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Office 365: Outlook Grundkurs

Termine kategorisieren

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Gestalten Sie Termine mit Farbkategorien, um einen Überblick aller Termine zu erhalten. Das Video zeigt Ihnen, wie Sie Farbkategorien selbst definieren, zuweisen und ändern.
10:07

Transkript

Möchten Sie im Outlook-Kalender Ihre Termine übersichtlicher darstellen, so dass Sie schnell ersehen können, ob es sich um einen geschäftlichen oder um einen privaten Termin handelt, dann können Sie die Termine farblich kategorisieren. Und damit erhalten Sie einen sehr guten Überblick aller anstehenden Termine. In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Kategorien im Kalender selbst definieren, zuweisen und ändern können. Durch die Kategorisierung von Terminen lassen sich schnell bestimmte Termine in der Ansicht anzeigen. Wenn Sie sich einmal meinen Kalender anschauen, so habe ich hier geschäftliche Termine als auch private Termine hinzugefügt. Hier ist Urlaub eingetragen. Das wäre ein privater Termin, oder der Elternabend wäre ein privater Termin, genauso der Augenarzttermin wäre ein privater Termin. Und zusätzlich habe ich hier auch noch Kundenbesuch vorbereiten, Teammeeting, also hier ist wirklich alles in meinem Kalender enthalten. Und so habe ich keinen guten Überblick. Schöner wäre es vielleicht, wenn die Termine farblich so unterschieden werden, dass zum Beispiel private Termine grün angezeigt werden, während geschäftliche Termine blau dargestellt werden. Damit hätte ich zumindest auf den ersten Blick eine gute Übersicht aller anstehenden Termine, Outlook liefert sogenannte Kategorien mit, die Sie auch in den anderen Modulen anwenden können. Und somit ist eine farbliche Trennung jederzeit möglich. Die Kategorien im Outlook-Kalender stehen erst dann zur Verfügung, wenn man einen Termin ausgewählt hat oder einen Termin geöffnet hat. Ich wähle einfach mal hier den Elternabend aus, und Sie sehen, es öffnet sich sofort das Register "Termin", und in der Gruppe "Kategorien" habe ich die Schaltfläche "Kategorisieren". Und wenn ich dort jetzt drauf klicke, dann öffnet sich eine Auswahl mit vordefinierten Namen der Kategorien, die nicht so optimal sind. Wenn ich auf den Befehl "Alle Kategorien" klicke, dann öffnet sich ein Dialogfeld, und hier habe ich mehrere Einstellungsmöglichkeiten. Links im Fenster sehen Sie die von Microsoft mitgelieferten Kategorien mit den Benennungen. Und im rechten Fenster haben Sie die Möglichkeit, neue Kategorien festzulegen. Sie können vorhandene Kategorien umbenennen. Das bedeutet, wenn ich hier eine Kategorie auswähle, markiere, dann hätte ich die Möglichkeit, diese Kategorie umzubenennen. Möchte ich eine Kategorie zuweisen, dann müsste ich erst hier einmal ins Kontrollkästchen klicken und würde jetzt dem Termin, dem Hintergrund, den ich hier markiert habe, also den Elternabend. Dann würde ich erst die gelbe Kategorie zuweisen. Also möchte ich etwas umbenennen, wähle ich das nur einmal aus, so dass es markiert ist, und würde dann auf die Schaltfläche "Umbenennen" klicken. Und zusätzlich habe ich auch die Möglichkeit, vorhandene Kategorien zu löschen. In meinem Beispiel wollte ich gerne, dass die geschäftlichen Termine blau dargestellt werden. Deshalb markiere ich einmal "Blaue Kategorie" und klicke direkt auf "Umbenennen". "Blaue Kategorie" ist jetzt markiert, und ich kann das direkt überschreiben, und dort schreibe ich "geschäftlich" und bestätige mit "Enter", damit das übernommen wird. Und für die privaten Termine wollte ich gerne die grüne Kategorie, die wähle ich auch nochmal aus und klicke wieder auf "Umbenennen" und schreibe hier jetzt "privat" und bestätige das auch wieder mit "Enter", und ich bestätige einmal mit "OK". Nun habe ich die Möglichkeit, die Kategorien festzlegen. Ich könnte jetzt den Termin auswählen, dann über das Register "Termin" hier direkt die grüne Kategorie auswählen. Teammeeting wäre die blaue Kategorie. Arzttermin wäre dann auch wieder die grüne Kategorie. Genauso Kinder bei den Großeltern ist auch eine private Kategorie. Genauso mein Urlaub. Nun könnte ich auch nochmal die geschäftlichen Termine hervorheben, indem ich sie blau gestalte. Und Sie sehen, man bekommt schon einen besseren Überblick. Sie können die Kategoriefarben auch anders festlegen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Termin klicken. Und hier haben Sie kontextbezogen auch die Kategorien, die Sie dann hier ganz schnell anklicken können. Nun ist es so, dass projektbezogene oder ganz wichitige Termine für mich eine andere Priorität haben und ich hierfür nochmal eine eigene Kategorie gerne anlegen würde. Dafür klicke ich nochmal im Kalender in der Gruppe "Termin" direkt auf die Schaltfläche "Kategorisieren", und ich wähle nochmal unten "Alle Kategorien". In diesem Fall erstelle ich einmal für die Projekte eine neue Kategorie. Ich benenne Sie auch mit "Projekt" oder "Projekte". Und ich habe die Möglichkeit, auch eine Farbe dafür auszuwählen, und ich wähle jetzt einfach mal hier dieses Dunkelorange und bestätige mit "OK". In diesem Fall habe ich einen Termin markiert, der geschäftlich angezeigt wurde. Das bedeutet also, diesen Termin das Teammeeting hatte ich vorher markiert. Deshalb wird mir das jetzt hier angezeigt, aber das Teammeeting ist hier kein Projekt, deshalb deaktiviere ich jetzt hier noch einmal das Häkchen und bestätige nochmal mit "OK". Aber ich wähle jetzt für meine Projektbesprechungen kurz die Kategorie "Projekte". Also, Sie sehen, die Übersicht wird durch die farblichen Kategorien doch etwas einfacher. Falls Sie versehentlich einmal eine falsche Kategorie zugewiesen haben, so können Sie jederzeit den Termin anklicken, und Sie sehen über die Schaltfläche "Kategorisieren", dass hier jetzt "privat" ausgewählt ist. Ich muss noch einmal auf "privat" klicken, um die Kategorie zu neutralisieren. Und wenn ich jetzt nochmal hier reinklicke, könnte ich eben eine andere Kategorie auswählen, wobei dieser Termin hier nun gerade ein Privater Termin ist. Deshalb ändere ich das noch einmal. Ich klicke nochmal auf "Geschäftlich" und klicke danach noch einmal auf "Privat". Wie gesagt, wichtig ist, dass Sie einen Termin ausgewählt haben. Ich gehe einfach hier aus den Terminen raus. Schauen Sie hier, im oberen Bereich im Menüband-Register findet man die Kategorien jetzt nicht. Klicken Sie immer erst einen Termin an, und dann werden Ihnen die Kategorien angezeigt, und über "Alle Kategorien" kontextbezogen könnten Sie den Dialog Farbkategorien öffnen, um beispielsweise auch eine Kategorie zu löschen, umzubenennen oder eben halt neue zu erstellen. In diesem Fall breche ich ab. Noch ein weiterer Vorteil hat die Kategorisierung, und zwar können Sie andere Ansichten aufrufen, so dass ich beispielsweise in meinem Bereich jetzt hier einfach mal sehen möchte, wie viele projektbezogene Termine habe ich eigentlich, dass ich einfach mal eine grobe Übersicht bekomme. Um jetzt hier die Ansicht zu ändern, wechsele ich in das Register "Ansicht", und ich wechsele direkt über die Schaltfläche "Ansicht ändern" und wähle einmal die Liste aus. Sie sehen, hier werden jetzt alle Termine aufgelistet, und es gibt hier zusätzliche Spaltenüberschriften, und ganz hinten befindet sich die Spaltekategorien, und die klicke ich jetzt nur einmal an. Und plötzlich werden die Kategorien in Gruppen dargestellt. Ich kann so eine Gruppe reduzieren, ich kann die Gruppe auch wieder erweitern. Wenn ich mit der rechten Maustaste auf so einen Gruppennamen klicke, dann erhalte ich kontextbezogen die Möglichkeit, alle Gruppen zu reduzieren. Na, und jetzt könnte ich eben halt hier direkt die Projekte öffnen, und ich würde sehen, aha, drei Termine hatte ich hier, die projektbezogen waren. Um wieder in die andere Ansicht zu gelangen, wechsele ich erneut im Register "Ansicht" über die Schaltfläche "Ansicht ändern" und wähle einfach nur die Schaltfläche "Kalender aus, und ich befinde mich wieder in meiner Monatsansicht. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Kategorien definieren, ändern und löschen können.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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