Access: Datenbank-Coaching – Beispiel Kundenverwaltung

Überblick über die vorhandenen Felder

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Anhand der Feldliste, also den Überschriften der ursprünglichen Excel-Tabelle, beginnt die Untersuchung des Datenmodells.

Transkript

Die ursprüngliche Beispieltabelle aus Excel habe ich jetzt hier übersetzt in eine, nennen wir es mal, Feldliste. Das sind einfach die Überschriften aus Excel untereinander geschrieben, und Sie sehen hier eigentlich ist im Wesentlichen mit einer Ausnahme der Datentyp "Kutzer Text", wobei es ja in Excel nicht wirklich Datenntypen gibt, aber das muss ich auch noch ändern, dies ist am offensichtlichsten ein Datum, wel den Anderen kann man darüber nachdenken, ob die Postleitzahl zum Beispiel wirklich eine Zahl sein sollte, das wird sich im Laufe der Bearbeitung garantiert ändern. Dieses ich nenne es mal Datenmodell, diese Liste von Feldern hat, das muss man so deutlich sagen wirklich alle Fehler drin, die man machen kann. Zum Beispiel ist, weil es hier in der gleichen Liste drinsteht, nur ein einziger Ansprechpartner je Kunde möglich. Das ist am Anfang vielleicht noch brauchbar, Aber sobald Sie es mit größeren Kunden und mit mehreren Ansprechpartnern dort zu tun haben, haben Sie verloren. Sehr gerne wird dann auch der Kundenname nochmal in eine neue Zeile kopiert, um den neuen Ansprechpartner hinzuschreiben, das ist natürlih genau so falsch, wie in ein einziges Feld zwei Inhalte reinzuschreiben. Auch ob die Kundendaten überhaupt doppelt sind, können Sie hier nicht wirklich gut überprüfen, Sie können die natürlich dauernd sortieren lassen, und dann per Augenschein nachgucken, aber das geht in einer Datenbank allemal besser. Jeder Ansprechpartner, wenn es denn nur einer wäre, kann sowieso nur beispielsweise eine E-Mail-Adresse, eine Durchwahl, eine Handynummer haben. Auch das ist illusorisch, selbst wenn Sie den Ansprechpartner immer nur auf einem Handy anrufen, wenn er beispielsweise bei einer Baufirma ist, könnte auf der Baustelle ein zweites Handy haben, und auch das können Sie dann schon nicht mehr eintragen. Die Gespräche, die hier so als Kontakt zusammengefasst sind, die unterscheiden immerhin zwischen Datum und Anlass und Bemerkung, was da so passiert ist, aber das kann eigentlich immer nur das letzte Gespräch sein. Sie müssten das Vorherige überschreiben, das ist sozusagen die dritte Ebene von einem Kunden zu mehreren Ansprechpartnern, von einem Ansprechpartner zu mehreren Kontakten oder Gesprächen oder wie auch immer Sie das nennen wollen. Das entsteht meistens so ein bisschen zufällig, so historisch gewachsen, wie das so schön heißt, ursprünglich gab es eben nur den einen Ansprechpartner, na gut, dann schreiben wir eben noch einen zweiten dabei, und manchmal haben Sie sich dann in so einem Kontaktfeld noch notiert, was Sie zuletzt besprochen hatten, und irgendwann macht sich selbstständig und es muss eine richtige Kontakt- oder Gesprächsverwaltung werden. Ähnlich mit dem Serienbrief. Irgendwann wollten Sie mal einen Serienbrief losschicken, haben sich schnell eine neue Spalte gemacht, das geht ja auch sehr schön in Excel, ein paar X-e rein und dann gefiltert nach allen, die so einen X haben, und weil das so gut funktioniert hat, haben Sie dann beim nächsten Serienbrief die X-e gelöscht und durch neue ersetzt. Und als Sie da nachgucken wollten, wen Sie eigentlich vorher den Serienbrief geschrieben haben, war das weg. Und die Alternative eine zweite Spalte, dritte Spalte aufzunehmen, ist auch nicht viel besser, die hält in Excel eine Zeitlang, aber eine wirklich gute Lösung ist das nicht. Wir haben hier also eine Menge aufzuräumen und das wieder in kleinen Schrittchen immer ein Problem lösen und gucken, ob es dann wirklich gelöst ist oder ob ich mir vielleicht ein neues Problem eingehandelt habe, was dann wieder gelöst werden muss.

Access: Datenbank-Coaching – Beispiel Kundenverwaltung

Aufgaben und Lösungen für den Datenbankentwurf. Diesmal am Beispiel einer einfachen Kundenliste, die zu einem Datenmodell für die Kundenverwaltung weiterentwickelt wird.

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Erscheinungsdatum:25.08.2016

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