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Texte wiederverwenden

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Wird ein Text in einem oder in mehreren Dokumenten mehrfach verwendet, so können diese Texte verknüpft werden! Hierdurch muss der Text nicht mehrfach eingegeben werden und eine Veränderung wirkt sich somit auf alle verknüpften Dokumente aus.

Transkript

Die folgende Funktion richtet sich auch wieder primär an Leute, die digital publizieren, die beispielsweise für ein iPad, ein Magazin erstellen, welches im Hochformat und im Querformat erscheinen soll. Und da ist das dann so, dass man natürlich die Texte einmal im Hochformat, in dem Hochformatdokument benötigt, und zusätzlich vielleicht noch mal in einem weiteren Dokument im Querformat benötigt. Jetzt hat man hier diesen Test zur Textkorrektur gegeben, und die Testkorrektur hat festgestellt, hui, da ist ein Tippfehler passiert. Und hier hat jemand vergessen, das "T" einzugeben oder das "S" einzugeben, und was wurde korrigiert. Wenn ich jetzt aber mit mehreren Dokumenten arbeite, dann muss ich das in allen meinen Dokumenten machen. Und darüber.. Naja.. Hier sehen Sie, so etwas wird dann auch schnell einmal vergessen. Dann ist es in der einen Variante korrigiert, aber in der anderen Variante ist es unkorrigiert. Das ist naturgemäß sehr unschön. Und dafür gibt es eine Lösung. Und dazu werde ich dieses Element hier in dem zweiten Dokument erst einmal löschen. Und ich gehe wieder hier in mein erstes Dokument hinein. Nun wähl' ich dieses Element hier aus, gehe über die Funktion "Bearbeiten" und wähle dort: Platzieren und Verknüpfen. Wichtig ist hier vor allem das Wort "Verknüpfen". Die beiden Elemente werden nämlich damit verknüpft. Rufen wir das Ganze auf. Das Ganze landet hier unten in diesem Inhaltsplatzierung-Werkzeug. Und das ist letztendlich genau das, was wir haben wollen. Und gehen nun hier in unser zweites Dokument hinein. Und platzieren jetzt hier einmal den Text. Wenn wir jetzt nun wieder hier in unser erstes Dokument hineingehen und sagen jetzt hier, das soll vielleicht anders heißen, das soll nicht mehr heißen "Die schönsten Plätze der Welt", sondern "auf der Welt". Zugegebenermaßen jetzt nicht so schönsprachlich, aber egal. Und wenn ich nun hier in mein zweites Dokument hier hineingehe, dann sehen Sie .. Aha… hier gibt es eine Veränderung. Diese Veränderung hier wird Ihnen deutlich gemacht, und natürlich kann ich jetzt hier mit meinem Auswahl-Werkzeug da einfach draufklicken. Und damit wird das Ganze wieder angepasst. Schauen wir uns das Ganze bevor ich das mache aber mal im Verknüpfen-Bedienfeld an. Und in diesem Verknüpfen-Bedienfeld da sehen Sie, da haben wir dieses Element nun zweifach. Wenn man so will, einmal den Rahmen und einmal den Inhalt des Rahmens. Im Rahmen hat sich nichts geändert, aber Inhalt hat sich etwas geändert. Und auch hier kann ich das Objekt nun auswählen und kann sagen: bitte Verknüpfung aktualisieren. Sipp. Und damit wurde jetzt hier dieser Text aktualisiert. Und darüber habe ich eine gewisse Kontrolle darüber, dass wenn ich an einem Dokument eine Änderung vornehme, dass das Ganze sich dann eben auch durch die darauf abgeleiteten Dokumente durchzieht. Können wir jetzt hierbei noch weitere Dinge einstellen? Ja. Da können wir eine ganze Reihe Dinge jetzt noch dazu einstellen. Und zwar, wollen wir uns das Ganze hier mal anschauen, wenn wir nämlich jetzt hier hineingehen in das Menü. Dort haben wir jetzt die Verknüpfungsoptionen. Im Moment bin ich beim Textinhalt. Also nicht beim Rahmen, sondern beim Inhalt. Und dort kann man nun gewisse Dinge einschalten, zum Beispiel, dass die Verknüpfungen beim Speichern des Dokuments automatisch aktualisiert werden. Das kann in 'nem gewissen Prozess sehr sehr sinnvoll sein, wenn man sich mit seinem Druckpublikation oder allgemein mit seinen Publikationen dem Ende nähert, wäre ich da ein bisschen vorsichtig mit, dass so ein Automatismus eingeworfen wird. Weitere Sache, man kann jetzt hier zum Beispiel sagen, dass die harten Zeilenumbrüche aus dem Textabschnitt entfernt werden. Des Weiteren kann ich jetzt hier sagen, dass ich benutzerdefinierte Formatzuordnungen definieren möchte. Und da kann ich dann jetzt zum Beispiel sagen: aha, das Absatzformat, welches in dem einem Dokument so und so heißt, soll hier in meinem Zieldokument vielleicht automatisiert mit einem anderen Absatzformat verwendet werden. Eine Schriftgröße, die in einem Querformat vielleicht sehr sinnvoll ist, muss es ja noch lange nicht im Hochformat sehr sinnvoll sein. Und hier können wir derartige Umsetzungen bezüglich der Formate machen auf Absatzebene, auf Zeichenebene, auf Tabellenebene und auf Zellebene, leider nicht auf Objektformate. Das ist hier die Sache, die wir jetzt hier noch zuweisen können. Lassen wir das Ganze mal so und klicken hier einmal darauf. Wenn wir nun den Objektrahmen nehmen, dort haben wir dann auch "Verknüpfungsoptionen". Dann ist hier unten dieser Bereich jetzt ausgegraut, dafür ist jetzt hier oben dieser Bereich aktiviert. Und dort habe ich jetzt die Objekteigenschaften, die ich quasi verändern kann, beziehungsweise sagen, dass die bitte beibehalten bleiben sollen. Nämlich das Erscheinungsbild, Interaktivität und andere Funktionen. Und darüber würde sich dann auch bei dem äußeren Rahmen, wenn der in dem Quelldokument sich ändert, ein Warnhinweis kommen in meinem Zieldokument, dass ich das eben angepasst habe. Okay Sie sehen, wir können also jetzt hier auch Texte zwischen den unterschiedlichen Dokumenten verknüpfen. Das kann einem enorm Arbeitserleichterung abnehmen. Von der Idee her ist diese Funktion sicherlich sehr sehr darauf abzielend auf Personen, die wirklich digital publizieren wollen oder müssen. Aber diese Funktion kann auch in der klassischen Printpublikation sehr sehr gut verwendet werden. Denn häufig ist es so, dass man vielleicht Publikationen hat, die in mehreren Varianten erscheinen sollen. Beispielsweise wenn Sie eine Aktionärsversammlung haben und dann haben vielleicht ein ganz ganz umfangreiches Dokument, wo wirklich alle Texte drin sind, wo wirklich alle Diagramme drin sind, und da haben Sie vielleicht noch 'ne zweite Textvariante, die für die Presse gedacht ist, wo zum Beispiel nur eine Textauswahl stattfindet. Also nicht alles, sondern nur eine Auswahl. Auch für diesen klassischen Printbereich kann man an dieser Stelle diese Funktion daher sehr sehr gut gebrauchen.

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12 Std. 58 min (102 Videos)
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