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Office 365 für Mac: Word Grundkurs

Textpassagen mit der AutoText-Funktion automatisch einfügen

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In diesem Video wird gezeigt, wie Sie Text, den Sie immer wieder benötigen, als AutoText definieren und wie Sie ihn dann bei Bedarf an anderer Stelle oder in andere Dokumente wieder einfügen können.
04:55

Transkript

Sicherlich passiert Ihnen das auch immer wieder, dass Sie ähnliche oder gar identische Textpassagen in Ihren Dokumenten benötigen. Mühsam tippen Sie vielleicht zum hundertsten Mal dieselben Firmeninformationen, Copyright-Belehrungen oder Widerrufsbelehrungen. Oder vielleicht ist es auch nur ein besonders langes Wort wie "Autotext-Funktion" oder "Bodenseefischerei-Genossenschaften", das Sie nicht immer komplett neu eingeben wollen. Und das müssen Sie auch nicht, weil Word genau hierfür die Funktion "AutoText" zur Verfügung stellt. Was genau ist ein "AutoText"? Wenn ich jetzt hier eingebe "Alles", dann bietet mir Word in einer Art Quick-Info den Autotext "Alles Liebe" an. Und wenn ich jetzt hier die Eingabe-Taste drücke, übernimmt Word den kompletten Autotext. Ich füge eine neue Zeile ein und gebe jetzt "Herzliche Grüße" will ich schreiben, und Word erkennt das sofort, die Übereinstimmung, und bietet mir den Autotext "Herzliche Grüße" an. Ich kann das jetzt ignorieren und einfach etwas anderes weiter tippen, wenn ich diesen Autotext gar nicht einfügen möchte. Oder ansonsten, wenn es das ist, was ich brauche, dann drücke ich wieder die Eingabe-Taste und Word übernimmt den Autotext. Das sind also integrierte Autotexte, die in Word schon für Sie definiert sind. Und, sobald die ersten eingegebenen Zeichen mit einem Autotext übereinstimmen, bietet Ihnen Word diesen Autotext an. Den können sie dann ignorieren und einfach weiter tippen, oder, wenn es der Autotext ist, den Sie brauchen, drücken Sie die Eingabe-Taste und dann wird er übernommen. Und wo finden Sie jetzt diese Autotexte? Das ist hier oben in der Menüleiste im Menü "Einfügen". Hier unter "AutoText" sehen Sie eine Liste mit integrierten Autotexten. Und die kann ich auch hier zum Beispiel direkt auswählen. Wenn ich jetzt hier auf "Hochachtungsvoll" klicke, dann übernimmt Word den Autotext an der aktuellen Einfügemarke. Gut, diese kleinen Textpassagen kann ich zur Not auch noch selber tippen. Wenn ich aber immer wieder große Texte habe, die ich wiederverwenden möchte, dann kann ich auch eigene Autotexte erstellen. Ich klicke hier mal außerhalb, um das Menü zu schließen. Ich habe hier oben schon eine Widerrufsbelehrung, so zweieinhalb Zeilen. Die möchte ich gern als Autotext definieren. Dazu markiere ich das Ganze, gehe hier oben in das Menü "Einfügen", wähle "AutoText" und dann "Neu". Dann bietet mir Word hier die ersten Zeichen als Name an. Der Text ist sehr allgemein. Ich möchte da ganz speziell sein und gebe hier "Widerruf" ein und bestätige mit "OK". Jetzt sollte Word mir diesen Text als Autotext gespeichert haben. Das testen wir mal. Ich gebe hier "Widerruf" ein und schon sehen Sie hier oben, "Sie haben das Recht", blablabla, und wenn ich die Eingabe-Taste drücke, wird mir der komplette Widerruf hier eingefügt. Das ist natürlich sehr praktisch. Wenn ich den öfter brauche, muss ich nicht viel tippen. Sollte bei Ihnen dieser Quick-Info-Text nicht angezeigt werden, dann müssen Sie im Dialogfeld "AutoKorrektur" die Einstellungen prüfen. Dazu wählen Sie wieder das Menü "Einfügen", dann hier "AutoText" und hier nochmal "AutoText". Dann gelangen Sie in das Dialogfeld "AutoKorrektur" und hier hinten ist die letzte Registerkarte "AutoText" aktiviert. Wichtig ist, dass dieses Kontrollkästchen mit einem Häkchen versehen ist, weil nur dann die Autotext-Inhalte in dieser Art Quick-Info angezeigt werden. Wenn ich das deaktiviere, dann wird nichts angezeigt. Da ich es angezeigt haben will, aktiviere ich es wieder. Hier unten hat Word übrigens noch eine umfangreichere Liste mit Autotexten, die Sie hier durch Klicken an der aktuellen Cursorposition einfügen könnten. So, ich schließe das Fenster wieder und blättere hier nach unten. Da habe ich einen französischen Satz stehen. Ich klicke hier mal hinein und habe hier im Menü "Extras" über den Befehl "Sprache" schon vorab die Sprache auf "Französisch" gesetzt. Und wenn ich jetzt hier in dem Bereich meine Einfügemarke habe und im Menü "Einfügen" "AutoText" wähle, dann sehen Sie, dann ist diese Liste hier auf Französisch. Das funktioniert auch mit Englisch, Italienisch, Spanisch etc. Im Dialogfeld zu den Autotexten selber ist diese Liste aber leider weiterhin in Deutsch. Also, das funktioniert nur über die Menüleiste in dieser kleinen Liste. Ich schließe das Dialogfeld wieder. Sie sehen, mithilfe von Auto-Texten können Sie also viel Zeit und Arbeit sparen, weil Sie Text, den Sie immer wieder benötigen, einfach als Autotext definieren können. Sie vergeben einen Namen und wenn Sie diese Textpassage brauchen, geben den Namen ein und dann zeigt Ihnen Word schon den entsprechenden Text oben in der Quick-Info an und dann müssen Sie nur noch auf die Eingabe-Taste drücken und der Autotext wird ins Dokument eingefügt.

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6 Std. 22 min (78 Videos)
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Erscheinungsdatum:06.09.2016

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