SharePoint 2013 Grundkurs

Tipps: Zusammenspiel von Excel 2013 und SharePoint 2013

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Excel-Dateien in SharePoint öffnen, bearbeiten, Eigenschaften aktualisieren und über Excel für den leichten Zugriff zugänglich machen – kurzum: einfache Tipps für Ihren Arbeitsalltag hier in diesem Trainingsvideo.

Transkript

In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Excel-Dateien aus SharePoint heraus leicht bearbeiten können, verändern können; und ein paar Tipps und Tricks für den Alltag. Wir sind bereits in unserer Bibliothek Finanzen. Wenn ich jetzt Alltag durchspiele und ich bin im Team, schaue mir die ganzen Excel-Listen an und sage, hm, ich weiß eigentlich gar nicht genau, welche Excel-Liste steckt dahinter, ist der Riesenvorteil, wenn ich hier die Vorschau nutze und mir einen ersten Überblick verschaffe. Ja? Ich kann blättern zwischen verschiedenen Berichten, zwischen Arbeitsblättern. Ich kann schnell sagen, ich möchte die Datei Bearbeiten. Und ein Tipp für den Alltag: Wenn Sie längere Zeit an einer Datei sitzen, Zahlen eintragen, aktualisieren müssen, zeigen Sie den Kollegen, dass Sie daran arbeiten, dass kein anderer an der Datei weiterarbeitet; und checken Sie die Datei einfach aus. Hier steckt auch schon der nächste Tipp drin. Die Datei gehört in einen anderen Bereich oder irgendeine Kategorie hat sich verändert. Von hier aus können Sie sehr leicht auf die Eigenschaften des Dokuments zugreifen, können sagen, das ist jetzt nicht mehr ein Bericht, sondern das ist mittlerweile eine Auswertung. Und das betrifft nicht das gesamte Unternehmen, sondern das betrifft nur Personal. Speichern. Und so wird automatisch dann dieser Datei dementsprechend die passende Kategorie dann wieder zur Verfügung gestellt. Möchten Sie mit der Datei arbeiten, klicken Sie einfach auf Bearbeiten, Excel öffnet sich, und Sie können in der Datei in aller Ruhe dementsprechend hier Ihre Informationen ergänzen. Mit jeder Veränderung, die können Sie speichern, wird in SharePoint zurückgespeichert. Unter Datei, auch hier, können Sie direkt auf die Eigenschaften zugreifen. Die Eigenschaften sind komplett hier auch in Excel vorhanden. Sie können auch hier sagen, das Ganze ist eine Kalkulation und das betrifft doch das Unternehmen gesamt. Speichern und schließen die Datei. Und Sie sehen, es ist automatisch dann auch dementsprechend; nochmal aktualisieren; die Dokumenteigenschaft in der Datei verändert und alles aktualisiert. Ein weiterer Tipp: Wenn wir in unsere SharePoint-Liste Projektverwaltung klicken; in der Projektverwaltung haben wir eine Liste hinterlegt, wo wir Projekte, Beschreibung, Verantwortliche, Budget, IST Kosten et cetera haben. Möchten Sie beispielsweise diese Liste bearbeiten und Sie möchten vor allen Dingen eigene Auswertungen auch fahren, die nicht für das Team bestimmt sind; aber Sie selber möchten gerne mit PivotTable arbeiten; ein Tipp: Liste öffnen, Nach Excel exportieren, Excel öffnet sich, Aktivieren, und wir haben die Excel-Liste sehr einfach und sehr schnell in Excel zur Verfügung gestellt. Wir können über Einfügen sagen, dass wir mit einer PivotTable arbeiten wollen. Sie können dementsprechend dann hier Ihre eigenen Auswertungen fahren. Speichern diese Datei auch nochmal für sich ab, was nicht immer optimal ist. Also nicht alles wieder lokal speichern. Das ist jetzt eine Ausnahme. Speichern. So. Und jetzt passiert Folgendes: Die Datei ist gespeichert und wenn wir jetzt in Excel mal sehen; es würde beispielsweise; ich füge das jetzt als Test mal ein. Das soll sich aktualisieren. Gebe einen Namen noch mit an. Also fülle alles eifrig aus. Wir wollen ja mal sehen, was sich tut. Gebe hier einfach einen Betrag an. Hier haben wir; so, das Datum noch. So, und wir haben einen Status, der ist Wartend. Ja? Ich aktualisiere das. Es wird aktualisiert und gespeichert. Und jetzt gucken wir parallel mal dazu, was tut sich in unserer Excel-Liste, die lokal gespeichert ist. Gehe ich auf die Registerkarte Daten und sage Alle aktualisieren, passiert Folgendes: Sie sehen, die Zeile 7 ist dazugekommen. "Test; Aktualisieren"; Name; Budget; IST Kosten, Start et cetera. Also alle Informationen, die wir aufgenommen haben, werden automatisch auch in Ihre Excel-Liste zurückgeschrieben. Das heißt, Sie haben jederzeit die Möglichkeit, auch wenn in SharePoint zentral Teams hier Informationen zusammenschreiben, und Sie haben eine Liste daraus generiert, die Sie selber nochmal in Pivot anders darstellen wollen, auswerten wollen, haben Sie jederzeit die direkte Verbindung zu dieser SharePoint-Liste und können alle Änderungen dann auch dementsprechend mitbekommen. In diesem Video haben wir Ihnen ein paar Tricks für den Alltag verraten. Und zwar, wenn Sie beispielsweise in Dokumentbibliotheken schnell auf die passende Excel-Liste zugreifen wollen, ist die Live-Vorschau ideal geeignet, um zusehen, um welche Liste handelt es sich, welche brauche ich tatsächlich. Ich kann dann sehr schnell auf Bearbeiten gehen oder aber ich sage, ich möchte gerne Auschecken, damit der Kollege sieht, ich bin an der Liste dran, dass er nicht selber drangeht. Ich kann sehr schnell die Eigenschaften von hier aus bearbeiten, ohne dass ich erst das ganze Dokument öffnen muss. Wir haben uns des Weiteren angesehen: Wenn wir eine SharePoint-Liste hier integriert haben, dass ich als Einzelperson auch schnell Auswertungen fahren kann, indem ich die Liste Nach Excel exportieren lasse, dort individuell nach Pivot sortieren lasse, das Ganze speichere, und auch jede Änderung, die die Teams hier eintragen, mitbekomme, indem ich in Excel über den Menüpunkt Daten auf Alle aktualisieren gehe. Das heißt, dem Zusammenspiel in der Zahlenwelt sind keine Grenzen gesetzt. Wir haben hier kleine Möglichkeiten für den Alltag gezeigt, die aber das Arbeiten im Team mit Zahlen sehr gut erleichtern können.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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