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Office 365: Access Grundkurs

Verbessertes Unterformular

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Mit Aggregatfunktionen wie Summe oder Anzahl zeigen die Unterformulare automatisch die richtigen Daten passend zum synchronisierten Datensatz im Hauptformular an.

Transkript

Technisch sind Haupt- und hier Unterformular jetzt eigentlich schon korrekt. aber so aus Benutzersicht lässt sich noch einiges verbessern. Abgesehen davon, dass jetzt hier noch die hässlichen Feldnamen stehen und keine schönen Beschriftungen und dies noch aktiviert ist und so was alles, gibt es vor allem Probleme zum Beispiel mit zwei Datensatznavigationen übereinander. Diese innere, die ja nur das Unterformular betrifft ist eigentlich unnötig. Da stehen ein paar Datensätze drin, die man immer im Endlosmodus untereinander sieht, schlimmstenfalls gibt es hier mal ein Rollbalken, wenn es zu viele werden, ich glaube da kommt gleich einer, der das zeigt, hier nämlich, dann nimmt man lieber den Rollbalken, als hier zu navigieren. Zwei Navigationselemente untereinander ist für die meisten Benutzer eine Herausforderung, um nicht zu sagen eine Überforderung. Das das eine, das zweite ist dieser Titel, ist ein bisschen sehr groß, wenn ich das Ganze nur hier als Unterformular benutze, dann kann ich da auf geringere Schriftgrößen gehen und hier entsprechend Platz sparen, eventuell kann man es sogar ganz weglassen. Aber vor allem möchte ich gerne, denn es handelt sich um eine Lieferung mit einer Endsumme, möchte ich gerne diese Summe sehen. Das geht auch relativ einfach, all das wird sich im Unterformular abspielen. Ich könnte jetzt hier in die Entwurfsansicht wechseln und hier tatsächlich drin arbeiten. Man darf in einem eingebetteten Unterformular tatsächlich zur Entwurfszeit arbeiten, aber es ist mühsam, es ist immer so klein und lästig hier, deswegen werde ich hier schließen und lieber direkt per Rechtsklick in die Entwurfsansicht des Unterformulars gehen. Also das Logo schmeiße ich an dieser Stelle raus, ich entferne jetzt so, wie es markiert ist einfach und diese Schriftgröße darf ein bisschen bescheidener werden. Da darf gerne drinstehen, worum es geht, aber in kleiner ist es auch noch lesbar und damit kann ich die wieder nach oben schieben und diese, wo immer Sie das da anpacken wollen, diese Höhe des Formularkopfes reduzieren. Das war das eine. Die zweite Änderung betrifft das ganze Formular, nämlich das Formular, was später als Unterformular benutzt wird. Es gibt hier sowohl Datensatzmarkierer, die lasse ich drin, das ist links der Anfasser sozusagen, als auch Navigationsschaltflächen, das sind die unten, die ich jetzt auf "Nein" stelle und da wird trotzdem immer noch relativ viel Platz verbraucht, ich kann Ihnen das eben mal zeigen. Hier die Navigationsschaltflächen sind weg, aber es ist noch Platz für einen optionalen Rollbalken, der waagerechte Rollbalken, den werde ich voraussichtlich nicht brauchen und daher stelle ich hier die Bildlaufleisten auf "Nur vertikal". Damit ist unten Platz gewonnen, ich habe jetzt also diese graue Leiste hier weg. Jetzt kommt das Eigentliche, was ich einbauen will, nämlich eine Summe, die Menge zum Beispiel und wenn ich nachher die richtige Datenquelle wechsle, auch noch den Preis. Die Menge soll hier drunter stehen, also im Entwurf brauche ich hier schon mal den Fuß, der ist ja da, man muss ihn nur aus der Unterkante rausziehen und jetzt gibt es ein bisschen Probleme, weil Access sich da schwer tut das Richtige nach unten zu kopieren. Ich möchte jetzt dieses Feld in der selben Spalte hier unten haben. Die Spalte existiert allerdings noch nicht, die Tabelle, diese Layout-Tabelle berücksichtigt nur den Kopf und den Detailbereich. Deswegen werde ich jetzt bei "Anordnen", dieses nach unten nutzen, dann springt zwar das Feld mit nach unten, aber das kann ich wieder zurückschieben. Dafür ist jetzt hier eine Layout-Tabelle da und ich kann im Entwurf hier ein rechnendes Feld, ich lege das mal einfach so hierhin, ein rechnendes Feld einfügen. Das braucht kein Label, keine Beschriftung, das kann ich entfernen und jetzt kann ich es gedrückt da in diese Spalte einfügen und die ist immer ein bisschen klein, die muss ich also nach oben vergrößern und die Formel dazu heißt jetzt, wie Sie es in Excel im Prinzip auch machen würden "=Summe" und jetzt kommt, da sehen Sie auch schon IntelliSense, das passende Feld "([portiMenge])" per Doppelklick. Und das können wir jetzt noch irgendwie formatieren, das ist aber relativ wurscht für die Funktion. Und nach dem Speichern, gucken wir mal zwischendurch. Das ist zwar jetzt noch linksbündig, kann ich auch gleich schöner machen und den Kasten weg, aber funktional ist es schon in Ordnung. Und es reagiert sogar auf Filter, ich kann jetzt hier per Rechtsklick, wie in Tabellen auch ein Filter setzen, ich nehme ganz zufällig diesen und Sie sehen, dann ändert sich auch die Summe. Rechnen Sie nicht die eins mit ein, das ist nur ein fiktiver, neuer Datensatz, in Wirklichkeit gibt es ja nur drei. Jetzt kann ich den Filter wieder ausschalten und das wird auch gleich so funktionieren. Also in der Entwurfsansicht will ich dieses Kästchen jetzt noch mit der Rahmenart auf "Transparent" setzen und das Ganze rechtsbündig machen und bin dann fertig. Und speichere das und wenn ich jetzt das Hauptformular öffne, dann ist das alles hier schon automatisch berücksichtigt, da ist die Summe, Sie sehen es wird, wenn ich weiter schalte immer die richtige Summe dort erscheinen. Und deswegen kommt jetzt eine weitere Änderung, denn ich will ja auch die Preise sehen. Die Entwurfsansicht von dem Unterformular, basiert im Moment auf der Tabelle "Portionen". Es gibt aber eine "qryPortionenMitPreisen", die enthält die gleichen Felder, wie die Tabelle plus ein paar berechnete. Nur deswegen darf ich das jetzt so einfach austauschen, weil alle Feder, die es hier gibt, auch in der Query sind. Sonst würden die Feder hier so ein kleines, grünes Dreieck bekommen als Warnung, Achtung hier gib es keinen Gegenstück dazu, da ist die Datenquelle unvollständig. Und jetzt gehe ich hierhin und suche mir ein beliebiges aus. Ich nehme jetzt nur mal "GesamtRabattiert" gedrückt und schiebe das hierhin und bildet dort wiederum eine Summe das kann ich jetzt im einfachsten Fall machen, indem ich dieses anklicke, Steuerung+C kopiere, dahin klicke, Steuerung+V, dann ist es immer ganz links da vorne und schiebe mir das jetzt an die passende Summenstelle, hole mir das Eigenschaftenblatt und mache jetzt da wieder die Summe. Durch das Kopieren habe ich den Vorteil, das hier schon Euro und so was alles drin ist, aber es soll außerdem noch Aktiviert - "Nein" und machen wir Gesperrt wieder auf "Ja". Und wenn Sie jetzt gucken, dann haben wir hier, sogar eine automatische Summe, den Kasten lasse ich jetzt mal drum. Und das bedeutet auch im Hauptformular, sehe ich zu jeder Lieferung automatisch, was zu zahlen ist wenn nur eine Portion dabei ist, ist es wenig spannend. Aber hier kann ich sehen, wenn das geliefert wird, muss 108, 28 Euro kassiert werden. Das ist also mit einer wirklichen Leichtigkeit in einem Unterformular, was übrigens auch, wenn es nicht Unterformular ist, sondern nur ein einfaches, endloses Formular ist, funktioniert. Also mit einer erfreulichen Leichtigkeit kann ich viele Probleme, die man in solchen Formularen hat, durch Haupt- und Unterformulare lösen, weil eben der typische Zusammenhang in einer Datenbank eine 1:n-Beziehungen ist und die wird sinnvollerweise in Haupt- und Unterformular abgebildet. Und im Unterformular kriegen Sie automatisch die jeweils synchronisierten, also gefilterten Summen. Es kann dort auch statt der Summe, Anzahl, Mittelwert, Minimum, Maximum oder so was stehen. Damit haben wir sozusagen das typischste aller Formulare für eine Datenbank, nämlich die Kombination aus einem Hauptformular im Einzelmodus und einem Unterformular im Endlosmodus.

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6 Std. 18 min (75 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016
Laufzeit:6 Std. 18 min (75 Videos)

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