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Excel: Textfunktionen

Unterschiede zwischen Text und Zahlen: rechnen, Zahlenformat, sortieren, filtern

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An vielen Stellen zieht Excel eine scharfe Trennlinie zwischen Text und Zahl: Mit Texten kann man nicht rechnen, Texte nicht als Zahl formatieren, auch beim Sortieren und Filtern wird zwischen Text und Zahl unterschieden.
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Transkript

An viele Stellen behandelt Excel Zahlen anders als Texte. Hier habe ich eine kleine Liste mitgebracht in der sich natürlich Texte und Zahlen befinden, wie Sie sofort sehen. Was ist der Unterschied? Erster Unterschied: Mit Texten kann man nicht rechnen. Das ist eigentlich trivial. Das heisst, wenn ich hinter der Spalte Jahresbeitrag eine neue Spalte einfüge, und nun den alten Jahresbeitrag = du alter Jahresbeitrag+10 €, also um 10 € erhöhe, dann hat Excel kein Problem und mit einem Doppelklick auf das Käschen kann ich diese Formel runterziehen. Prima! Wenn ich nun die Telefonnummer, Sie sehen die ist als Text formatiert, das muss auch Text sein, weil ich mehrere Sonderzeichen in dieser Spalte habe, wenn ich diese Telefonnummer nun um 10 erhöhen würde, völliger Quatsch, das weiß ich auch, aber Sie wissen, was passiert =du+10, dann verweigert sich Excel, abgesehen davon, dass es als Text formatiert ist, ich übernehme es nun als Standard, dann bringt Excel eine Fehlermeldung. Er sagt natürlich, mit Texten kann ich nicht rechnen, das geht nicht, das klappt nicht. Also rechnen können Sie nur mit Zahlen. Zweiter Unterschied: Nur Zahlen können Sie als Zahlen formatieren. Auch das ist eigentlich trivial. Das heißt, wenn ich die Spalte formatiere, kann ich hier aus dem Zahlenformat ein anderes Zahlenformat machen. Ich könnte es in ein Datum verwandelt, in eine Uhrzeit, in eine Porzentzahl. Das macht in dem Beispiel kein Sinn. Ich könnte aber auch die Währung ändern. Angenommen das waren Dollar, dann wechsele ich auf Dollar. Angenommen das waren Schweizer Franken, dann suche ich hier aus der Kategorie Buchhaltung oder Währung das Symbol für Schweizer Franken raus oder Peso oder hier sehe ich gerade Pfund, die sind noch weiter oben, oder Yen oder Ähnliches und dann wird die Zahl in der entsprechenden Landeswährung formatiert. Wenn Sie so etwas bei Texten machen würden oder machen, dann verweigert sich Excel, er rückt das Ganze ein klein bisschen ein aber er schreibt natürlich kein Eurozeichen, Dollarzeichen, Schweizer-Franken-Symbol davor oder dahinter. Also Texte können nicht als Zahl formatiert werden, Zahlen natürlich sehr wohl. Es gibt noch weitere Unterschiede. Beim Sortieren. Wenn Sie über Daten über das kleine Symbol oder über das große Symbol sortieren, dann schlägt er vor, diese Liste hat natürlich eine Überschrift, wenn ich diese Liste nach dem Nachnamen oder nach dem Vornamen sortiere, dann sortiere ich es alphabetisch von A bis Z. Wenn ich dagegen die Liste nach dem Jahresbeitrag sortiere, Jahresbeitrag, dann sortiere ich es der Größe nach. Das heißt, bei Texten wird sortiert, indem zuerst der erste Buchstabe genommen wird. Wenn ich zweimal ein A habe, dann nimmt er den zweiten Buchstaben, den dritten, den vierten. Das heißt, Texte werden von links nach rechts gelesen. Zahlen dürfen nicht von links nach rechts gelesen werden. Sonst wäre eine 7 größer als eine 14, weil 7 ist größer als 1. Nein, Zahlen werden dem gesamten Wert nach genommen, das meint er hier mit Nach Größe aufsteigend. Da Datumsinformationen natürlich auch Zahlen sind, schlägt er hier etwas Ähnliches vor, wenn ich hier auf Datum gehe, sagt er Nach Alter und gemeint ist natürlich auch nach Größe. Also Datum und Zahl ist eigentlich das Gleiche. Intern es handelt sich hier um Zahlen, nur die Darstellung ist ein klein wenig anders. Also dritter Punkt: Excel unterscheidet beim Sortieren zwischen Texte und Zahlen. Schließlich beim Filtern. Auch beim Filtern wird unterschieden, wenn ich hier auf Vornamen klicke, dann habe ich hier einen Textfilter und kann filtern mit Beginnt mit..., Endet mit..., Enthält... und so weiter. Das geht bei Zahlen nicht. Sie können nicht die Zahlen filtern, die mit 1 beginnen, denn beim Zahlenfilter schlägt er hier Zahlenfilter vor Größer als..., Kleiner als... Beginnt mit 1 müsste ich filtern: Größer/Gleich 100 und Kleiner/Gleich 199 oder noch besser Kleiner als 200. Er unterscheidet also auch hier zwischen Text und Zahl. Beim Zahlenfilter darf ich nicht, wenn ich benutzerdefiniert arbeite, mit entspricht dem Sternchen und dem Fragezeichen arbeiten, die beiden Zeichen sind nur für Texte reserviert. Also an vielen Stellen unterscheidet Excel zwischen Text und Zahl, meistens machen wir das unbewusst ohne uns Gedanken darüber zu machen. Beim Sortieren, beim Filtern, beim Formatieren, beim Rechnen wird eine ganz klare Linie gezogen.

Excel: Textfunktionen

Lernen Sie die Textfunktionen in Excel kennen und erfahren Sie, wann und wie Sie diese in der Praxis einsetzen.

2 Std. 31 min (40 Videos)
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Erscheinungsdatum:30.08.2016

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