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Access 2016: Aktionsabfragen

Überblick über Aktionsabfragen mit Access

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Lorenz Hölscher gibt Ihnen hier einen Überblick über die verschiedenen Typen von Aktionsabfragen und deren Fähigkeiten.

Transkript

Ich möchte Ihnen hier die Aktionsabfragen in Access 2016 vorstellen. Das ist nicht das Erste, wo man in einer Datenbank mit in Kontakt kommt, aber durchaus das Effizienteste. Obwohl sich viele beim ersten Kennenlernen erst einmal fragen: "Das kann ich doch auch mit "Bearbeiten/Ersetzen" machen. Wofür brauche ich Aktionsabfragen?" Manches davon geht tatsächlich. So, wie Sie es aus anderen Programmen kennen: Sie wollen ein "A" durch ein "E" ersetzen oder eine "5" durch eine "19". Das ginge tatsächlich. Es gibt sogar in Access ein "Bearbeiten/Ersetzen", aber letzten Endes können Aktionsabfragen viel mehr. Sie können zwischendurch umrechnen, Sie können auch filtern und Ähnliches. Sie sind also die bedeutend effizientere Änderungsmethode. Und das ist so effizient, dass Sie damit 10 Tausend, 100 Tausende, Millionen von Datensätzen in Bruchteilen von Sekunden, je nachdem, was Ihr Rechner leistet, austauschen, ändern, löschen, anfügen können. Deswegen gleich eine Warnung vorneweg: Bevor Sie mit Aktionsabfragen arbeiten, sollten Sie auf jeden Fall Ihre Daten sichern. Machen Sie ein Backup Ihrer Datenbank, und zwar, wenn Sie sinnvollerweise in Backend und Frontend unterteilt haben, dann natürlich vom Backend. Die Daten befinden sich im Backend, auch wenn sich die Aktionsabfragen typischerweise im Frontend befinden. Das wird gerne vergessen, weil dann die Datei, mit der man gerade arbeitet, gesichert wird. Das ist aber klassischerweise nur das Frontend. Also, das Backend ist dasjenige, was Sie sichern müssen, und dann lieber einmal zu viel, denn der Vorteil von Aktionsabfragen ist, dass Sie unglaublich schnell unglaublich viel verändern können. Und genau das ist auch ihr Nachteil. Wenn Sie damit was falsch machen, trotz aller Tests und trotz aller Warnungen, dann haben Sie es aber richtig kaputt gemacht. Dann ist man froh, wenn man ein Backup hat. Aber es ist ja genau das, eine effiziente Änderungsmethode. Von daher möchte ich Ihnen die vorstellen. Es gibt verschiedene Typen von Aktionsabfragen, nämlich genau vier Stück. Die bekannteste und sicherlich häufigste ist die "Aktualisierungsabfrage". Die verändert vorhandene Daten. Dann gibt es die "Anfügeabfrage", die komplett neue Datensätze anfügt. Und das Gegenstück dazu die "Löschabfrage", die komplett ganze Datensätze löscht. Und es gibt noch einen kleinen Außenseiter: Die "Tabellenerstellungsabfrage", die genau das macht, was sie verspricht, nämlich eine neue Tabelle erstellt und Daten einfügt. Und deswegen braucht man sie sehr selten. Häufig wird so eine Tabelle einmal erstellt und dann mit einer Anfügeabfrage gefüllt. Weil Aktionsabfragen so "gefährlich" sind, gibt es eine Warnung. Manchmal gibt es sogar zwei Warnungen. Wenn Sie aus dem Entwurf einer Aktionsabfrage heraus starten, gibt es nur eine. Wenn sie von außen, nämlich durch Doppelklick auf den Namen zum Beispiel das Ganze starten, dann gibt es eine erste Warnung extra. Die sagt, dass Sie jetzt eine Aktionsabfrage starten. Welche, steht hier auch noch drin, aber im Wesentlichen steht hier hinten, dass sich jetzt Daten ändern werden, und zwar endgültig. Es gibt kein "Rückgängig" bei so was. Das ist auch kaum machbar, wenn Sie Millionen von Datensätzen verändern. Das ist die erste Warnung. Und wenn Sie die mit "Ja" bestätigen, dann kommt direkt die zweite Warnung, die auch eine Information enthält, nämlich wieviele Zeilen sich verändern. Das sollte man immer vorher einmal im Kopf überschlagen. Wenn Sie also erwarten, dass sich 10 Datensätze ändern, dann wäre ich noch nicht nervös, wenn es 8 oder 12 oder 13 sind. Wenn da aber plötzlich "537" steht, dann würde ich sofort auf "Nein" gehen und überlegen, warum das nicht mit meiner Erwartung übereinstimmt. Also, das ist nicht einfach so zum Abnicken, sondern zum Durchdenken, weil, wie gesagt, kein "Rückgängig" möglich ist. Es gibt also vier verschiedene Aktionsabfragen, deren häufigste, bekannteste die Aktualisierungsabfrage ist, die vorhandene Daten verändert. Die überschreibt also Felder, es kann ja auch sein, dass sie leer sind, aber sie ändert Inhalte von einzelnen Feldern. Und was immer wieder gerne übersehen wird, sie ist auch zuständig, um einzelne Datenfelder, einzelne Datenwerte zu löschen. Dann wird da ein "NULL" reingeschrieben. Es ist nicht die Löschabfrage, die dafür zuständig ist, sie macht ganze Datensätze weg, sondern wenn Sie einen einzelnen Inhalt, meistens ja einer gesamten Spalte oder so was, löschen wollen, dann brauchen Sie eine Aktualisierungsabfrage. Wenn Sie komplette, neue Datensätze anfügen wollen, ist es eine Anfügeabfrage. Die macht neue Datenzeilen, und zwar in voller Breite sozusagen, dran, und zwar auch an vorhandene Tabellen. Die Tabelle muss es schon geben. Was Sie da reinschreiben, können Sie frei berechnen. Das kann aus einer anderen Abfrage oder aus selbstgeschriebenen Werten bestehen, aber es ist immer eine ganze Zeile neu. Und das Gegenstück, um nämlich die komplette Zeile zu löschen, ist die Löschabfrage. Das können Sie natürlich an eine Bedingung knüpfen, damit Sie nicht alle Datensätze löschen, aber dabei wird im Gegensatz zu einer Aktualisierungsabfrage, die ein einzelnes Feld löschen könnte, immer die gesamte Datenzeile gelöscht. Und schließlich die Tabellenerstellungsabfrage: Die sorgt dafür, weil sie nämlich eine neue Tabelle erstellt, dass eine eventuell gleichnamige Tabelle vorher gelöscht wird. Und da gibt es sogar noch eine dritte Warnung extra, um das eben zu bestätigen. Und dann wird auch eine komplett neue Tabelle, selbst wenn sie gleichnamig ist, erzeugt. Und dort werden dann automatisch die Datenzeilen angefügt, die da vorgegeben sind. Also, diese vier Varianten, Aktualisierungsabfrage, Anfügeabfrage, Löschabfrage und Tabellenerstellungsabfrage, mit denen werden wir uns beschäftigen. Die meisten Aktionsabfragen lassen gelöschte Teile zurück, die Tabellenerstellungsabfrage zum Beispiel möglicherweise eine gleichnamige Tabelle und vor allem die Löschabfrage große Mengen von gelöschten Datenzeilen. Die werden Access-typisch nicht aus der Datei entfernt, sondern stehen dort nur versteckt drin, sind aber nicht wieder herstellbar. Und wenn die Datei nicht immer größer werden soll, dann müssen Sie ganz dringend die Datenbank komprimieren. Der Befehl steht im Dateiregister, heißt "Datenbank komprimieren und reparieren", wird nur funktionieren, wenn Sie einziger Benutzer der Datenbank sind, aber Sie kriegen ansonsten einfach eine Warnung und Sie können ihn getrost anklicken. Die Datenbank wird dabei auf einen zweiten Namen kopiert. Alles, was überflüssig ist, wird beim Zurückkopieren auf den originalen Namen weggelassen. Das ist die einzige Methode, um solche Datenleichen wirklich zu entfernen. Ansonsten hinterlassen Sie gerade mit Aktionsabfragen, und allen voran der Löschabfrage, sehr viel ungenutzten Dateiraum, der diese Datei, diese Datenbank, immer größer macht.

Access 2016: Aktionsabfragen

Sehen Sie, wie Sie mit Aktionsabfragen Tabellen erstellen oder Daten anfügen, aktualisieren bzw. löschen.

1 Std. 0 min (15 Videos)
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Erscheinungsdatum:02.05.2017

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