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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Übergabe der Vertragsverwaltung durch den Berater

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Zu Betrieb, Berechtigungen und Weiterentwicklung gibt der Berater einige Zusatzinformationen. Außerdem wird in Form eines Ausblicks auf Themen zur Erweiterung eingegangen.

Transkript

Bei der Übergabe der Vertragsverwaltung an meinen Kunden möchte ich diesem noch ein paar Zusatzinformationen mitgeben, die ihm den Betrieb und vor allem die Weiterentwicklung der Applikation erleichtern sollen. Zunächst gehe ich auf das Thema Betrieb ein. Hier ist es generell zunächst einmal ratsam, regelmäßige Trainings für die Benutzer der Vertragsverwaltung anzubieten. Letzlich lebt die Akzeptanz der Vertragsverwaltung vom Training und der Fähigkeit, mit der Applikation umzugehen. Dies muss regelmäßig trainiert werden, gerade was neue und auch ältere Mitarbeiter angeht. Dementsprechend mein Appell: Ja, es kostet Zeit, es kostet Geld, aber bieten Sie Schulungen an! Der nächste Aspekt ist eher technisch gelagert. Hier meine Empfehlung, die Domain für die Vertragsverwaltung als lokales Intranet im Browser einzutragen. So können wir sicherstellen, dass sämtliche Funktionalitäten innerhalb des Sharepoints im Browser korrekt funktionieren. Der nächste Aspekt geht eher in Richtung IT Security. Sie sollten bestimmte Webparts innerhalb der Vertragsverwaltung nur für bestimmte Nutzergruppen zugänglich machen oder deaktivieren. Damit meine ich in erster Linie den Content Editor Webpart und den Script Editor Webpart. Wenn man es drauf anlegt, lässt sich mit diesen Webparts allerlei Unsinn anstellen, auf den ich hier jetzt allerdings nicht näher eingehen werde. Dementsprechend mein Ratschlag: Stellen Sie diese Webparts in der Regel nicht zur Verfügung. Als nächstes kann ich Ihnen für den Betrieb empfehlen, verbessern Sie die Suche in der Vertragsverwaltung kontinuierlich. Je mehr Dokumente dort einlaufen, desto stärker verändern sich auch die Anforderungen an die Suche im Hinblick auf das Auseinanderhalten von unterschiedlichen Verträgen oder Dokumenten, aber früher oder später wird auch das Thema Ranking interessant werden. Sprich, wie sollen diese zahlreichen Verträge und Dokumente innerhalb der Vertragsverwaltung sortiert werden? Da gibt es viele unterschiedliche Möglichkeiten, ein dynamisches Ranking innerhalb von Sharepoint zu arrangieren, um Dokumente entsprechend ihrer Bedeutung oder im Hinblick auf ihre Bewertung dynamisch anzuordnen. Dies muss allerdings ebenfalls geplant und konfiguriert werden. Weiterhin empfehle ich, aktuelle Browser zu verwenden. Letztlich können wir natürlich unterschiedliche Browser wie Chrome, Firefox oder den Internet Explorer nutzen. Natürlich muss dafür gesorgt werden, dass die Browser-Version halbwegs aktuell ist um mit Sharepoint 2013 vernünftig arbeiten zu können. Im Hinblick auf die Nutzung der WebDAV-Schnittstelle, also die Möglichkeit, die Dokumentenbibliothek im Browser zu öffnen, oder auch die Möglichkeit zur Nutzung von OneDrive for Business im Kontext zur Vertragsverwaltung möchte ich dazu folgendes sagen: Beides sollte eher nicht genutzt werden, da wir in unserer Vertragsverwaltung sehr viel mit Dokumenten zu tun haben, die formell verschlagwortet sind und beides wird in dem Fall nicht unterstützt. WebDAV und OneDrive for Business unterstützen das nicht. Beides würde ich eher in Szenarien empfehlen, die auf Basis von informeller Zusammenarbeit genutzt werden und wo nicht über die standardmäßige Verschlagwortung hinausgegangen wird. Wie zum Beispiel bei der Nutzung einer MySite oder bei der Benutzung einer Standard-Team-Webseite. Kommen wir nun zu den Berechtigungen. Wenn Berechtigungen gesetzt werden, dann setzen Sie diese Berechtigungen bitte soweit oben in der Applikation wie möglich. Das heißt, möglichst auf der Ebene der Top Level Site. Nutzen Sie so viel wie möglich Berechtigungsvererbungen. Im Hinblick auf die Berechtigungsstufen kann ich Ihnen die Berechtigungsstufen Genehmigen und Mitwirken empfehlen. Wir setzen also zwei unterschiedliche Sharepoint-Benutzergruppen auf, verknüpfen sie mit den Berechtigungsstufen Genehmigen beziehungsweise Mitwirken und tragen dort die entsprechenden User ein. Da wir getrennte Dokumentenbibliotheken innerhalb unserer Vertragsverwaltung haben, können wir einzelne Berechtigungen unabhängig von der jeweils anderen Dokumentenbibliothek zu setzen. Wenn das unbedingt gemacht werden muss. Wir können also die Dokumentenbibliotheken für Leasing-Verträge oder Rahmenverträge im Hinblick auf ihre Berechtigung unabhängig voneinander konfigurieren. Verzichten Sie bei der Konfiguration der Berechtigungen unbedingt auf das Setzen von Berechtigungen auf der Element-Ebene. Das heißt, wir haben zum Beispiel innerhalb einer Dokumentenmappe fünf unterschiedliche Dokumente und alle sind mit unterschiedlichen Personen geteilt oder genießen unterschiedliche Berechtigungen. Das wirkt sich negativ auf die Performance aus und zum anderen ist es sehr negativ im Hinblick auf die Nachvollziehbarkeit. Der Administrator oder Product Owner blickt irgendwann nicht mehr durch, wer eigentlich auf welches Dokument berechtigt ist. Dementsprechend sollte unternehmensintern kommuniziert werden, auf das Teilen von Dokumenten innerhalb des Unternehmens zu verzichten. Das Teilen von Dokumenten mit Externen kann ich in Office 365 beziehungsweise Sharepoint Online unterbinden. Auf Sharepoint Server ist das natürlich ein ganz anderes Thema, weil dort die externe Erreichbarkeit gar nicht unbedingt gewollt beziehungsweise nutzbar ist. Wenn ich ein Dokument unternehmensintern mit einem anderen Nutzer teile, unterbreche ich die Berechtigungsvererbung der Dokumentenbibliothek zu dem Element in der Bibliothek. Ich schaffe so ein Potential für Unübersichtlichkeit bei der Berechtigungsvergabe und auch eine Einbuße im Hinblick auf die nachhaltige Performance der Anwendung. Es lässt sich leider nicht ohne weiteres abschalten. Dementsprechend einfach der Rat, die Applikation so den Usern beizubringen, dass dieses Feature nicht genutzt wird. Wenn die Applikation weiter entwickelt werden soll, hier mein Rat: Bleiben Sie nah am Standard. Wenn also eine neue Anforderung da ist und die wird als Change Request eingestuft, das soll also kommen, versuchen Sie nah am Standard zu bleiben und versuchen Sie die Anforderung mit einem in Sharepoint vorhandenen Standard-Feature zu lösen. Dies erfordert oftmals eine gewisse Kompromissbereitschaft, aber die Wahrscheinlichkeit ist relativ hoch, dass man neue Anforderungen mit Standard-Features aus Sharepoint erschlagen beziehungsweise gelöst bekommt, ohne das Rad neu erfinden zu müssen geschweigedenn etwas erfinden zu müssen. Wenn neue Spalten oder neue Eigenschaften hinzukommen, sollen die ja in der Regel über Spalten abgebildet werden. Verwenden Sie immer Websitespalten. Verwenden Sie niemals Listen- oder Bibliotheksspalten, weil diese mit unterschiedlichen Nachteilen einherkommen. Wenn ein Change Request beziehungsweise eine Änderung oder Weiterentwicklung der Vertragsverwaltung beschlossen ist, beziehungsweise konkret ins Auge gefasst wird, behalten Sie stets die Architektur der Applikation im Hinterkopf. Hinterfragen Sie dieses Modell permanent. Wenn ein neues Feature kommen soll, macht die Architektur der Applikationen, so wie wir sie jetzt haben, noch Sinn? Ja oder nein. Wenn dieses Feature definitiv kommen soll und die Architektur dann keinen Sinn mehr macht, oder grundlegend verändert werden muss, ist es sinnvoll, die Vertragsverwaltung durch eine neue Prototypisierung erneut aufzustellen. Manche Änderungen innerhalb der Vertragsverwaltung oder innerhalb von Sharepoint generell werden für sämtliche Benutzer erst nach einer Veröffentlichung wirksam. Bei Dokumenten zum Beispiel ist dies gewollt. Bei Webpages beziehungsweise Sharepoint Pages wird dies oftmals vergessen. Das heißt, wenn auf einer Sharepoint Page oder auf einem Display Template – hier sollte man das auch beachten oder zumindest kontrollieren – eine Änderung durchgeführt wird, ist diese Änderung nicht unbedingt für alle Nutzer sofort sichtbar. Das ist natürlich im Rahmen eines Web-Content-Management-Systems durchaus so gedacht, dass man als Administrator in der Lage ist, eine Veränderung vorzunehmen, ohne dass die Veränderung sofort für alle sichtbar wird und dementsprechend auch testen zu können. Aber man sollte nicht vergessen, diese Veränderung hinterher für die User freizuschalten. Wenn Sie die Applikation oder Sharepoint generell weiterentwickeln, verzichten Sie auf zwei Dinge, mein persönlicher Rat: Verzichten Sie grundsätzlich auf Server-side-Code. und verzichten Sie bei Weiterentwicklung von Formularen auf Infopass. Warum? Zunächst einmal ist Server-side-Code in Office 365 sowieso nicht möglich. Wenn Sie Sharepoint-Server selbst betreiben, können Sie natürlich theoretisch Server-side-Code in Form einer Farm Solution zum Beispiel gegen den Server zu deployen. Das würde ich definitiv bleiben lassen. Weil dieser Server-side-Code bei einem Migrationsszenario auf den potentiellen nächsten Major Release von Sharepoint potentiell immer zu Problemen führt. Ich würde also empfehlen, Server-side-Code definitiv bleiben zu lassen. Und wenn es unumgänglich ist, dann die Empfehlung, den Server-side-Code sehr gut und ausführlich zu dokumentieren. Sollen Formulare in der Vertragsverwaltung verändert oder weiterentwickelt werden, wird relativ schnell der Vorschlag auftauchen, diese Anforderung mit Infopass abzudecken. Es ist richtig, dass Sie ein Sharepoint-Formular relativ einfach und schnell in ein Infopass-Formular konvertieren können, und dann können Sie ohne Client-seitige Code-Anpassungen wie JavaScript et cetera dort Logiken hinterlegen, wie zum Beispiel ein Filtered Look-up oder kaskadierende Drop-Downs also wenn ich eine Checkbox anklicke, erscheint ein entsprechendes Menü und wenn ich die Checkbox nochmal anklicke, dann verschwindet das Menü wieder, et cetera. Die Crux an der Sache ist nur, dass von Microsoft, also vom Hersteller, bereits offiziell kommuniziert worden ist, dass Infopass in Zukunft nicht mehr weiterentwickelt wird und auch nicht mehr lange von Microsoft unterstützt sein wird. Meine Empfehlung also Berater, zum heutigen Tag keine neuen Applikationen mehr auf Basis von Infopass herzustellen. Zum Abschluss zunächst einmal ein Ausblick. Welche Themen würde ich Ihnen ans Herz legen, sich im Hinblick auf die Nutzung und Weiterentwicklung der Vertragsverwaltung etwas näher anzuschauen? Zunächst einmal der generelle Appell: Sammeln Sie Feedback. Feedback bringt uns häufig auf Ideen, auf die wir von allein gar nicht gekommen wären. Feedback bildet auch die Grundlage für die Verbesserung und Weiterentwicklung der Vertragsverwaltung und natürlich später auch für das Aufsetzen einer neuen Version. In manchen Fällen werden Anforderungen laut, eine gewisse Art von Revisionssicherheit in einer Vertragsverwaltung darzustellen, um zum Beispiel detailliert nachvollziehen zu können, welcher Mitarbeiter wann ein Vertragsdokument heruntergeladen, oder bearbeitet oder geöffnet hat. Dies kann in Office 365 über sogenannte Überwachungs- Protokollberichte abgedeckt werden. Diese basieren auf Excel und sind in der Lage, sämtliche Informationen dieser Art zu tracken und sehr ausführlich in einem Excel-Dokument aufzubereiten. Technisch gesehen ist dies mit wenigen Klicks aktiviert und bereitgestellt. Es sollte aber rein fachlich beziehungsweise intern mit dem Betriebsrat, sofern in Ihrer Firma oder Unternehmen einer vorhanden ist, abgestimmt werden, da hier natürlich viele personenbezogene Daten wie zum Beispiel: wer hat wann was angeguckt, was geöffnet, was heruntergeladen, dort alles mitgetrackt wird. Ein weiterer interessanter Punkt im Hinblick auf einen Ausblick zu unserer Vertragsverwaltung ist Jammer im Sinne einer Plattform für soziale Zusammenarbeit und soziale Kommunikation. Eine solche Technologie lässt sich sinnvoll einsetzen, um zum Beispiel Diskussionen über unterschiedliche Verträge oder Vertragsdokumente auszuhandeln. Dies kann durchaus effizienter und vor allem persistenter sein als ein Telefongespräch oder eine Face-to-Face-Kommunikation. Zuletzt möchte ich Ihnen gern das Thema eDiscovery anteasern. eDiscovery ist seit Sharepoint 2013 neu. Über die Websitesammlungsvorlage eDiscovery Center können Sie grundsätzlich eine fallbezogene Revisionssicherheit innerhalb der Vertragsverwaltung umsetzen. eDiscovery basiert grundsätzlich auf einer Differenzierung zwischen Inhaltstypen und auf sogenannten Informationsverwaltungsrichtlinien. Alles infrastrukturelle Maßnahmen un Features, die wir von Anfang an in der Vertragsverwaltung berücksichtigt haben und demnach kein großer Aufwand anfallen würde, um eine solche eDiscovery-Funktionalität nachträglich an die Vertragsverwaltung anzuhängen. Mit diesen größtenteils hilfreichen Informationen schicke ich meinen Kunden nun in den Testbetrieb.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

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