmal in die Projekte hinein, und dort haben wir sämtliche Sicherungen vorhanden. Wie Sie in den letzten zehn Minuten dieses Videotrainings gesehen haben, haben wir mit Seitenversionierung, Papierkorb und Notfall-Backup eine Kombination aus unterschiedlichen Funktionalitäten, die das Risiko eines Datenverlustes auf ein Minimum reduzieren.

OneNote 2013 Grundkurs

Erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen OneNote 2013 als elektronisches Notizbuch bietet, und lernen Sie den Umgang sowie praktische Beispiele für zahlreiche Einsatzgebiete kennen.

2 Std. 4 min (27 Videos)
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