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Outlook 2013 Grundkurs

Termine kategorisieren

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Termine können in Outlook 2013 farblich kategorisiert werden. Dabei stehen vorgefertigte Kategorien zur Verfügung, welche sich jedoch nach individuellen Bedürfnissen anpassen lassen. Anschließend können diese einzelnen Terminen zugewiesen werden.
07:54

Transkript

Möchten Sie Ihre Termine übersichtlicher gestalten? So, dass Sie schnell sehen können, ob es sich um einen geschäftlichen oder privaten Termin handelt? So können Sie Termine farblich kategorisieren und damit einen besseren Überblick erhalten. In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Kategorien im Kalender anlegen, zuweisen und ändern können. Zusätzlich möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie über die Kategorien schnell bestimmte Einträge in einer Ansicht anzeigen lassen können. Sie sehen hier meine Monatsansicht und Sie sehen auch, dass die Termine sehr unübersichtlich sind. Denn ich habe z.B. den Steuerberater, das ist ein privater Termin. Der Besuch von den Großeltern, bzw. bei den Großeltern, ist auch ein privater Termin; oder der Schulausflug meiner Kinder. Zusätzlich habe ich hier meine Projektbesprechungen drin, dann habe ich hier Schulungstermine eingetragen. Also es ist sehr unübersichtlich. Würden die Termine jetzt farblich gestaltet sein, so dass z.B. die privaten Termine grün dargestellt werden, die geschäftlichen Termine ggf. blau, dann wäre das schon mal übersichtlicher, zumindest auf den ersten Blick. Was liegt an? Über die Kategorien, die Outlook mitliefert, die Sie auch zusätzlich für Ihre Emails, Aufgaben, Kontaktpersonen verwenden können, ist eine farbliche Trennung möglich. Die Kategorien im Kalender werden erst angezeigt, wenn Sie einen Termin auswählen, und zwar im Registerreiter "Kalendertools Termin" sehen Sie die Gruppe "Kategorien" und die Schaltfläche "Kategorisieren". In diesem Fall habe ich einen geschäftlichen Termin markiert, ich klicke direkt einmal auf die Schaltfläche "Kategorisieren", und mir werden hier verschiedene Kategorien angezeigt. Jede Kategorie ist hier schon benannt. Ich finde die Namen nicht unbedingt passend, deshalb möchte ich diese Kategorien umbenennen. Dafür klicke ich hier im Auswahlmenü einmal ganz unten auf "Alle Kategorien", und es folgt ein Dialogfeld. Sie sehen hier im linken Bereich des Dialogfeldes die vordefinierten Kategorien und Sie sehen hier im rechten Fensterbereich die Möglichkeit, eine neue Kategorie anzulegen, eine Kategorie umzubenennen oder auch zu löschen. Sie können hier die einzelnen Kategorien markieren. Dann sind sie noch nicht ausgewählt; ausgewählt sind sie erst, wenn sie ein Häkchen im Kontrollkästchen bekommen. In diesem Fall möchte ich sie nur erst einmal auswählen und umbenennen. Die blaue Kategorie sollte "Geschäftlich" sein. Ich bestätige mit Enter, nachdem ich den Namen eingegeben habe. Und die grüne Kategorie klicke ich hier nochmal an, dass sie ausgewählt ist. Ich klicke auf "Umbenennen" und überschreibe "Grüne Kategorie" mit "Privat". Ich bestätige wieder mit Enter und ich bestätige noch nicht mit "OK", weil der Geschäftstermin mit Herrn Pohlmann ist ja ausgewählt, also kann ich hier schon gleich "Geschäftlich" aktivieren, und ich bestätige mit "OK". Sie sehen, der Termin mit Herrn Pohlmann ist jetzt blau dargestellt. "Kategorisieren", ich habe jetzt hier diesen Termin angeklickt, wechsle noch einmal in das Register "Besprechungen" in die Gruppe "Kategorien" und klicke auf "Kategorisieren" und wähle nochmal "Geschäftlich". Alternativ kann ich auch mit der rechten Maustaste arbeiten, "Kontextbezogen", und markiere jetzt die privaten Termine, und schon sieht es doch etwas übersichtlicher aus. Für mich haben die projektbezogenen Termine eine sehr hohe Priorität. Deshalb möchte ich für die Projekte eine neue Kategorie erstellen. Ich klicke einen Termin an, gehe auf "Kategorisieren", wähle "Alle Kategorien" und klicke dieses Mal auf die Schaltfläche "Neu". Als Namen vergebe ich das Wort "Projekte", und ich wähle eine Farbe aus - ich nehme einmal dunkelorange - und bestätige mit "OK", deaktiviere das Kontrollkästchen, weil ich jetzt nicht darauf geachtet habe, welchen Termin ich angeklickt habe, und ich bestätige nochmal mit "OK". Zwischenzeitlich habe ich einmal alle Projektbesprechungstermine gemarkert. Wenn ich jetzt hier in meinem Kalender blättere, dann sehen Sie die ganzen Projektbesprechungen sind jetzt orange, und Sie sehen, ich habe hier schnell einen Überblick über die aktuellen Termine. Ich kann also sofort sehen, um was für einen Termin es sich handelt. Falls Sie einmal versehentlich eine andere Kategorienfarbe verwendet haben, die nicht sein soll, dann können Sie jederzeit den Termin anklicken, wieder über die Schaltfläche "Kategorisieren" noch einmal auf die Farbe, bzw. auf den Eintrag, der Kategorie klicken. Dann wird der Eintrag wieder neutralisiert, und Sie können erneut eine Kategorie festlegen. In diesem Beispiel ist das natürlich nicht richtig; der Schulausflug meiner Kinder hat nichts mit den Projekten zu tun, also ändere ich das noch einmal. Sie können auch erstellte Kategorien wieder löschen. Dafür wechsle ich wieder in das Register "Termine" bzw. "Termin", in die Gruppe "Kategorien", klicke auf "Kategorisieren" und wähle wieder "Alle Kategorien". In diesem Fall hätte ich die Möglichkeit, hier die Projekte zu löschen. Ich klicke sie an, und wenn ich auf die Schaltfläche "Löschen" klicke, wird diese Kategorie gelöscht. In diesem Fall gehe ich auf "Abbrechen". Über die kategorisierten Termine können Sie jetzt auch andere Ansichten auswählen und damit schnell bestimmte Informationen abrufen. Angenommen, ich möchte auf einen Blick sehen, wie viele projektbezogene Termine ich in der Vergangenheit hatte, dann müsste ich erstmal blättern. Auch in der Wochenansicht bringt mir das nichts. Deshalb wechsle ich jetzt einmal in das Register "Ansicht", um über die Schaltfläche "Ansicht ändern" eine Liste auszuwählen. Hier werden jetzt alle Termine in Listenform angezeigt. Sie sehen hier die Überschriften, die Spaltenbeschriftung: Betreff, Ort; und hier hier hinten sehen Sie auch die Kategorien. Ich klicke einmal auf die Überschrift "Kategorien" und Sie sehen, plötzlich werden meine Kategorien in Gruppen angezeigt. Und ich kann eine Gruppe reduzieren, indem ich auf den Gruppennamen klicke mit der rechten Maustaste und "Alle Gruppen reduzieren" wähle, und danach könnte ich die Kategorie "Projekte" einmal erweitern, und schon sehe ich genau, wann ich projektbezogene Termine hatte. Um wieder in den Kalender zu wechseln, in die Kalenderansicht, wechsle ich wieder hier über "Aktuelle Ansicht Ansicht ändern" und klicke auf "Kalender". In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Kategorien im Kalender anlegen, zuweisen und ändern. Zusätzlich haben Sie gesehen, wie Sie über eine andere Ansicht schnell alle Kategorien gruppieren können.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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