Dynamics 365: CRM 2016 – Anpassung

Überblick erhalten mit Dashboards

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Die zentralen Cockpits im CRM sind die Dashboards. Dort können Sie Ansichten, Diagramme, Web-Ressourcen und eingebettete Webseiten darstellen und somit den Einstieg in die Arbeit für den Endbenutzer optimal gestalten.

Transkript

In diesem Video zeige ich Ihnen, wie wir mit Hilfe von Dashboards in Microsoft Dynamics CRM den Überblick behalten. Dashboards dienen mir vor allem zur Visualisierung von mehreren Datenquellen, sowie hier in Dashboard, wo ich es sehe, die "Anfragen nach dem Ursprung", das heißt, woher kommen sie? die gleichen Daten, basierend aber noch mal nach Priorität und auf Tag aufgeteilt, das heiß, die gleichen Daten unterschiedlich visualisiert, und hier unten zum Beispiel noch weitere Daten, zum Beispiel den "Anfrageabschlusstrend". Diese Dashboards haben den Vorteil, vor allem wenn wir hier mit Diagrammen arbeiten, dass ich mir einerseits diese Diagramme größer anschauen kann, das heißt, im Vollbildschirmmodus und andererseits auch direkt einsteigen kann und hier mit diesen Daten weiterarbeiten kann. Das heißt, ich zeige mir hier die Detailliste an und steige somit in meine tägliche Arbeit ein. Das Fenster ist jetzt hier auf der anderen Seite aufgegangen, das heißt, ich habe Dashboard im Hintergrund, hier neu das Fenster, hier nochmal das Diagramm eingeblendet und daneben die Daten und ich kann in gewohnter Art und Weise mit Drill-Down mich hier fortbewegen. Das ist ideal, um den Überblick zu behalten und den Tag hineinzusteigen. Wie kann man sich jetzt so ein eigenes Dashboard anlegen? Wir haben hier "NEU"-Button, mit dem ich mir jetzt zuerst das Layout auswähle, das Layout somit primär einmal dazu dienend, dass ich sage, okay, ich weiß ungefähr, möchte hier so ein 3-Spalten zweizeiliges Dashboard machen oder hier, sowie es hier im Hintergrund ist, so ein 2*2 Dashboard haben. Ich wähle einfach mal das grundlegende Layout, ich kann es nämlich danach noch ändern, das ist das Schöne daran. Was man hier auch sieht, sechs Elemente in einem Dashboard sind das Maximum, das heißt, mehr als sechs Elemente, mehr als sechs Fenster kann ich hier nicht einbetten. Ich nehme mal hier dieses Element hier, nenne das Dashboard "Mein Videodashboard", und man sieht jetzt hier schon leicht Grau dargestellt, welche Elemente kann ich in ein Dashboard hineinziehen, und zwar ich kann hier Diagramme einfügen, ich kann hier Listen einfügen, ich kann hier ein Iframe einfügen, und Web-Eessourcen. "Diagramme" kennen Sie schon, es ist die grafische Darstellung meiner Daten. Die "Listen" sind einfach Listen von Firmen, von Kontakten, von Aktivitäten. dann haben wir hier noch das "Iframe". Iframe heißt, ich habe hier eingebettet eine andere Webseite. Wenn ich da hier so drauf klicke, kann ich hier einfach eine URL einbetten. Ich nehme hier zum Beispiel die von der Microsoft Office Startseite und bette hier einfach eine andere Seite ein. Worauf müssen Sie nur aufpassen? Sowie es hier ist, wir sind hier in seinem online, im HTTPS-Kontext, und ich muss auch damit hier eine HTTPS-Seite einbetten und diese Seite, die ich hier einbette, muss sich auch einbetten lassen. Wir werden es dann sehen, wie das Ergebnis hier ausschaut. Sie sehen nämlich hier unten, dass auch aus Sicherheitsgründen, sogenannte Cross-Site und seitenübergreifende Zugriffe nicht erlaubt sind. Was kann ich hier bei diesem Iframe noch definieren? Einerseits: Soll sichtbar sein? Ja, Nein, und soll es für mein Tablet auch verfügbar sein, bei "Beschriftung" blende ich hier mal keine ein, ich sage hier OK. Eine Chekbox haben wir hier kurz noch, ist nicht so relevant bei Dashboards. Ich kann hier auch nochmal die ID des Dashboards mit übergeben, damit würde diese Seite jetzt hier auch die Informationen bekommen. Ich komme jetzt aus dem CRM und das ist die ID dieser Seite, auf der ich mich gerade befinde. Webressourcen, was sind Webressourcen? Webressourcen wären zum Beispiel HTML-Seiten, JavaScript, Images, alles was ich im CRM, als Ressource hochladen kann. Ich klicke hier mal drauf, eine klassische Webressource für ein Dashboard wie eine HTML-Seite. Ich wähle hier mal "Webressource", ich nehme jetzt hier keine bestehende, man sieht jetzt hier, es wird mir vorgeschlagen, es werden PNG-Dateien vorgeschlagen, also Bilddateien, es gibt hier schon ein paar HTML-Dateien. Ich lege mir ganz schnell eine neue HTML-Seite an, eine sehr primitive, ich sage hier einfach "Neu", dann öffnet sich hier mein Webressourcen-Editor, nenne die hier mein "dashboardhtml.html". Gewöhnen Sie sich dran, wenn Sie mit Webressourcen arbeiten, auch den Datentyp hier mitzugeben. Wir werden es hier sehen, beim Typ wähle ich nämlich hier aus einer Webseite, ich nehme da auch noch den "Anzeigename: dashboard.html" und habe jetzt hier einen "Text-Editor", um diese Webseite zu gestalten: "Das ist meine Webseite". hier können Sie natürlich jede beliebige Webseite verwenden. Der klassische Anwendungsfall wären hier entweder HTML 5 Webseiten, die auch dynamischen Kontent haben oder eben auch JavaScript eingebettete Webseiten, die im Hintergrund wieder andere Webservices aufrufen, das heißt, Sie können dann hier relativ umfangreiche HTML-Seiten gestalten, die Ihren Anforderungen genügen. Ich nehme mal hier meine relativ einfache, ich wähle nun diese "Speichern" und "Veröffentlichen", damit sie mir auch zur Verfügung steht, weil wir sie gerade eben erst erstellt haben. Ich schließe jetzt hier diese Webressource, sage hier "Hinzufügen", sage hier OK. [Unverständlich] hier eine Webseite, hier eine Webressource, dann fügen wir hier mal ein Diagramm hinzu und wenn wir ein Diagramm hinzufügen, müssen man zuerst aussuchen, welcher Datensatztyp, das kann jetzt sein: Firma, Verkaufschancen, Angebote, Kontakte. Ich nehme mal hier die "Aktivitäten" und möchte vor allem meine Aktivitäten haben, und ich sehe gleich mal hier, welche Daten werden hier dargestellt, das heißt, die Ansicht wäre der Filter. Dadurch dass das ein Dashboard ist, muss ich mich vorher um den Filter kümmern. Ich nehme hier "Meine Aktivitäten" und nehme nicht "Aktivitäten nach Besitz", sondern nach "Priorität", und Sie sehen, was habe ich hier für ein Prioritätenmix. Die habe ich relativ Groß hier dargestellt, und ich habe gesagt, ich möchte noch zwei Controls hier haben. Hier füge ich mal zum Beispiel eine Liste ein und auch da wähle ich wieder, welchen Datensatztyp möchte ich haben, auch da kann er zum Beispiel wieder die "Aktivitäten" nehmen und nehme hier "Meine Aktivitäten", das heißt, ich habe hier eine Liste, jener Daten, die ich hier visuell darstellte. Und hier wählen wir uns noch ein Diagramm aus, und zwar die "Verkaufschancen", und zwar nach "Verkaufspipeline" [unverständlich] Pipeline hier zu haben, dann kann ich das Ganze jetzt hier speichern, und wenn ich jetzt hier "Schließe", komme ich wieder in den Übersichts-Modus und kann jetzt hier mein Videodashboard mir anschauen, was ich hier gemacht habe. Und wir werden hier mal sehen, einerseits relativ prominent, doch hier die Seite, die ich eingebettet habe, lässt sich zum Beispiel nicht in ein Iframe einbetten, wird zum Beispiel nicht unterstützt. Hier ist meine HTML-Komponente, die ich hier einblende, hier haben wir unsere Listen, hier nochmal mit der Grafik daneben, und auch hier wieder, ich kann hier ein Pop-up machen, also vergrößern, mit Details anzeigen lassen, und wenn ich jetzt draufkomme, na ja, ich brauche dieses Control ja nicht, weil die Webseite kann ja nicht dargestellt werden, und ich sehe jetzt hier, die Webseite ist ja noch relativ klein, was ich hier darstelle, da könnte ich ja den Platz besser nutzen. Dann kann ich ja nochmal auf "Bearbeiten" gehen, kann jetzt hier zum Beispiel sagen, dieses Control entferne ich. Und ich sehe, es rutscht mir die Aktivitätenliste nach oben, und wir wissen, hier haben wir 40 Aktivitäten, das heißt, ich werde das etwas größer machen und hier etwas versteckt sind die Menü-Punkte, die "Breite vergrößern" oder "Höhe vergrößern" und ich werde hier im Baumel sagen "Höhe vergrößern". Immer darauf achten, es wird das Control vergrößert, das hier den blauen Rahmen hat, also wieder sagen, hier vergrößern, so lange bis das etwas größer ist. Im Gegensatz dazu werde ich dieses Control etwas verkleinern, gehe "Verkleinern", und damit rutscht das nach oben. Sollte ich jetzt ein Bedarf haben ein weites Diagramm einzufügen, klicke ich hier auf "Diagramm", kann mir nun hier ein weiteres Diagramm einblenden, ich nehme hier zum Beispiel die "Angebote" und meine Angebote, sehe nur hier, wir haben hier keinen Diagrammtyp. Damit lässt sich diese Entität hier nicht darstellen. Das ist immer darauf achtend, dass es zu den Datensatztyp auch Diagramme gibt. Das heißt, ich wähle hier stattdessen die "Aufgabe", auch hier keine Diagrammtypen. Ich wähle mir hier die "E-Mails" aus und sehe überall keine Diagrammtypen, das heißt, immer zuvor schauen, einen Diagrammtyp zu haben, das heißt, ich blende mir lieber eine Liste ein, und zwar "Ablaufverfolgung", nehme die hinzu. Und ich sehe jetzt, die Liste wird mich hier unten, einfach wo freier Platz ist, eingebettet. Auch hier kann ich wieder versuchen entweder mit Drag and Drop das zu verschieben oder so stehen mir auch die Cursortasten zur Verfügung, um das Control jetzt an die gewünschte Position zu bringen, wir ziehen natürlich hier nochmal, etwas nach oben zu ziehen, werde jetzt die Pfeiltasten betätigen. Ja damit habe ich jetzt hier mein Control positioniert, ich kann das Dashboard speichern, und wenn ich jetzt hier schließe, bekomme ich das Dashboard im neuen Look and Feel dargestellt. Warten wir bis die Seite geladen ist, das heißt, hier schön eine Liste all meiner Aktivitäten, hier den Platz besser genutzt. Nachdem das Dashboard nun hier eigentlich ein privates Dashboard ist, wir erkennen das daran, weil es ja "Mein Videodashboard" ist, muss ich es, wenn ich es für Kollegen freigeben möchte, hier entsprechend entweder freigeben, das heißt, hier habe ich die Möglichkeit anderen Usern den Zugriff drauf zu gewähren. Ich muss nur darauf achten, dass die Ansichten, die ich hier verwende und die Diagramme, die hier verwendet werden, auch freigegeben sind. Das heißt, würde ich jetzt hier sagen "DASHBOARD DREIGEBEN", gibt es hier einen anderen Benutzer frei, zum Beispiel den Test-Benutzer. Und dieser Test-Benutzer hat keinen Zugriff auf die Diagramme beziehungsweise auf die Ansicht, dann sieht er diese auch nicht, das heißt, ich habe ihn also das Dashboard freigegeben, aber sieht mitunter die Elemente nicht, die auf diese Seite sind, also auch darauf zu achten. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie ein eigenes Dashboard anlegen können, was die Unterschiede zwischen einem System-Dashboard und dann im privaten, persönlichen Dashboard sind und worauf Sie hier achten müssen, wenn Sie zum Beispiel Webseiten einbetten wollen, die sich mitunter nicht einbetten lassen.

Dynamics 365: CRM 2016 – Anpassung

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5 Std. 26 min (32 Videos)
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Software:
Dynamics CRM Dynamics CRM 2016
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Erscheinungsdatum:01.02.2017

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