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Outlook 2013 Grundkurs

Text formatieren

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Der Text einer neu verfassten E-Mail lässt sich in Outlook wie gewünscht bearbeiten. Dabei können gewünschte Textstellen markiert und mit bestimmten Formatierungen hervorgehoben werden. Zusätzlich kann eine Tabelle in der Nachricht eingefügt werden.
07:36

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen aufzeigen, welche Möglichkeiten Sie haben, um einen Nachrichtentext zu formatieren und zu bearbeiten. In einer von Ihnen neu verfassten E-Mail Nachricht können Sie, wie in der Textverarbeitung auch, gewünschte Textstellen markieren und mit bestimmten Formatierungen hervorheben. In diesem Beispiel habe ich bereits einen kleinen Text vorbereitet. Das Wort "Agenda" möchte ich hervorheben. Es gibt zum einen die Möglichkeit, mit der Mini-Symbolleiste Formatierungen vorzunehmen. Sobald Sie den Nachrichtentext markieren, erscheint die Mini-Symbolleiste. Die Mini-Symbolleiste bietet Ihnen die Möglichkeit, die Schriftart zu verändern, Sie können auch die Schriftgröße verändern, Sie können den Schriftgrad stufenweise vergrößern oder verkleinern. Sie können zusätzlich vorhandene Formatvorlagen verwenden. Durch das Zeigen auf eine Formatvorlage sehen Sie auch direkt im Text, wie sich die Formatierung auswirken würde. Auch die Formatierungsmerkmale wie "fett", "kursiv" und "unterstrichen" stehen Ihnen in der Mini-Symbolleiste zur Verfügung. Zusätzlich können Sie den Text markieren, markern, Sie können aber auch die Schriftfarbe verändern. Zusätzlich bietet Ihnen die Mini-Symbolleiste, Aufzählungen und Nummerierungen zu verwenden. Reichen Ihnen die Formatierungsmöglichkeiten der Mini-Symbolleiste nicht aus, können Sie über das Menübandregister "Text formatieren" weitere Formatierungsbefehle verwenden. In meinem Beispiel möchte ich das Wort "Agenda" fett, kursiv und unterstrichen darstellen. Die einzelnen Punkte der Agenda möchte ich mit Aufzählungspunkten versehen. Dafür markiere ich den vorhandenen Text. Über das Register "Text formatieren" wähle ich in der Gruppe "Absatz" über den Dropdown-Pfeil bei "Aufzählungszeichen" ein für mich passendes Aufzählungszeichen. Nun möchte ich unterhalb der Aufzählung einen weiteren Satz eingeben. Dafür klicke ich doppelt an die Stelle im Nachrichtentext, wo ich den Text einfügen möchte. Und nun gebe ich den Text ein. Da noch nicht feststeht, welcher Mitarbeiter welches Thema bei der Veranstaltung vortragen wird, möchte ich eine Tabelle hinzufügen, wo die Themen und die Mitarbeiternamen eingetragen werden können. Zum Einfügen einer Tabelle, wechsle ich in das Register "Einfügen". Hier können Sie Tabellen und viele andere Elemente der Nachricht hinzufügen. Als Erstes muss ich jedoch noch den Cursor dort positionieren, wo die Tabelle eingefügt werden soll. Ich klicke mit der Mouse doppelt unterhalb des Textes. Nun klicke ich auf die Schaltfläche "Tabelle". Durch das Zeigen mit der Maus über die aufgezeigten Kästchen, kann ich die Anzahl der Zeilen und Spalten auswählen. In meinem Beispiel benötige ich zunächst eine Zeile und zwei Spalten. Durch einen Klick auf die letzte Zelle wird die Tabelle eingefügt. Meine Tabelle soll Überschriften haben. Einmal das Wort "Thema", ich springe mit der Tab-Taste weiter in die nächste Zelle und wenn ich jetzt wieder die Tab-Taste verwende, wird eine neue Zeile eingefügt. Im nächsten Schritt möchte ich die oben genannten Themenpunkte kopieren, und in der Tabelle unter "Thema" einfügen. Ich markiere den ersten Themenpunkt, kopiere diesen Text, entweder mit der rechten Maustaste, oder mit Strg+C wie Cesar. Ich klicke direkt in die Tabelle, wo ich den Text einfügen möchte, drücke jetzt die Tastenkombination Strg+V, oder ich klicke erneut mit der rechten Maustaste und wähle "Einfügen". In diesem Beispiel muss ich das Aufzählungszeichen löschen. Dafür klicke ich vor den Text innerhalb der Tabelle und drücke einmal die Korrekturtaste. Für die nächste Zeile drücke ich zwei Mal die Tab-Taste. Alternativ kann ich den Text auch mit der Strg-Taste und der Maus kopieren. Dafür markiere ich wieder den Text, zeige auf den Text, halte die Strg-Taste gedrückt, und ziehe mit gedrückter Strg-Taste in die Tabelle. Zuerst lasse ich die linke Maustaste los, und dann die Strg-Taste. Auch in diesem Fall muss ich das Aufzählungszeichen in der Zelle löschen. Ich klicke wieder vor den Text, und drücke zwei Mal die Korrekturtaste. Da ich den Text so markiert hatte, dass der Zeilenumbruch mitkopiert wurde, muss ich am Ende der Zelle den Zeilenumbruch einmal löschen. Ich klicke hinter den Text, und drücke einmal die Entfernen-Taste. Um eine neue Zeile einzufügen, drücke ich wieder die Tab-Taste. In allen Office-Anwendungen haben Sie immer die Möglichkeit, "kopierten Text über de Schaltfläche einfügen" dem Text hinzuzufügen. Klicken Sie dafür direkt auf "Inhalte einfügen" und hier stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, wie Sie Text einfügen möchten, z.B. "unformatierter Text". Das macht Sinn, wenn Sie bspw. nur den Text übernehmen möchten, ohne jegliche Formatierungen. In diesem Beispiel wäre das Aufzählungszeichen trotzdem übernommen worden. Sobald Sie die Tabelle mit Text gefüllt haben, klicken Sie in die Tabelle, damit Ihnen das Menüband "Register Tabellentools" angezeigt wird. Klicken Sie in das Unterregister "Entwurf". Über den Katalog "Tabellenformatvorlagen" können Sie die Tabelle sehr schnell farblich formatieren. Klicken Sie auf den unteren Pfeil. Und hier haben Sie jetzt eine Auswahl von Formatvorlagen, Tabellenformatvorlagen, die Sie anklicken können. Sie sehen, Sie können Ihre Nachrichten wie in der Textverarbeitung mit Microsoft Word gestalten. Dennoch gibt es einen wichtigen Hinweis zu den Formatierungen. Standardmäßig wird das sogenannte HTML-Format von Outlook zum Senden und Empfangen von E-Mails verwendet. Damit besteht die Möglichkeit, Nachrichtentexte umfangreich zu formatieren, so, wie in diesem Beispiel. Wenn Ihr Empfänger jedoch ein anderes E-Mail Format wie bspw. "nur Text" verwendet, werden dem Empfänger die von Ihnen gesendeten E-Mails nur als Textnachricht übermittelt. Sämtliche von Ihnen vorgenommenen Formatierungen werden dem Empfänger nicht dargestellt. In solchen Fällen können Sie über das Register "Text formatieren" das E-Mail Format auswählen. Sie sehen die Gruppe "Format" und hier gibt es "nur Text". Sobald Sie "nur Text" auswählen, ich klicke jetzt einmal drauf, und klicke dann nochmal auf "weiter", sehen Sie, dass die Tabelle nicht mehr vorhanden ist, die Aufzählungspunkte sind gerade noch da, wobei sie nur noch als Punkte dargestellt werden, das ist jetzt keine Aufzählung mehr. Und ich finde, das ist ein wichtiger Hinweis. Dieses Video hat Ihnen gezeigt, wie Sie Nachrichtentext formatieren und bearbeiten können.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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