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Excel: Daten aufbereiten

Textdateien im TXT- oder CSV-Format

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Eine Excel-Tabelle kann als .csv-Datei oder als .txt-Datei gespeichert werden. Beides sind einfache Textdateien.
05:15

Transkript

Sie sehen hier meinen Windows Explorer. In diesem Explorer sehen Sie zwei Dateien, "02_01_Daten", einmal mit der Endung ".csv", einmal mit der Endung ".txt". Eigentlich sind CSV-Dateien auch Textdateien, eigentlich gibt es eine strenge Norm, wie CSV-Dateien, also Comma-separated Values-Dateien aussehen sollen. Leider halten sich viele Systeme nicht an diese Norm. Wenn ich nun einen Doppelklick auf diese CSV-Datei mache, was passiert dann? Antwort: Er öffnet in Excel diese CSV-Datei. Und bei einem genauen Blick fällt auf, Einzelpreis - oh oh - das war bestimmt 4.89, 8.10, 5.03 und so weiter. Hier stand bestimmt Euro oder der Geldbetrag, Punkt und dann der Cent-Betrag, mit einem Punkt als Dezimal-Trennzeichen dahinter. Natürlich könnte ich, wenn es sich nur um die eine Spalte handelt, diese eine Spalte jetzt bearbeiten, oder ich zeige Ihnen mal eine andere Variante. Die Textdatei, die sie hier hinten gesehen haben, die kann ich direkt in Excel über "Datei" "Öffnen" aufmachen. Ich wähle mal "Durchsuchen", und da sehen Sie die Textdatei. Achtung, die sehen Sie nur, wenn Sie "Alle Dateien" gewählt haben. Wenn Sie hier auf "Excel-Dateien" sind, dann sehen Sie beide nicht, Sie müssen also explizit umschalten auf "Alle Dateien", dann sehen Sie die Textdatei. Und wenn Sie diese Datei nun öffnen, dann startet der Assistent, der Sie fragt: sag mal bitte, gibt es ein Trennzeichen dazwischen? Mhm, gibt es ein Trennzeichen? Ich bin nicht ganz sicher. Probieren wir es mal, indem ich hier auf "Weiter" klicke, und tatsächlich, er vermutet, dass der Tabstopp das Trennzeichen ist. Ganz genau, dieser Assistent geht immer davon aus, Tabstopp ist das Trennzeichen. Wenn Sie ein anderes Trennzeichen haben, beispielsweise ein Semikolon, oder ein Komma, zum Beispiel bei den CSV-Dateien, ein Comma-separated value, dann können Sie den natürlich auswählen, können Sie den natürlich hier eintragen. Übrigens, es sind auch andere Trennzeichen, beispielsweise die Tilde oder der Doppelpunkt oder sowas, möglich, müssen Sie hier nur bei "Andere" eintragen. Manche Systeme liefern Texte mit Anführungszeichen, auch das kann hier ausgeschaltet werden, das kann hier erkannt werden. In der Vorschau sehen Sie bereits, ob die Daten korrekt sind oder nicht. "Weiter" geht es. Und dann haben Sie im letzten Schritt noch die Möglichkeit einen Blick auf die Daten zu werfen, um ganz genau festzustellen, aha, pass mal auf, das hier, das hätte ich doch eigentlich ganz gerne als Datum, und das hier hinten, das hätte ich doch auch ganz gerne nicht als Standard, als Text, ja mach mal Text, damit er mir diesen Unsinn nicht macht mit den Punkten. Oder erst gar nicht importiert. "Fertigstellen". Und er macht es in einem neuen Fenster auf. Jetzt sehen Sie, sämtliche Textinformationen wurden als Text linksbündig behandelt, muss ich aufpassen. Und die Datumsangaben, die wurden jetzt korrekt als Datum importiert. Zugegeben, die wurden vorher auch schon als Datum importiert, aber das Interessante ist, dass bei der Endung ".txt" der Assistent startet, dagegen öffnet Excel bei einer CSV-Datei einfach die Datei, analysiert sie und nach den vorgegebenen CSV-Regeln werden die Daten dann eingebunden. Nun, es gibt einen ganz einfachen Trick, wie Sie das verhindern können. Sie können nämlich direkt im Windows Explorer die Endung ".csv", hier an der Stelle, ersetzen durch eine Endung ".txt". Die Datei heißt natürlich gleich, das heißt, wenn ich Sie jetzt in "02_01_Daten2" umbenenne, schimpft er erstmal, jaja, ist schon okay, weil CSV-Dateien sind ja TXT-Dateien. Und nun kann ich in Excel - ich hol mal Excel wieder her- kann ich in Excel über "Datei" "Öffnen" "Durchsuchen" diese Datei herholen, öffnen, und auch hier startet jetzt der Assistent, der mich Schritt für Schritt durchführt. Noch einmal ganz deutlich, im ersten Schritt ist meistens die Option "getrennt" richtig, vor allen Dingen, wenn ich Comma-seperated values habe. "Feste Breite" ist dann sinnvoll, wenn alle Spalten eben die gleiche Breite haben, beispielsweise für die Nummer sind fünf Zeichen reserviert, für die Warengruppe 20 Zeichen und so weiter. Dann könnte ich hier im nächsten Schritt sagen, Bitte trenne mal an der Stelle, an der Stelle, an der Stelle, ach nein, ein bisschen weiter hinten, so. Das haben wir hier natürlich nicht, sondern hier liegen uns getrennte Daten vor. Und hier handelt es sich bei dem Trennzeichen nicht um den Tabstopp, sondern eben um ein Semikolon. Beobachten Sie was er hier macht, er zeigt ja schon die ersten Daten an. Und vor allen Dingen ganz wichtig, weiter im letzten Schritt, wenn er nach dem Import Unfug gemacht hat, importieren Sie nochmal und korrigieren Sie dann, indem Sie bestimmte Spalten als Text explizit definieren, dann wandelt er nicht die Zahlen um. Oder indem Sie eine Spalte erst gar nicht importieren. "Fertigstellen" und dann sind die Daten in Excel drin.

Excel: Daten aufbereiten

Erfahren Sie, wie Sie effizient und zielsicher importierte Daten für die Weiterverarbeitung aufbereiten.

2 Std. 3 min (30 Videos)
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