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Typische Probleme in Projekten lösen

Unterschiedliche Anforderungen miteinander vereinbaren

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Menschliche Probleme entstehen beispielsweise dadurch, dass es in Projekten ganz unterschiedliche Beteiligte gibt. Jeder dieser Beteiligten hat unterschiedliche Ziele, die er mit dem Projekt verfolgt – und die meistens nicht miteinander übereinstimmen.

Transkript

Menschliche Probleme sind vermutlich in ihrem Projekt der größte Problembereich. Richtig? Das liegt nicht nur daran, dass Menschen an sich sehr unterschiedlich sind. Das liegt noch an der spezifischen Konstellation im Projekt. Schauen wir uns das einmal ein wenig genauer an. Um welche Menschen geht es in der Projektarbeit? Das sind so allererst diejenigen, die in irgendeiner Form am Projekt beteiligt sind und ein Interesse daran haben, dass die Projektarbeit zu Ergebnissen führt, die ihren Vorstellungen entsprechen. Das können beispielsweise Kunden oder Lieferanten sein. Es kann aber auch Ihr Chef oder anderer Beteiligte im Unternehmen sein. Ein menschliches Problem bei einem Projekt kann dann auftreten, wenn die verschiedenen Beteiligten unterschiedliche Meinungen darüber vertreten, was Erfolg bedeutet. Diese unterschiedlichen Meinungen kommen vor allem daher, dass die Beteiligten mit dem Projekt unterschiedliche Ziele erreichen wollen. Wie gehen wir damit um? Die beste Möglichkeit ist, vor der Aufnahme der Projektarbeit ein Kick-off-Meeting zu veranstalten. Jetzt sagen Sie vielleicht, die Idee ist aber nicht neu. Das stimmt, ich möchte Ihnen aber eine Variante davon vorschlagen. Setzen Sie 2 Kick-off-Meetings an. Als Erstes, veranstalten Sie ein Kick-off-Meeting bei dem jeder schildert, was er vom Projekt erwartet. An dieser Stelle müssen Sie sehr vorsichtig sein. Sie sollten tunlichst vermeiden, den Teilnehmern etwas zu versprechen. Finden Sie stattdessen einfach nur heraus, was sie sich wünschen, und nehmen Sie diese Wünsche im Sinne einer Ideensammlung auf. Sammeln Sie den Input als Basis für Ihre Projektplanung. Was passiert jetzt im zweiten Kick-off-Meeting? Berufen Sie dieses zweite Meeting eine oder zwei Wochen später ein. Bei diesem Meeting geht es darum, dass die Beteiligten den Plan zustimmen, den Sie mittlerweile erstellt haben. Wenn Sie Ihre Planung abgeschlossen haben und alle Anforderungen erfüllen können, prima. Dann brauchen Sie im Meeting nur zu berichten, dass Sie allen Wünschen nachkommen können, die während des ersten Meetings geäußert wurden. Eine solche Aussage wird Ihnen jeder Beteiligte unterschreiben. Aber meistens passiert Folgendes. Sie gehen aus dem ersten Meeting, beginnen zu planen und stellen fest, dass eben nicht jeder all das bekommen kann, was er oder sie sicher hofft. Die Beteiligten müssen Abstriche am Projektumfang oder an der Qualität des Arbeitsergebnisses machen. Oder Sie müssen mehr investieren, um alle Anforderungen durchzubringen. In diesem zweiten Meeting stehen deshalb Entscheidungen an. Sein Zweck ist es, Prioritäten festzulegen. Die Beteiligten entscheiden sich für das, was ihnen am wichtigsten ist. Dabei werden die eine das eine, die anderen etwas anderes wollen. Aber das müssen die Beteiligten unter sich ausmachen. Das liegt nicht in Ihrer Verantwortung, die Meinungstverschiedenheiten zwischen den Beteiligten auszuräumen. Für Sie ist allein wichtig, standhaft zu bleiben und sich durchzusetzen. Achten Sie im zweiten Meeting darauf nicht, als wankelmütig zu erscheinen. Wenn Sie sich unklar ausdrücken, dann verstehen die Teilnehmer diese als Möglichkeit zu ihren Gunsten und damit letztlich als Zusage. Wenn Sie dann später etwas nicht liefern, werden sie nicht nicken und sagen, nun, dann ist das eben so, wie es ist. Stattdessen werden sie Ihnen die Verantwortung zuweisen. Bleiben Sie in diesem Meeting bei Ihrer Position. Sie haben einen Plan erstellt und wissen, dass Sie das Projekt beispielsweise nicht in der geforderten Zeit zum Abschluß bringen können. Falls Sie ein Gantt-Diagramm erstellt haben, können Sie Ihren Plan damit visualisieren. Das Gantt-Diagramm werden wir später ausführlich unter die Lupe nehmen. Sie können beispielsweise den Zeitplan zeigen und mit ihm belegen, dass das Projekt mehr Zeit in Anspruch nimmt, als die Teilnehmer ihm zustimmen wollen. Wollen die Beteiligten also länger warten, mehr zahlen oder eine geringere Qualität in Kauf nehmen? Die Ergebnisse des zweiten Kick-off-Meetings sollten Sie auf jeden Fall schriftlich festhalten. Dazu können Sie beispielsweise im Anschluß an das Meeting allen Teilnehmern eine E-Mail schreiben. Das ist wesentlich einfacher, als ein Dokument zu verschicken, das dann mehrfach geändert und wieder verschickt wird. Wichtig ist aber letztendlich, dass alle dem gemeinsamen festgestellten Ergebnis zustimmen Das kann folgendermaßen aussehen. Sie schicken eine E-Mail, in der Sie festhalten, dass Sie einige Bestandteile aussparen müssen, um den Zeitplan einhalten zu können. Oder umgekehrt. Um alle Anforderungen zu erfüllen, brauchen Sie beispielsweise einen Monat mehr Zeit. Wenn Sie das Ergebnis nicht schriftlich festhalten, dann fallen spätere vermeintliche Mängel auf Sie zurück. Ein Jahr später erinnert sich niemand mehr daran, was im Meeting gesagt und entschieden wurde. Und Sie tragen die Verantwortung, wenn Sie auf das Gesagte und Entschiedene nicht nochmal schriftlich hingewiesen haben. Also schreiben Sie es auf. Fühlen Sie sich jetzt bitte kurz das Projekt vor Augen, an dem Sie gerade arbeiten. Wie ist der Start des Projektes gelaufen? Gab es ein Kick-off-Meeting überhaupt? Wenn ja, haben Sie Ihre Position deutlich gemacht und auch gehalten? Konnten Sie sich mit Ihrer Planung durchsetzen? Haben Sie die Ergebnisse ordentlich schriftlich zusammengefasst?

Typische Probleme in Projekten lösen

Erfahren Sie, was in Projekten häufig schief läuft und wie Sie Fehler vermeiden, die andere vor Ihnen schon gemacht haben.

1 Std. 14 min (15 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.04.2017

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