OneNote 2013 Grundkurs

Überprüfen: Notizen vor Fremdzugriff schützen

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Sensible Notizen sollten über ein Kennwort geschützt werden. Erfahren Sie hier, was Sie dabei beachten sollten.
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Transkript

Der Bereich Überprüfen bietet einige Funktionalitäten, die Ihnen wahrscheinlich bereits aus Microsoft Word bekannt sind. Neben einer Rechtschreibüberprüfung haben Sie die Möglichkeit, über eine Recherche-Funktion und einen darunterliegenden Thesaurus die Möglichkeit nach Synonymen für die verwendeten Begriffe in Ihrem Notizbuch zu suchen. In den meisten Fällen werden diese Funktionalitäten jedoch relativ selten eingesetzt. Neben einer Sprache- und Übersetzungsfunktion, die ebenfalls nicht häufig verwendet wird, siedeln sich zwei Funktionalitäten an, die einen Kernbereich von OneNote ausmachen. Nämlich das Sichern von Spalten über ein Kennwort und die sogenannten Verknüpften Notizen. Deshalb wird sich der Schwerpunkt dieses Videos nach diesen beiden Funktionalitäten richten. Zwar handelt es sich bei den Informationen innerhalb von OneNote um informelle Notizen, wenn Sie das Thema Rechtschreibüberprüfung dennoch interessieren sollte, hier ein kurzer Abriss. Die Konfiguration der Rechtschreibüberprüfung befindet sich in den OneNote Optionen. Klicken Sie dafür auf Datei, Optionen und dann anschließend auf Dokumentprüfung. Um Ihnen das Verfolgen des Videotrainings zu erleichtern, habe ich die Rechtschreibüberprüfung in OneNote zwischenzeitlich deaktiviert. Über einen Klick auf die Option "Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen", kann ich diese Konfiguration rückgängig machen. Nur einen Moment später werden mir die Begriffe rot unterstrichen angezeigt, die dem Wörterbuch nicht zuordenbar waren. Um nun die Rechtschreibüberprüfung zu starten, klicke ich auf Rechtschreibung alternativ tippe ich auf F7 und bekomme nun diverse Vorschläge, welcher Begriff vielleicht gemeint sein könnte. In diesem Fall klicke ich auf Ignorieren, weil der entsprechende Begriff zutrifft. Die Recherchieren-Funktion lässt sich unter anderem dazu verwenden, um für einen bestimmten Begriff diverse Synonyme zu ermitteln. Des Weiteren habe ich die Möglichkeit, über die Funktionalität Übersetzten bestimmte Begriffe oder Textbestandteile übersetzen zu lassen. Soweit die eher sekundären Bereiche Rechtschreibung und Sprache. Jetzt kommen wir zu den wesentlichen Bereichen: Abschnitt und Verknüpfte Notizen. Das Schützen eines Abschnitts mit einem Kennwort können sie über zweierlei Wege definieren, entweder per Rechtsklick und mit einem Linksklick auf "Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen". Alternativ öffnen Sie denjenigen Abschnitt, den Sie durch ein Kennwort schützen möchten, und klicken Sie auf Kennwort. Anschließend öffnet sich ein Assistent zu dem Thema Kennwortschutz. Geben Sie nun ein Kennwort ein. Beachten Sie nun den folgenden Warnhinweis: Verwenden Sie auf keinen Fall ein Kennwort, das man im Wörterbuch nachschlagen kann, denn auf diese Art und Weise lassen sich Kennwörter relativ einfach über Passwort-Wiederherstellungsprogramme auslesen. Definieren Sie dennoch ein Kennwort, das Sie sich gut merken können. Sonst kann es im schlimmsten Fall passieren, dass Sie sich aus ihrem Notizbuch bzw. dem eigenen Abschnitt aussperren und nicht mehr an die Notizen herankommen. Nun erhalten wir einen wichtigen Warnhinweis: OneNote erkennt automatisch, dass es alte Versionen des Abschnitts gibt, die nicht mit einem Kennwort gesichert sind. Nun haben wir zwei Möglichkeiten. Möglichkeit eins: Wir löschen die vorhandenen Sicherungen. Das bedeutet, dass keine Sicherung des Abschnitts mehr besteht, dass ohne Kennwort zugänglich ist. Möglichkeit zwei bedeutet: Wir behalten die vorhandenen Sicherungen des Abschnitts bei. Das bedeutet, das wir ein Sicherheitsrisiko eingehen, denn es gibt Versionen beziehungsweise Sicherungen eines Abschnitts, die ohne Passwort zugänglich sind. Ihre Entscheidung hängt vom Anwendungsfall und Ihren Anforderungen ab. Da der Kennwortschutz in meinem Anwendungsfall strikt und durchgehend gelten soll, entscheide ich mich für die erste Variante. Da nun für den Abschnitt Projekt A keine Sicherheitskopie mehr besteht, wechsele ich in den Optionenbereich, klicke auf Speichern und sichern, sichere jetzt sämtliche Notizbücher. Wenn Sie möchten, haben Sie auch die Möglichkeit, über den Druck auf Alle sperren beziehungsweise die Tastenkombination Strg+ Alt+ L, sämtliche Abschnitte innerhalb des Notizbuches Projekte mit einem Passwort zu sperren. Wichtig zu wissen über den Kennwortschutz ist der folgende Kommentar: Wenn Sie kennwortgeschützte Abschnitte öffnen, bleiben diese eine gewisse Zeit lang entsperrt. Diesen Zustand können Sie über die OneNote Optionen verändern. Um dieses Sicherheitsrisiko zu vermeiden, klicken sie auf Datei, Optionen, Erweitert, scrollen Sie runter, bis unter die Kategorie Kennwörter, und setzen Sie die Checkbox "Kennwortgeschützte Abschnitte sperren, sobald ich sie verlassen habe". Wenn ich nun den Abschnitt wechsele, und Projekt A erneut aufrufe, muss ich das Kennwort eingeben, um die Inhalte einsehen zu können. Um das gesetzte Kennwort zu ändern oder zu entfernen, nutzen Sie wie gewohnt den Assistenten. Um das Kennwort zu entfernen, muss ich nochmals beweisen, dass ich im Besitz des richtigen Kennworts bin. Nun haben wir den Kennwortschutz in Projekt A wieder entfernt.

OneNote 2013 Grundkurs

Erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen OneNote 2013 als elektronisches Notizbuch bietet, und lernen Sie den Umgang sowie praktische Beispiele für zahlreiche Einsatzgebiete kennen.

2 Std. 4 min (27 Videos)
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