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20 Profi-Tipps für verständliche Präsentationen

Tipp 11: Daten und Fakten spannend verpacken

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Die Art und Weise der Darstellung von Daten und Fakten ist für die Resonanz des Publikums entscheidend. Dabei sollten die Folien grafisch ansprechend und übersichtlich dargestellt werden.
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Transkript

Angeblich sind Daten und Fakten, Zahlen und Diagramme, langweilig und trocken. Meiner Meinung nach, ist das ganz anders. Es kommt nur auf die Darstellung an. Im folgenden Film, zeige ich Ihnen ein paar Beispiele. Für das Bauprojekt verwendeten wir 800.000 Tonnen Asphalt. Als allererstes empfehle ich Ihnen, nehmen Sie die beeindruckende Zahl, und stellen Sie sie auch beeindruckend dar. Beeindruckende Zahlen, beeindruckend darstellen. Und schon sieht die Folie viel, viel ansprechender aus. Das geht aber auch noch besser: 800.000 Tonnen Asphalt. Ja, natürlich sieht so ein Diagramm langweilig und trocken aus. Worum geht es hier überhaupt? Entwicklung der Wohnfläche je Einwohner, in qm. Von 1998 bis 2006, sind hier alle Zahlen aufgelistet, für West-, Ost- und Gesamtdeutschland. Das geht aber auch besser. Fragen Sie sich: Was will ich eigentlich wirklich rüberbringen? Was ist die Kernbotschaft, die das Publikum verstehen und mitnehmen soll, wenn Sie heute die Präsentation verlassen? Dann reicht es doch vielleicht, die erste und letzte Zahl zu zeigen, und dann die Entwicklung in Prozent, dazwischen. Das kann man sich viel besser merken. Personalabbau für dieses Jahr 2012-2013. Also hier muss man ja schon richtig schauen und gucken und verstehen. Das Publikum muss sich erst orientieren. Wo sind hier die wichtigen Zahlen? Gibt es hier irgendwas Entscheidendes zu sehen? Habe ich vielleicht, die entscheidende Wendung übersehen? Worum geht es denn? Und das kann man auch so darstellen. Immer Zeile für Zeile, dann kommt das Publikum auch mit. Und, wenn es hier etwas Entscheidendes gab, einen entscheidenden Zeitpunkt, eine entscheidende Wende, oder etwas, dann ist es an Ihnen, als Präsentator, das zu berichten und zu sagen. Am besten schreiben Sie es direkt in die Überschrift. Und dann hat man in der Gesamtsumme das Ergebnis: 450 waren es vorher, heute sind es nur noch 374. Das ist ungefähr die Geschwindigkeit, in der das Publikum die Informationen aufnehmen kann. Ja, das ist wieder, eine schön gestaltete Folie. Allerdings überfordert diese Folie ebenfalls das Gehirn des Publikums. Schauen Sie sich einmal die Zahlen auf der rechten Seite an. Hier haben wir 82 und dann sechs Nullen. Hier haben wir 40 und dann haben wir hier sechs Ziffern. Wir haben hier ",3*". Hier gibt es aber auch sehr genaue Zahlen. Hier gibt es noch mal eine Klammer dazu. Hier eine Kommastelle, da zwei Kommastellen. Das macht das ganze unübersichtlich und kompliziert. Außerdem, sind alle Zahlen und Zeilen gleichzeitig auf der Folie zu sehen. Gleichzeitig ist immer schlecht. Gleichzeitig überfordert immer das Publikum. Also eine Alternative. 82 Millionen Einwohner. Und jetzt können Sie darüber einmal das erzählen, was Ihnen am Herzen liegt. Kaufkraft. Haushalte 40 Millionen. Da verzichten wir doch, auf die paar zerdrückte. Arbeitslosenquote, Kaufkraft, Wohnungsbaugenehmigungen. Und es darf auch, nicht ganz richtig sein. Es waren ja 10.3 oder so. Deswegen verwandeln Sie das einfach, in ein ca. oder ungefähr. Das reicht dem Publikum schon. Natürlich gibt es da auch mal Ausnahmen. Da kommt es, auf die Stelle nach dem Komma, wirklich an. Dann zeigen Sie es selbstverständlich. Aber in den allermeisten Fällen macht das keinen großen Unterschied. An diesen Stellen sage ich immer, lieber verständlich als über-korrekt. Schritt für Schritt. Wie gehen Sie vor, wenn Sie z. B. so eine Tabelle haben, und Sie wollen diese dem Publikum präsentieren? Vorab schon mal, das geht nicht. Sie können nicht, diese Art von Tabelle präsentieren, außer es ist das einzige, was Sie innerhalb der nächsten halben Stunde oder Stunde präsentieren. Denn so lange dauert es, bis das Publikum diese Zahlen, alle miteinander verglichen hat. Was Sie jetzt nun tun ist, Sie entscheiden sich worauf es Ihnen wirklich ankommt. Als allererstes, schauen wir uns das hier mal an. Wir haben hier Städte: Hamburg, München, Frankfurt etc. Wir haben hier oben die verschiedenen Lagen: Toplage, gute Lage, mittlere Lage. Hier haben wir die Verkaufspreise für Einfamilienhäuser, Eigentumswohnungen und Mietpreise. Jetzt ist die Frage: Was wollen wir eigentlich hier miteinander vergleichen? Und wir haben hier verschiedene Möglichkeiten, und wir müssen uns erst einmal entscheiden. Z. B. können wir darauf verzichten, das aufzuschlüsseln und aufzugliedern nach Einfamilienhäusern, Eigentumswohnungen etc. Nehmen wir das doch einfach erst mal weg. Und vielleicht wollen wir nur die Miete vergleichen, sprich die Angebotsmiete. Dann können wir das Ganze reduzieren, und schon lässt sich das sehr viel besser miteinander vergleichen. Am besten, Sie schreiben gleich in die Überschrift, München ist am teuersten. Übernehmen Sie die Analyseleistung, für das Publikum. Und sagen Sie dem Publikum das Ergebnis, worauf Sie gekommen sind. Die Diagramme und Tabellen sind lediglich dafür da, um das zu untermauern und zu stützen, was Sie analysiert haben. Das Publikum möchte schlicht nachprüfen, ob es auch wirklich stimmt, was Sie analysiert haben. Dass München am teuersten ist. Und in dieser Tabelle, kann das Publikum es nachprüfen. Und dann gibt es eine Kongruenz und ein Gefühl von Zustimmung. Sie haben Recht: München ist am teuersten. Und das ist auch das Gefühl, was Sie erzeugen möchten. Alternativ dazu, können wir auch nur die Stadt München nehmen, statt es zwischen zu den Städten zu vergleichen. Und einfach nur mal, München und die verschiedenen Lagen miteinander vergleichen. Da haben wir einmal die Toplage, die gute Lage, mittlere Lage, einfache Lage. Sie sehen auch, dass die Lage einfach noch mal mit-illustriert ist, durch ein größer werdendes Haus. Dadurch hat man einen optischen Anker, und es leichter, das Ganze zu lesen. Man weiß auch sofort, es geht hier irgendwie um Häuser oder Immobilien. In der Überschrift steht: Wohnungspreise in München höher denn je. Da hat man schon mal eine Idee, worum das Ganze geht. Und jetzt ist hier in großer Schrift, erst mal die Zeile: Einfamilienhäuser. Jetzt hat das Publikum die Möglichkeit, ganz entspannt und in Ruhe, die Verkaufspreise der Einfamilienhäuser in den verschiedenen Lagen, miteinander zu vergleichen. Dann, Eigentumswohnungen und dann die verschiedenen Mietpreise. Wenn Sie auf was ganz bestimmtes hinweisen wollen, markieren Sie es ruhig. Sie sehen, wir haben die ursprüngliche Tabelle mindestens um 1/5 oder auch 1/20 reduziert, und das versucht das Wesentliche herauszuarbeiten. Und trotzdem ist hier, auf dieser Folie immer noch relativ viel Information. Wenn es Ihnen darauf ankommt, wirklich alle Städte miteinander zu vergleichen, in allen Lagen, und so weiter und so fort, dann müssen Sie diese große Tabelle auf fünf bis zehn einzelne Folien, mit einzelnen Aussagen, verteilen. Immer nur eine Sache mit einer anderen vergleichen. Nicht so multidimensional. Das kann kaum ein Mensch gleich verarbeiten, analysieren, interpretieren, aufnehmen und abspeichern. Ich fasse noch einmal zusammen. Daten und Fakten müssen nicht langweilig sein und trocken. Was Sie tun, um sie spannend zu verpacken, ist, Sie analysieren die Daten und Fakten zuallererst, arbeiten das spannendste heraus, und schreiben die wesentliche Botschaft in die Überschrift. München ist am teuersten, z. B. Was Sie dann machen, ist, Sie visualisieren die Einheiten. Das heißt, wenn es um Häuser geht, zeigen Sie ein kleines Häuschen. Oder mehrere, wie in diesem Fall. Wenn es um Menschen geht, zeigen Sie eine Silhouette eines Menschen. Wenn es um Prozent geht, dann zeigen Sie ein riesengroßes Prozentzeichen auf der Folie. Wenn es um qm geht, zeigen Sie einfach ein Stück qm. Ein Stück Boden oder ähnliches. Wenn es etwas gibt, was entscheidend und besonders herausstechen soll, dann zeigen Sie es auch. Machen Sie es auch optisch, am deutlichsten und am auffälligsten. Vereinfachen Sie alle Zahlen. Das heißt, wo es nur möglich ist, runden Sie. Lassen Kommastellen weg, kürzen ab alles Mögliche, was Ihnen nur einfällt, um die Zahlen, für das Gehirn des Publikums, eingängiger zu machen, mundgerechter zu machen, so wie es gefällig ist. Für Jahreszahlen und Kernzahlen, 2012 oder ähnliches, nehmen Sie riesengroße Schrift. Riesengroß. Damit meine ich, im Vergleich zu den anderen Schriften. Das heißt, diese Schriften, wie Jahres- und Kernzahlen, müssen als allererstes, auf einer Folie erkannt werden. Wenn Sie diese Punkte beherzigen, werden Ihre Daten und Fakten niemals mehr trocken und langweilig, sondern spannend sein.

20 Profi-Tipps für verständliche Präsentationen

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1 Std. 42 min (20 Videos)
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