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Office 365: Excel Grundkurs

Über Datenschnitte filtern

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Da der klassische Filter so gut wie keine Auskunft darüber gibt, wonach gefiltert wurde, stehen Ihnen in Excel 2016 sogenannte Datenschnitte zur Verfügung, die auch das Handling des Filters verbessern.
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Transkript

Wie im vorherigen Video schon angedeutet, gibt es beim klassischen Filter das Problem, das ich zwar sehen kann, dass gefiltert wurde, aber leider nicht welches Kriterium gefiltert wurde, ja. Hier zum Beispiel deswegen habe ich einbisschen ausgewählt, hier denkt man oh, na ja, der Verkäufer ist der Keil, hmm, dabei ist aber nicht ganz richtig, der Millowitsch ist auch dabei, der taucht nun gerade nicht auf, weil der nämlich nur Kölsch verkauft hat, und da ich nur Alt und Pils ausgewählt habe, ist der Millowitsch gar nicht dabei, obwohl ich ihn ausgewählt habe. Und das ist natürlich ein Extrembeispiel dafür, dass ich nichts gut sehen kann, nach welchen Kriterien gefiltert wurde. Aus diesem Grunde hat Microsoft ein Äquivalent zu den Filtern eingebaut und natürlich wieder unter meinen Tabellentools, nämlich hier finden Sie die sogenannten Datenschnitte. Und das ist hier sozusagen das tolle Feature, das ich hier jetzt einsetzen kann, ich sage einfach mal, ich möchte gerne nach Produkt, nach Verkäufer, nach Gefäß, nach Händler und vielleicht noch Sonderpreis und Express filtern, sage deswegen OK. Jetzt sehen Sie, bekomme ich erst mal eine große Liternei an zusätzlichen Feldern, das sind sogenannten Datenschnitte, ich muss erst mal hier schön ansortieren und positionieren, natürlich sehen Sie stören die in der ersten Sekunde, also muss ich mir auf jeden Fall mal Gedanken machen, wo ich die positioniere, dazu kommen wir gleich. Ich will Ihnen erstmal, das ist für mich ganz wichtig, zeigen, dass wirklich Datenschnitte und Filter äquivalent sind, nämlich habe ich ja gerade ausgewählt Alt und Pils und sozusagen auch den Keil, und jetzt sehen Sie hier den großen Vorteil, der Millowitsch ist blau, das heißt ich habe ihn angewählt, aber er ist ausgegraut, weil er halt sozusagen eine andere Filtereinstellung eliminiert wurde. Wenn ich jetzt hier noch das Kölsch hinzunehme, sehen Sie, taucht wieder "unverständlich" auf. Wähle ich hier wieder das Alt aus, zack, dann verschwindet er wieder, und das ist natürlich echt toll. Und das Ganze will auf jeden Fall noch mal zeigen, dass es nicht nur hier in der Datenschnitte einstelllen kann, so dass es wirklich äquivalent ist, es heißt, wenn ich jetzt hier auf den Filter klicke, sehen Sie, ist nur Alt ausgewählt, wenn ich jetzt hier von Alt auf Pils gehe und sage OK, dann ändern sich die Daten sofort mit und damit ist sozusagen gezeigt worden Datenschnitte ist gleich Filter mit dem Unterschied, dass die Datenschnitte halt moderner und deswegen auch einbisschen schicker visueller sind mit dem Hauptvorteil, ich sehe jetzt sofort meine Kriterien. Ich weiß natürlich,dass die Datenschnitte, so wie sie hier sind, sehr störend sind. Trotzdem will ich, bevor ich zur Positionierung komme, noch zwei-drei wichtige Punkte ansprechen und zwar. Und das ist übrigens eine Neuerung in Excel 2016. Ich kann jetzt viel leichter eine Mehrfachauswahl vornehmen, denn, wenn ich einfach nur hier draufklicke, sehen Sie, dann wird immer nur ein Element ausgewählt. Wenn ich jetzt aber hier draufklicke, dann sehen Sie Mehrfachauswahl, klicke ich darauf und dann kann ich jetzt hier zum Beispiel Kölsch anklicken und noch das Alt hier und schon sind alle drei ausgewählt. Das Gleiche kann ich beim Verkäufer machen, zack und vielleicht soll man doch einbisschen mehr Platz machen. Passen Sie auf und schauen Sie dann mal hin, jetzt noch der Meier dabei, ist der Schmidt dabei, welches ich wieder wegnehme und sage, ich will hier nur den Millowitsch an Flupp, dann sehen Sie, wird wieder nur ein Verkäufer ausgewählt noch mal ganz kurz zu Hintergrund unverständlich und sofort Köksch ist natürlich dabei, aber Alt und Pils nicht. Sollte es doch mal nötig sein, kann man einen Filter nicht auch aufheben, indem man hier auf dieses Symbol klickt, und damit bin ich aber eigentlcih auch schon durch, denn jetzt kommt das große Thema Positionierungen. Die sind zwar natürlich sehr toll, aber ich muss mir überlegen, wo ich sie hinpositioniere. Da gibt es was ganz wichtiges, ich kann die natürlich am besten über meine fixierte Zeile führen, denn dann stören sie nicht mehr, ich habe hier oben die ersten drei Zeilen frei und die vierte ist sozusagen noch wieder dabei, aber dann kommt der Fixierer rein, Sie ändern sich noch mal das gegenüber Ansicht Fenster fixieren. Ja, wenn ich das habe, dann kann ich hier mal so einen kleines bisschen aufräumen, das tue ich wieder so einbisschen hoch, dem Millowitsch am besten das Wort Umsätze Brauerei, brauche ich nicht, also schiebe ich das hoch. Und meine Verkäufer sollten natürlich vielleicht auch da irgendwo stehen, dann habe ich noch das Gefäß, noch die Händler. Also Sie sehen es wird ziemlich eng, da habe ich hier noch Sonderpreis und Express. Ich habe es hier auch einbisschen schwerer gemacht. Natürlich will ich Ihnen ein paar Sachen zeigen, also Sie sehen erst mal, wenn ich hier oben in die Überschrift gehe, kann ich das Ganze verschieben, dann soll ich als aller erstes Mal hierdas Produkt auch einbisschen kleiner machen, das Gleiche meinte ich auch hier beim Verkäufer, und das hilft mir aber wirklich nicht viel, deswegen sollten Sie natürlich vielleicht dann doch irgend nur mal die ersten drei Zeilen einbisschen größer machen. So, es wird alles schon einbisschen leichter. Ich kann aber noch zusätzlich Platz sparen, indem ich die Datenschnitte anwähle und dann unter Datenschnitttools Optionen hier die Einstellung der Datenschnitte einzeige, und dann kann nämlich hier oben sagen, ich möchte gerne Kopfzeile wegnehmen, indem ich den Haken hier herausnehme, sage OK und schon habe ich einbisschen Platz gewonnen. Und bei der Positionierung ist es daneben auch noch sehr hilfreich, die Alttaste zu kennen. Wenn ich die Alttaste nicht drücke und ich verschiebe sie, kann ich das milimetergenau verschieben. Wenn ich aber die Alttaste drücke und am besten mal hier das einbisschen dorthin einbisschen ausschiebe, so, "unverständlich" nochmal den Rand, sehen Sie, kann ich das frei positionieren. Sobald ich die Alttaste drücke und einbisschen verschiebe, sehen Sie, springt mir mal die Datenschnitte sozusagen immer an die Gitternetzlinien. Und das ist ein großer Vorteil, das heißt jetzt ich kann hier einfach nach links, das weiß ich, aha, dies ist links oben angeheftet oder das war einbisschen zu viel noch mal hier oben perfekt. Sie sehen es ist doch einbisschen Frickelarbeit, dann das kann ich nicht nur beim Verschieben machen, sondern ich kann die Alttaste drücken, wenn ich in Grunde genommen hier die Größe ändere, sehen Sie, und schon habe ich das so. Ich mache das Ganze mit dem Verkäufer, den will ich jetzt vielleicht hier nach oben positionieren, dann kann ich ihn vielleicht auch noch einbisschen kleiner machen, ja wohl, wieder die Alttaste, dann ist er hier bündig, dann haben wir schon mal so. Das Gefäß muss ich auch mit der Alttaste nach links bringen, kann ich das auch wieder mit der Alttaste nach oben hier bringen. Springt im unteren Rand zu sagen, das wollte ich sagen. Den händler muss ich auch einbisschen schieben, perfekt, das ist auch kein Thema, so. Sie sehen, also es ist natürlich einbisschen Frickelarbeit, man muss sich das schon ein kleines bisschen zurecht basteln, das dauert natürlich auch ein paar Minütchen unter Umständen, aber ich hoffe, dass ich vorher, und das war auch der Grund, warum ich denn vorher erstmal die ganzen Vorteile dargestellt habe, damit Sie schon sagen, na ja, die Frickelarbeit lohnt sich. Auf der anderen Seite haben wir ein paar Tricksauflager, und zwar möchte ich den Verkäuferfeld einbisschen größer machen und der ist jetzt sehr lang, hat aber nach rechts noch Platz, und deswegen gibt es hier wieder unter Optionen die Möglichkeit die Datenschnitte Alt, Entschuldigung nicht hier einzustellen, sondern hier oben bei den Spalten, da kann ich nämlich sagen, ich möchte gerne eine zwei einstellen, und schon sehen Sie, habe ich zwei Spalten beim Verkäufer. Am Sonderpreis wäre das natürlich auch eine pfiffige Idee. Sage ich gehe einfach mal auf zwei Spalten, ich kann das vielleicht auch einbisschen kleiner machen wieder mit der Alttaste, perfekt, sehr schön, na ja, vielleicht auch einbisschen größer, also dann muss eigentlich einbisschen einige Fehler auch mitbringen, fluptiwup, auch hier, Alttaste zack, auch zwei Spalten. Vielleicht bekommen wir sogar noch kleiner. Ein Hinweis , den du dir sparen kann ist, mann sollte nur die Datenschnitte anzeigen, die man wirklich braucht, sonst ist natürlich sehr unübersichtlich vielleicht noch ein paar Tricks wiederholen, hier möchte ich auf jeden Fall natürlich auch die Kopfzeile draußen haben, denn hier kein Meier, Millowitsch und so, das ist klar, auch bei Faß, denke ich mir, kann ich das rausnehmen. Das kostet immer ein kleines bisschen Zeit. Der Händler, denke ich mir, das ist auch kein Problem. Das muss ich alles einzeln machen, hier sollte ich vielleicht einstellen zwei, ja, das passt, das ist doch super. Bei Sonderpreis, denke ich mir, nehme ich sogar wieder raus, ja, dann ist das nämlich einbisschen schmaller. Super, das ist doch was besser. Genau dann habe ich hier noch die Expresslieferung, dann nehme ich das vielleicht auch wieder raus. So, ich hoffe, Sie gucken noch einbisschen zu. Ich muss den Sonderpreis dann auch wirklich hier unterbringen, nämlich die Überschrift rausnehmen, das ist schon recht gefährlich, vielleicht sollte ich hier das einbisschen größer machen deswegen. So, ich das doch jetzt hier in diesem Videotraining nicht perfekt machen, um nicht zu viel Zeit zu verlieren, aber doch einbisschen, doch ein bisschen, so. Ich will zeigen, das soll erst für den Anfang jetzt reichen, ja, und jetzt kann ich auch einbisschen filtern, nach meiner Arbeit sollt es sich auch lohnen, also Altbier, Kölsch, Pils, und jetzt sehen Sie, kann ich hier in Grunde genommen, die einzelnen Sachen anwählen, das ist doch perfekt. Vieleicht ein nehme ich hier noch zum Abschluss, ich habe, ja, immer die Kopfzeilen weggenommen, jetzt gerade bei der Alkohol AG, möchte ich jetzt nicht nur die Alkohol AG, sondern auch die Saft GmbH. Was ganz wichtig ist, dass Sie jetzt hier einfach die Steuerungstaste benutzen, um mehrere Elemente zu markieren. Also ich mache das noch mal hier Alkohol AG und Saft GmbH, jetzt will ich zusätzlich noch die Getränke GmbH, Steuerngstaste ist wie ein Und-Taste, halte ich jetzt gedrückt, drücke auf Getränke GmbH, wenn ich sie loslasse, die Steuerungstaste, dann wird auch sofort hier die Getränke GmnbH mitaufgenommen, das Gleiche, wenn ich so noch mal die Steuerungstaste drücke und die Flott AG anwähle, dann lass ich wieder die Steuernugstaste los, und dann ist wieder alles dabei. Wie immer, lohnt es sich bei mir bis zum Ende durchzuhalten, denn ich habe natürlich bei der Geschichte noch einige kleine Anmerkungen zu machen, und zwar, wenn ich das Ihnen gerade gezeigt habe, dann funktioniert das auch noch beim Verkäufer, nicht der einzel Anklicke passt es. Nur jetzt passiert was faszinierendes, wenn ich das sozusagen hier bei dem Produkt mache, und ich klicke daran, sehen Sie, passiert etwas, da wird sozusagen ohne Steuerungstaste immer zusätzlich markiert, und wenn ich noch mal drauf klicke, wieder abmarkiert, das heißt hier hatte ich vorhin, vielleicht haben Sie es doch gesehen und in Erinnerungen, hier habe ich die Mehrfachauswahl eingestellt und jetzt muss ich richtig aufpassen, wenn ich die Überschrift wegnehme, dann ist natürlich immer noch die Mehrfachauswahl aktiviert, das heißt, wenn Sie die Überschrift wegnehmen, sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, jetzt muss ich die Datenschnitte wieder aktivieren, damit ich an die Datentools ankomme und dann gehe ich hier auf Optionen, lass mir die Datenschnitteinstellungen noch mal anzeigen, sage, Kopfzeile anzeigen. Dann sehen Sie, das sollten Sie auf jeden Fall, damit es einheitlich ist, auch hier die Mehrfachauswahl wegnehmen, das sie nicht durcheinander kommen. Und dann kann ich aber hier wieder die Kopfzeile, die Überschrift wegnehmen. Und jetzt funktioniert es wieder wie bei allen anderen auch, nämlich über die Einzelauswahl, und wenn ich mehrere haben möchte, dann drücke ich noch die Steuerungstaste. Ja, zusammenfassend denke ich mir, kann man schon sagen, dass die Datenschitte ein toller, visueller Ersatz für den Filter sind, auch wenn Sie, wie Sie gerade mitbekommen, natürlich ein kleines bisschen das Ganze gut positioniern müssen, damit Sie und die anderen User der Exceldatei auch die Datenschnitte gut einsetzen können.

Office 365: Excel Grundkurs

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8 Std. 6 min (106 Videos)
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