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Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Textlänge

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Für Postleitzahlen, Ortsnamen oder Vorwahlen können Sie die erforderliche Textlänge jeweils sinnvoll einschränken.

Transkript

Eine recht häufige Anwendung für die Datenüberprüfung ist sicherlich die Prüfung für die Textlänge. Das trifft zum Beispiel so Adressen wie hier. Ich habe schon ein paar Spalten vorbereitet, also mit Namen, PLZ, Ort, hier ein bisschen ausgeblendet, die Ortslänge. genauer gesagt die Länge der Ortsbezeichnung und eine Vorwahl. Falls Sie sich gleich wundern, warum die Vorwahl nicht dauernd Fehlermeldungen erzeugt und überhaupt führende Nullen haben kann, die führende Null hat etwas mit einem Zahlenformat zu tun. Das heißt, ich habe an dieser Stelle das Zahlenformat Text gesetzt. Das aber würde trotzdem bei jeder neuen Eingabe so einen Smarttag, so ein kleines Kästchen hier erzeugen, welches darüber informiert, dass wir gerade versuchen, eine Zahl in einen Text einzugeben. Deswegen habe ich zusätzlich, unter "Datei" "Optionen", hier bei "Formeln" unten weggeklickt, dass die Zahlen, die als Text formatiert sind oder denen ein Apostroph vorangestellt ist, geht es, als Fehlerprüfung angezeigt werden. Sonst würden Sie in dieser Spalte immer wieder Fehlermeldungen kriegen. Damit kann ich mich jetzt um den eigentlichen Inhalt kümmern. Hier steht schon eine Formel drin. Sie sehen das oben. Das ist einfach die Länge dieses Textes, der ist also 20 Zeichen lang. Das ist jetzt mehr, damit ich ein bisschen gucken und schnell überprüfen kann. Das hat so mit der Datenüberprüfung erst mal nichts zu tun. Fangen wir vielleicht an mit der Postleitzahl. Wenn es nur deutsche Postleitzahlen sind, das ist hier der Fall, dann sind die exakt immer fünf Zeichen lang. Also kann ich für die markierte Spalte, bei "Daten" "Text in Spalten" "Datenüberprüfung" einfach angeben bei den "Einstellungen", dass ich die "Textlänge" wissen möchte und die muss exakt sein, nämlich "gleich" 5. Und kann dann eine Eingabemeldung oder sagen wir besser vielleicht, eine "Fehlermeldung" hinterher anzeigen, die die "PLZ-Länge" prüft und dazu notiert: "Deutsche PLZ müssen immer exakt 5 Ziffern lang sein". Wobei ich hier Ziffer oder Texte gar nicht untersuche, sondern in Wirklichkeit eigentlich nur die Anzahl der Buchstaben zähle und Ziffern gehören zu den Buchstaben. Ein Ausrufezeichen ist ein bisschen zu viel des Guten. Da muss ich jemandem, der grad einen Fehler gemacht hat, nicht auch noch beschimpfen, der braucht Hilfe und keine Schimpfe. Also, nach dem "OK" kann ich jetzt einfach versuchen, den nächsten Namen einzugeben. Wir erfinden "Barbara Beispiel" und die wohnt in "27499", klappt, kein Problem. Und dann kommt "Dieter Demo", der wohnt in -- boshaft -- "123456" und mit dem Return kriege ich meine Fehlermeldung. Kann ich also abbrechen. Probiere mal "1234", nach dem "Return", gleiche Fehlermeldung, also mit vier oder mit sechs ist es nicht hinzukriegen. In Wirklichkeit hat der auch die Postleitzahl "14059" und das ist wiederum erlaubt. Also an der Stelle alles in Ordnung, eine exakte Länge. Jetzt kommt eine Begrenzung. Wobei ich hier oben für die Postleitzahl schon mal wieder aufhebe, das vergisst man gerne, damit da auch nicht wirklich etwas geprüft wird. Da stehen nämlich übrigens nur drei Buchstaben drin. Sie dürften das Wort anschließend gar nicht mehr eingeben. Jetzt kommt der Nächste, die Spalte für den Ort. Und wegen der Größe auf dem Briefkuvert, das Fenster ist einfach nicht breit genug, sage ich mal "20" Zeichen, dann ist gut. Und Sie sehen schon, Bielefeld-Sennestadt hat diese 20 Zeichen, wobei vorherige Einträge gar nicht geprüft werden mit dieser Technik, immer nur neue. Also die Spalte ist markiert. Ich nehme die "Textlänge" und sage, die muss "kleiner oder gleich" 20 sein. Die Fehlermeldung entsprechend also "Ort-Länge", "Bitte geben Sie einen Ort mit maximal 20 Zeichen ein". Nach dem "OK" können wir das wieder testen. Diese Postleitzahl "27499" gilt für die "Insel Neuwerk", kann ich mit "Return" bestätigen und Sie sehen, die Formal wird nach unten kopiert, hat 13 Zeichen, alles super. Die liegt allerdings 15 km vor Cuxhaven, gehört aber tatsächlich zum Bezirk Mitte von Hamburg, obwohl das über 100 km entfernt ist. Also müsste ich jetzt eigentlich richtig schreiben: "Hamburg" und dann sagen wir mal so: "/ Insel Neuwerk". Und mit dem Return gibt es jetzt die Fehlermeldung. Ich habe die 20 Zeichen überschritten, also keine Chance, ich gehe auf "Wiederholen". Faktisch muss ich das so weit kürzen, dass ich jetzt mit Return knapp unter den 20 Zeichen bleibe. Also, 18 Zeichen ist erlaubt. Und hier, die Postleitzahl 14059, das ist in Wirklichkeit der Bezirk "Berlin-Charlottenburg" und nach dem "Return" erfahre ich, das ist leider zu lang. Ich kann das also wiederholen, sonst müsste ich’s ja nochmal neu eingeben. Sagen wir einfach nur "B"... -- es wären 21 Zeichen, das erfährt man leider an der Stelle nicht. Aber so könnte ich jetzt überlegen, Berlin hatte zu viele Zeichen. Da ist jetzt wenig Reserve. Damit habe ich für den Ort die maximale Länge/Zeichenanzahl erfasst. Und auch da werde ich wieder die oberste Zelle befreien, dass sie wieder jeden Wert erlaubt. Bei der Vorwahl ist es ein bisschen schwieriger. Die kann in Deutschland bei großen Orten dreistellig, bei kleinen Orten fünfstellig sein. Ich muss also einen Bereich angeben, nicht jeden Wert, sondern die "Textlänge" darf "zwischen" Minimum "3" und Maximum "5" liegen. Und auch da nehme ich wieder direkt den obersten weg. Ich hätte das auch anschließend so, für mehrere gleichzeitig machen können, aber man vergisst es sonst irgendwann einfach. Und dann probieren wir mal einfach nur "0123456" und nach dem "Return" erfahre ich, dass da erstens ein Fehler ist und ich zweitens meinen Text vergessen habe. Also "Abbrechen" und jetzt von hier aus aufrufen, weil ich nur dann diesen Bereich wieder markieren kann, und was ich vergessen hatte, war hier der Fehlertext, also "Vorwahl-Länge", "Vorwahlen bitte von 3 bis 5 Ziffern eingeben", oder so was in der Richtung. Und nach dem "OK" kann ich mich jetzt wieder daran versuchen. Die ist fehlerhaft, mit dem "Return" erfahre ich genau das. Und da kann ich jetzt abbrechen. Die richtige Vorwahl ist "04721". Und nach dem "Return" sehe ich: Die darf ich eingeben und Berlin ist eine kurze Vorwahl mit "030". Damit haben wir jetzt sozusagen alle drei Varianten: Hier eine exakte Länge für die Breite, nämlich die Anzahl der Zeichen, die Textlänge, genau 5 Zeichen. Hier ist es eine Beschränkung auf ein Maximum, damit es eben im Briefkuvert in das Fenster passt. Und hier, damit ich mich nicht vertippe, ist es ein Begrenzung von-bis, minimal 3, maximal 5.

Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Vermeiden Sie Eingabefehler in Excel-Tabellen, indem Sie Gültigkeitsregeln setzen und so die Dateneingabe überprüfen lassen.

1 Std. 32 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:20.02.2017

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