20 Profi-Tipps für verständliche Präsentationen

Tipp 2: Lieber verständlich als vollständig

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Bei einer Präsentation ist es wichtig, die Informationen für den Betrachter verständlich zu gestalten. Dabei sollten Folien ausschließlich relevante Informationen beinhalten.
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Transkript

Ist es nicht jedesmal dasselbe Dilemma? Man muss eine Präsentation halten, man hat vielleicht nur 10-15 Minuten Zeit, vielleicht etwas länger, hat allerdings so viel mehr Information, als man jemals dem Publikum überbringen kann. Und man fragt sich bei jeder Folie: Wie soll das nur funktionieren? Und weglassen darf man die Information ja auf gar keinen Fall, sonst fehlt sie ja, sonst könnte man Ihnen nachweisen, dass sie nicht vollständig waren. Mein Tipp an Sie und an alle meine Kunden: Lieber verständlich als vollständig. Vollständig interessiert niemanden, ganz selten nur. In einer Präsentation geht es nicht um Vollständigkeit. In einer Präsentation geht es prinzipiell erst einmal in erster Linie um Verständlichkeit. Ich möchte Ihnen im Folgenden einige Beispiele zeigen. Hier wird ein vollständiger Prozess abgebildet. Und hier gibt es sicherlich 30 Objekte, und diese verstopfen das Gehören des Publikums, und es macht es für Sie als Präsentator besonders schwierig, auf all diese Objekte einzugehen. Machen Sie es doch lieber so. Reduzieren Sie die Komplexität, machen Sie es sich und Ihrem Publikum leicht. So könnte doch die Folie auch aussehen, und Sie füllen die Inhalte mündlich, die Sie hier auf der Folie nicht gezeigt haben. Also, Sie haben hier ein Schieberegler in jeder Präsentation. Sie können ihn einstellen irgendwo zwischen "vollständig" und "verständlich". Beides geht nicht. Stellen Sie ihn tendenziell mehr auf "verständlich". Hier geht es um emotionale Bindung unserer Mitarbeiter ans Unternehmen. Wir sehen hier verschiedene Jahreszahlen von 2001 bis 2006. Wir sehen hier also mindestens 25-30 Objekte wieder, und wir machen es uns schwer, uns und dem Publikum. Natürlich wollen wir vollständig sein. Wir wollen alle Zahlen zeigen und sagen. Wir wollen auch sagen und zeigen, dass wir diese Zahlen haben. Nur leider verstopft das wieder das Gehören des Publikums. Machen Sie es doch lieber so. Werten Sie dieses Diagramm aus, überlegen Sie sich, was sind die wesentlichen Punkte, was möchte ich damit wirklich sagen, und dann vereinfachen Sie das. Nehmen Sie das erste Jahr, nehmen Sie das letzte Jahr und zeigen Sie die Differenz. Zum Beispiel: Also, wenn Sie die Wahl haben zwischen "vollständig" und "verständlich", wahlen Sie "verständlich". Denn so eine Tabelle mag vollständig sein, das Publikum wird aber 20 Minuten brauchen, um durch diese Tabelle durchzublicken. Was soll das überhaupt? Hier werden fünf Städte miteinander verglichen in Bezug auf Einfamilienhäuser, Eigentumswohnung pro qm und Miete pro qm. Dazu noch verschiedene Wohnlagen plus noch die Angebotsmiete. Also, nicht nur einfach der Verkaufspreis, sondern auch der Mietpreis. Das alles soll hier in der Matrix verglichen werden. Das ist einfach zu viel für eine Live-Präsentation. Wie können wir vorgehen, wenn wir so viele Informationen haben? Wir haben verschiedene Möglichkeiten -- das Ziel ist Verständlichkeit. Schauen wir uns noch einmal an. Als Allererstes können wir diese Information löschen, die hier standen. und einfach mal nur die Angebotsmieten der Städte miteinander vergleichen und alles andere wegnehmen. Jetzt sieht es doch viel übersichtlicher aus. Für eine Folie reicht das allemal. Außerdem können wir einen Titel wählen, der Folie, der sofort die Tabelle auswertet. München ist am teuersten! Jetzt weiß das Publikum auch sofort, was Sie Ihnen sagen wollen, und kann dies in der Tabelle prüfen. Dafür sind Tabellen und Diagramme gemacht. Nicht das das Publikum anfängt, diese Tabellen und Diagramme zu analysieren, sondern nur nachzuprüfen, ob Sie auch die richtige Interpretation gefunden haben. Eine Alternative ist, zum Beispiel, nur die Stadt München zu nehmen und die drei Elemente, Einfamilienhäuser, Eigentumswohnung und die Miete pro qm miteinander zu vergleichen, anhand der Wohnlagen. Der Titel heißt: "2 bis 20x fache Preise in München je nach Lage". Sprich, wir vergleichen die Verkaufspreise nach der Lage. Und so könnte es aussehen. Wohnungspreise in München höher denn je. Top Wohnlage, Gute Wohnlage, Einfamilienhäuser, Eigentum, Mietpreis. Auf diese Art und Weise haben wir sehr viel weniger Informationen als auf der Originalfolie. Wir haben hier außerdem eine kleine Illustration mit dem Haus, das immer größer wird und dadurch gibt es ein emotionales Verstehen der unterschiedlichen Lagen von Toplage bis einfache Wohnlage. Wir haben die Originalfolie ums 20-fache reduziert, und trotzdem ist auf dieser Folie immer noch fast zu viel Information. Sie sehen also, das ist immer noch keine optimale Lösung -- es geht immer um Verständlichkeit. Diese Folie müssen wir noch einmal um mindestens 74 % reduzieren. Ich fasse noch einmal zusammen. Fragen Sie sich, wenn Sie eine Folie vor sich haben mit zu viel Information: Was ist wirklich das Wesentliche? Fassen Sie die Details zusammen unter Oberbegriffe und sprechen Sie lieber darüber spontan auf Ihren Datei-Karten, die Sie dabei haben, können Sie die Details aufschreiben und dabei haben. Aber nicht auf die Folie. Fragen Sie sich: Was soll sich das Publikum eigentlich merken? Und wenn Sie sich diese Frage stellen, dann werden Sie sehr schnell feststellen, ob die Informationen, die auf der Folie sind, ob sie eigentlich relevant sind. Denn warum sollten Sie irgendwelche Information dem Publikum geben, das das Publikum eher vergessen soll und darf? Ihr Ziel sollte sein, nur die Information weiter zu geben, die das Publikum sich merken soll. Fragen Sie sich, ob sich etwas in der Bildsprache erklären lässt, lassen sich irgendwelche Einheiten visualisieren mit Silhouetten, mit Fotos, mit einfachen Kästchen. Alles ist besser als Text. Ja, leider es ist so: Vollständig nützt nicht, wenn es keiner versteht. Machen Sie sich das noch einmal bewusst.

20 Profi-Tipps für verständliche Präsentationen

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1 Std. 42 min (20 Videos)
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